سرانجام پروژه اي که به عنوان مشاور براي آن RFP  تهيه کرده بودم و قبلا در مورد آن در همين وبلاگ نوشته بودم به مرحله مناقصه رسيد. و هم اکنون شرکتهاي مجري براي گر�?تن RFP مراجعه مي کنند تا پيشنهاد خود را آماده کنند. حس جالبي است. اينکه ا�?راد ديگري سعي بکنند روشي براي پياده سازي ايده هاي آدم پيدا کنند. با وجوديکه قبلا تجربه چنين حسي را در پروژه هاي مشابهي که مشاور و يا تحليل گر بودم داشتم اما به دليل حجم پروژه و تعداد شرکت کنندگان در اين مناقصه که از سرتاسر ايران مي توانند شرکت کنند حس اين پروژه قوي تر است. براي شخص خود من خيلي جالب است که کساني که آنها را نديده ام و همه از متخصصان و توسعه دهندگان نرم ا�?زار و طراحان وب هستند وقتي اين RFP  را مطالعه مي کنند چه نظري دارند. توضيح اينکه در اين مناقصه ، موضوع پروزه ايجاد يک وب سايت براي يک سازمان دولتي و مناطق آن در تمام ايران است که با توجه به حجم بزرگ �?عاليتهاي اين سازمان و اطلاعاتي که در آن مبادله مي گردد، وب سايت بزرگي ايجاد خواهد شد و در برآورد اوليه، نزديک به 50 الي 60 پيشنهاد دهنده تخمين زده شده بود اما با توجه به تعداد مراجعه کنندگان روز اول (20 شرکت) احتمال ا�?زايش تعداد کل وجود دارد.
به همين دليل امروز قصد دارم در مورد �?رآيند انتخاب يک پيمانکار در مناقصه ها و ت�?اوت پروژه هاي مختل�? با پروژه هاي ديگر توضيح بدهم.
در يک مناقصه پس از آماده شدن RFP، به 3 صورت مي توان عمل نمود:

1- از طريق شناخت قبلي بدون انجام مناقصه يک شرکت انتخاب مي گردد و پروژه توسط وي انجام مي شود. در اين نوع بر اساس RFP ، زمان و هزينه توا�?ق مي گردد و مقايسه رسمي خاصي بين اين پيشنهاد با ساير شرکتها نمي شود.
2- مناقصه محدود: در مناقصه محدود ، چند شرکت محدود (معمولا 3 تا 5 شرکت) حائز شرايط انتخاب مي گردند و RFP الزاما به آنها داده مي شود. اين چند شرکت پيشنهادات �?ني و هزينه هاي آن را محاسبه و اعلام مي کنند. کار�?رما با مقايسه اين پيشنهادات با توجه به ملاک هاي �?ني و يا قيمت و يا زمان، انتخاب نهايي را صورت مي دهد.
3- مناقصه هاي باز و يا عام: در اين شيوه، مناقصه معمولا از طريق جرايد کثير الانتشار اعلام مي گردد. بدين ترتيب همه شرکت ها مي توانند از آن آگاه گردند و براي دريا�?ت اسناد مناقصه که همان RFP و معمولا پيش نويس قرارداد و مطالبي از اين دست مي باشد مراجعه مي نمايد. سپس بر اساس آنها پيشنهاد را آماده مي کند. پس از دريا�?ت همه پيشنهادات، ارزيابي در دو مرحله موازي صورت مي گيرد: در يک مرحله توسط بخش هاي �?ني درگير ارزيابي �?ني روي پيشنهادات صورت مي گيرد. پيشنهادات ناقص حذ�? و ساير آنها بر اساس اولويت طبقه بندي مي شوند. سپس واحد ديگري از شرکت که معمولا امور مالي و يا کمسيون معاملات مي باشد، از نظر قيمت پيشنهادات بررسي مي شود و در نهايت انتخاب صورت مي گيرد.

هر کدام از اين شيوه ها مزايا و معايب خاص خود را دارد. براي مثال در روش اول هر چند روش ساده تر و سريعتر است اما امکان اشتباه بالا است. چرا که ممکن است شرکت ديگري با همان کي�?يت، کار را سريعتر و يا ارزانتر ارائه نمايند و يا کي�?يت کارشان بالاتر از شرکت مجري باشد. در حاليکه در مناقصه سعي مي شود يک ارزيابي بين پيشنهادات مختل�? صورت مي گيرد و بهترين، انتخاب مي شود. از طر�? دیگر تعداد شرکتهای قادر به اجرای یک پروژه نیز مهم است. در زمانیکه اجرای یک کار انحصارا در توان یک شرکت است و یا اینکه ما مایل به خرید یک محصول خاص هستیم عملا اجرای مناقصه بی معنی است. اما در زمانیکه تعداد شرکتهای توانمند در یک زمینه خاص زیاد باشد بسته به تعداد می توان از انواع مناقصه است�?اده نمود.
به هر حال در همه صنایع و بالاخص در صنعت نرم ا�?زار بایستی به این نکته دقت کرد که لزوما قیمت و زمان نباید در یک مناقصه تنها عامل تصمیم گیری باشند. مساله مهمتری نظیر کی�?یت نیز در تصمیم گیری باید لحاظ گردد. برای مثال در مورد یک نرم ا�?زار خاص مثل سیستم گویا قیمت از 75 هزار تومان تا 1.5 میلیون تومان مت�?اوت است! یا برای یک سیستم مالی از 20 هزار تومان تا 10 میلیون تومان! دلیل این ت�?اوت �?احش در کی�?یت خود نرم ا�?زار، قابلیت های آن، کی�?یت خدمات پس از �?روش و قابلیت های یک نرم ا�?زار خوب (یک بار در مورد نرم ا�?زار خوب خواهم نوشت ) می باشد.
به عنوان یک مشاور به مدیران بخش های �?نآوری اطلاعات شرکتها و سازمانهای دولتی توصیه می کنم که در این زمینه دقت لازم را به عمل آورند و در مناقصه هایی که تعداد آنها نیز معمولا برای یک سازمان دولتی کم نیست، حتما بحث کی�?یت را مد نظر قرار دهند و به شرکتهای �?عال در زمینه تولید نرم ا�?زار هم توصیه می کنم که عوامل کی�?ی پیشنهاد خود را به خوبی در پیشنهاد پروژه مطرح کنند و ضمن آن از اضا�?ه گویی و بزرگ نمایی نیز خودداری کنند تا شرایط تصمیم گیری برای بررسی کنندگان پیشنهاد ها بهتر مهیا گردد.
همین!