همانگونه كه پيشتر در مطلبي در مورد مشاوره فنآوري اطلاعات نوشته بودم، يكي از مهمترين كارهاي مشاور قبل از آغاز يك پروژه تهيه RFP است. اين كار مشكلات خاص خود را دارد به طوري كه باعث مي شود برخي اوقات به يك كار طاقت فرسا و زمانگير تبديل شود. در بين مستندات مكتوب ابتدايي يك پروژه به نظر من پيچيده ترين است. شما در قرارداد (Contract) يك طرح به اندازه كافي مبهم نوشته مي شود كه بعدا بتوان روي آن مانور كرد!  در پيشنهاد (Proposal) هم   آنقدر بزرگنمايي و كلي گويي صورت مي گيرد كه يك طرح را بسيار بزرگتر از حد واقعي نشان داده و همه ابزارهاي مورد استفاده را بهترين ابزار معرفي كرد!

اما در RFP  طرح بايد به اندازه واقعي خود مشخص باشد و درخواست بايد به شكلي باشد كه پيشنهاد دهنده ها، پيشنهاد هاي نزديك به هم از نظر زمان و هزينه ارائه نمايند. در اينكار هم بايد نياز كارفرما در نظر گرفته شود و هم توانايي هاي شركتهاي مجري و فنآوري هاي موجود.
حال اگر اين RFP براي يك سازمان دولتي باشد كار مشكل تر هم مي شود چون بايد مقررات مختلف اداري را نيز در تهيه آن در نظر گرفت و تاييد بخش هاي مختلف را براي آن بدست آورد كه به دليل تنوع مقررات و كندي فرآيند كاغذ بازي هاي اداري و نيز تفاوت سليقه هاي مختلف كار مشكل تر هم مي شود.
به نظر مي رسد براي ارائه يك RFP  خوب بهتر است همانگونه كه در روشهاي تجزيه و تحليل سيستمها متدولوژي هاي استاندارد مطرح هستند و يا در برنامه سازي، زبانهاي برنامه نويسي بايد در تهيه اينگونه مستندات هم يك زبان فرمال وضع نمود.هر چند تلاشهاي در اين زمينه صورت گرفته است كه در اين بين مي توان به كار خوب "نماتن" اشاره كرد اما متاسفانه هم چيز در جهت قالب بندي و نگارش مستند به صورت سطحي باقيمانده است و تلاش جدي براي ارائه يك راه كار كلي تر و اصولي تر صورت نگرفته است. كاري كه در صورت انجام مي تواند حجم زيادي از فشارهاي كاري مشاورين فنآوري اطلاعات را كاهش دهد.

به لحاظ كاري هم اكنون مشاور يكي از شركتهاي دولتي بزرگ هستم در زمينه فنآوري اطلاعات و دولت الكترونيك و در اين مقطع از زمان در حال تهيه RFP مربوط به سيستمهاي اطلاع رساني شركت و به طور مشخص پايگاه اطلاع رساني اينترنتي و يا وب سايت شركت. در آغاز تهيه اين RFP فكر مي كردم كه اين گزارش در حداكثر دو هفته تا يك ماه اينكار جمع خواهد شد. كه همينگونه هم شد. در عرض 20 روز گزارش نهايي (از ديدگاه من) آماده شد و تحويل كارفرما شد اما از آن روز تا كنون (كه حدود 3 ماهي گذشته!) مدام در حال تغيير است و شايد جمع خطوط تغيير يافته اش روي هم به 10 خط هم نرسد! اما هر بخش از سازمان نظري مي دهد كه به نظر خودش بايد اعمال شود و اولويت ها را از ديدگاه خود تعيين ميكند و جمع كردن همه اين اولويت ها اغلب غير ممكن است و بايد به يك جمع بندي برسيم. فقط اميدوارم در هفته آينده اين RFP بالاخره تاييد شود تا بتوانم مرحله ديگري از كار را سريعتر آغاز كنم

همين!