سرانجام پروژه اي که به عنوان مشاور براي آن RFP  تهيه کرده بودم و قبلا در مورد آن در همين وبلاگ نوشته بودم به مرحله مناقصه رسيد. و هم اکنون شرکتهاي مجري براي گرفتن RFP مراجعه مي کنند تا پيشنهاد خود را آماده کنند. حس جالبي است. اينکه افراد ديگري سعي بکنند روشي براي پياده سازي ايده هاي آدم پيدا کنند. با وجوديکه قبلا تجربه چنين حسي را در پروژه هاي مشابهي که مشاور و يا تحليل گر بودم داشتم اما به دليل حجم پروژه و تعداد شرکت کنندگان در اين مناقصه که از سرتاسر ايران مي توانند شرکت کنند حس اين پروژه قوي تر است. براي شخص خود من خيلي جالب است که کساني که آنها را نديده ام و همه از متخصصان و توسعه دهندگان نرم افزار و طراحان وب هستند وقتي اين RFP  را مطالعه مي کنند چه نظري دارند. توضيح اينکه در اين مناقصه ، موضوع پروزه ايجاد يک وب سايت براي يک سازمان دولتي و مناطق آن در تمام ايران است که با توجه به حجم بزرگ فعاليتهاي اين سازمان و اطلاعاتي که در آن مبادله مي گردد، وب سايت بزرگي ايجاد خواهد شد و در برآورد اوليه، نزديک به 50 الي 60 پيشنهاد دهنده تخمين زده شده بود اما با توجه به تعداد مراجعه کنندگان روز اول (20 شرکت) احتمال افزايش تعداد کل وجود دارد.
به همين دليل امروز قصد دارم در مورد فرآيند انتخاب يک پيمانکار در مناقصه ها و تفاوت پروژه هاي مختلف با پروژه هاي ديگر توضيح بدهم.
در يک مناقصه پس از آماده شدن RFP، به 3 صورت مي توان عمل نمود:

1- از طريق شناخت قبلي بدون انجام مناقصه يک شرکت انتخاب مي گردد و پروژه توسط وي انجام مي شود. در اين نوع بر اساس RFP ، زمان و هزينه توافق مي گردد و مقايسه رسمي خاصي بين اين پيشنهاد با ساير شرکتها نمي شود.
2- مناقصه محدود: در مناقصه محدود ، چند شرکت محدود (معمولا 3 تا 5 شرکت) حائز شرايط انتخاب مي گردند و RFP الزاما به آنها داده مي شود. اين چند شرکت پيشنهادات فني و هزينه هاي آن را محاسبه و اعلام مي کنند. کارفرما با مقايسه اين پيشنهادات با توجه به ملاک هاي فني و يا قيمت و يا زمان، انتخاب نهايي را صورت مي دهد.
3- مناقصه هاي باز و يا عام: در اين شيوه، مناقصه معمولا از طريق جرايد کثير الانتشار اعلام مي گردد. بدين ترتيب همه شرکت ها مي توانند از آن آگاه گردند و براي دريافت اسناد مناقصه که همان RFP و معمولا پيش نويس قرارداد و مطالبي از اين دست مي باشد مراجعه مي نمايد. سپس بر اساس آنها پيشنهاد را آماده مي کند. پس از دريافت همه پيشنهادات، ارزيابي در دو مرحله موازي صورت مي گيرد: در يک مرحله توسط بخش هاي فني درگير ارزيابي فني روي پيشنهادات صورت مي گيرد. پيشنهادات ناقص حذف و ساير آنها بر اساس اولويت طبقه بندي مي شوند. سپس واحد ديگري از شرکت که معمولا امور مالي و يا کمسيون معاملات مي باشد، از نظر قيمت پيشنهادات بررسي مي شود و در نهايت انتخاب صورت مي گيرد.

هر کدام از اين شيوه ها مزايا و معايب خاص خود را دارد. براي مثال در روش اول هر چند روش ساده تر و سريعتر است اما امکان اشتباه بالا است. چرا که ممکن است شرکت ديگري با همان کيفيت، کار را سريعتر و يا ارزانتر ارائه نمايند و يا کيفيت کارشان بالاتر از شرکت مجري باشد. در حاليکه در مناقصه سعي مي شود يک ارزيابي بين پيشنهادات مختلف صورت مي گيرد و بهترين، انتخاب مي شود. از طرف دیگر تعداد شرکتهای قادر به اجرای یک پروژه نیز مهم است. در زمانیکه اجرای یک کار انحصارا در توان یک شرکت است و یا اینکه ما مایل به خرید یک محصول خاص هستیم عملا اجرای مناقصه بی معنی است. اما در زمانیکه تعداد شرکتهای توانمند در یک زمینه خاص زیاد باشد بسته به تعداد می توان از انواع مناقصه استفاده نمود.
به هر حال در همه صنایع و بالاخص در صنعت نرم افزار بایستی به این نکته دقت کرد که لزوما قیمت و زمان نباید در یک مناقصه تنها عامل تصمیم گیری باشند. مساله مهمتری نظیر کیفیت نیز در تصمیم گیری باید لحاظ گردد. برای مثال در مورد یک نرم افزار خاص مثل سیستم گویا قیمت از 75 هزار تومان تا 1.5 میلیون تومان متفاوت است! یا برای یک سیستم مالی از 20 هزار تومان تا 10 میلیون تومان! دلیل این تفاوت فاحش در کیفیت خود نرم افزار، قابلیت های آن، کیفیت خدمات پس از فروش و قابلیت های یک نرم افزار خوب (یک بار در مورد نرم افزار خوب خواهم نوشت ) می باشد.
به عنوان یک مشاور به مدیران بخش های فنآوری اطلاعات شرکتها و سازمانهای دولتی توصیه می کنم که در این زمینه دقت لازم را به عمل آورند و در مناقصه هایی که تعداد آنها نیز معمولا برای یک سازمان دولتی کم نیست، حتما بحث کیفیت را مد نظر قرار دهند و به شرکتهای فعال در زمینه تولید نرم افزار هم توصیه می کنم که عوامل کیفی پیشنهاد خود را به خوبی در پیشنهاد پروژه مطرح کنند و ضمن آن از اضافه گویی و بزرگ نمایی نیز خودداری کنند تا شرایط تصمیم گیری برای بررسی کنندگان پیشنهاد ها بهتر مهیا گردد.
همین!