امروز به بهانه حضور موفق در نمايشگاه توانمندي هاي روابط عمومي در قالب گروه نرم افزاري روابط عمومي الکترونيک (ePRSoft) بد نديدم دومين واژه براي بحث را از ميان واژه هاي مختلف، "روابط عمومي الکترونيک" يا e Public Relations انتخاب کنم.
امير در وبلاگ خودش روش شناسي ورود به اين بحث را از ديدگاه خودش (روابط عمومي و علوم ارتباطات) مورد بحث قرارداده است. اما من مي خواهم از زاويه ديگري و با نگرش فنآوري اطلاعات به اين بحث وارد شوم! لازم به ذکر است صحبت در زمينه روابط عمومي الکترونيک به سادگي صحبت در زمينه دولت الکترونيک و يا تجارت الکترونيک و ... نيست. دليل آن هم تعدد صاحب نظران و بحث هاي اساسي است که در اين زمينه وجود دارد. ePR بحثي است داغ براي گفتگو و مرد ميدان و يا سر سبز مي خواهد براي ورود به آن!!
در ابتدا لازم است دو واژه تعريف گردند: اول سيستم و دوم روابط عمومي با ديدگاه سيستماتيک.سيستم :

سيستم مجموعه اي منظم از اجزاء به هم پيوسته است که براي رسيدن به يک هدف خاص با يکديگر در تعامل مي باشند. مي توان گفت که سيستم چهار جزء اصلي دارد: ورودي،خروجي، پردازش و کنترل.
بدين ترتيب مي توان روابط عمومي و جايگاه آن را مورد بررسي قرارداد. روابط عمومي يک واسط (Interface) بين سازمان کاري و مخاطبان خود مي باشد. در يک روابط عمومي مانند هر سيستم ديگر (به طور خاص هر سيستم اطلاعاتي ديگر (IS:Information System)) چهار جزء اصلي را دارد. ورودي روابط عمومي ها را اطلاعات درون سازمان، اخبار رسانه هاي مختلف و نظرات کارمندان و مخاطبان آن سازمان مي باشد. خروجي روابط عمومي نيز مجموعه اطلاعات و اخباري است که بايد به بيرون از سازمان کاري (و يا به کاربران آن) منتقل شود. پردازش هايي که روي اين اطلاعات صورت مي گيرد شامل پالايش اطلاعات و طبقه بندي آن و کنترل هاي آن سياست هاي سازمان و بازخورد نظرات مخاطبين مي باشد. با اين ديدگاه روابط عمومي يک سازمان صرفا بخش و يا واحد روابط عمومي آن سازمان نيست. بلکه هر فرد، گروه و يا سيستمي که با مخاطبين بيروني خود براي تحقق اهداف سازمان تلاش مي کند يک روابط عمومي است و شايد بتوان بخش يا اداره روابط عمومي را به عنوان مدير و ناظر اين فرآيند انتخاب نمود.
به عبارت ديگر در يک روابط عمومي بر اساس سياست هاي سازمان (کنترل) اطلاعات از منابع مختلف جمع آوري مي شود (ورودي) آماده شده (پردازش) و به مخاطب منتقل مي شود (خروجي). به اين شکل پرسش مطرح در روابط عمومي آن است که بدانيم چه اطلاعي را به چه شکلي و در چه زماني به چه کسي و به چه شکلي منتقل کنيم!؟ پرسش سختي است انصافا!
در روابط عمومي هاي سنتي اين پرسش ها به صورت تجربي پاسخ داده مي شود. بنابراين ممکن است به هرکدام از اين پرسش ها پاسخ درستي داده نشود. اين که روابط عمومي بر اساس سياست ها که مي تواند مشتري مداري، تکريم ارباب رجوع ، سودآوري و يا هر چيز ديگر درست عمل کند و اطلاعات درستي را به شخص درست منتقل کند باعث موفقيت روابط عمومي در گام اول و در مرحله بعد تحقق اهداف سازمان در گام بعد مي باشد. به نظر مي رسد روابط عمومي توانمند روابط عمومي است که بتواند اين کار را به درستي انجام دهد.
حال بپردازيم به بحث روابط عمومي الکترونيک:

روابط عمومي الکترونيک به منزله استفاده صرف از ابزارهاي الکترونيک براي انتقال اطلاعات نيست! اين نکته است که به طور موکد روي آن تاکيد مي کنم. روابط عمومي الکترونيک به نظر من، با بهره گيري مناسب از فنآوري اطلاعات و ارتباطات (ICT) ، طبقه بندي مناسبي از اطلاعات را ايجاد مي کند و نظام جمع آوري، گردش و پردازش، ارائه و در نهايت دريافت بازخورد (feedback) را به بهترين شکل ممکن، (سريع، دقيق، آسان و عاري از خطا) انجام مي دهد. بنابراين رسانه هاي قديمي و يا اشکال قديمي ارائه اطلاعات (مانند کتاب، جزوه، بروشور، مجله، خبرهاي مکتوب و يا صوتي و تصويري، کاتالوگ و يا همايش ها، نمايشگاه ها و ... هر کدام از ابزارهاي قبلي روابط عمومي) نيز در روابط عمومي الکترونيک جايگاه دارند.
به عبارت ديگر در يک روابط عمومي الکترونيک يک پايگاه دانش (knowledge base) از کليه اطلاعات که پيشتر در يک معماري نظام يافته اند نگهداري مي شود. از سوي ديگر مخاطبين اين اطلاعات شناسايي و طبقه بندي مي شوند. براي هر مخاطب بايستي از ابزار خاص خود استفاده کرد و اطلاعات را منتقل نمود. براي مثال براي مخاطبيني که سطح سواد بالاتري دارند مي توان با راه اندازي يک وب سايت پويا، براي مخاطبين عام از طريق جرايد و يا تلفن گويا استفاده کرد. براي مخاطبين محدود در يک بازه زماني خاص از طريق جشنواره و يا همايش و يا .... عمل کرد و ....
از سوي ديگر نوع اطلاعات نيز در انتخاب کانال و يا ابزار ارائه مهم مي باشند. براي مثال اطلاعات آماري و جزيي را از طريق وب سايت و يا بروشورهاي تفصيلي بهتر مي توان ارائه نمود. در حاليکه در تلفن گويا بايد اطلاعات مختصر و کاربردي ارائه گردد و يا در روزنامه ها و جرايد بايد با توجه به نوع مخاطب آن جريده , اطلاعات مختصر و مهم و عام ارائه گردد.
بدين ترتيب روابط عمومي فقط يک واسط ساده و ايستا نيست. فقط وظيفه ارائه اطلاعات را ندارد. بلکه روابط عمومي به عنوان يک واسط پويا خود تشخيص مي دهد که اطلاعات را چگونه و براي چه کسي و از چه طريقي ارائه کند. فرهنگ سازي نمايد و بر اساس سياست هاي تعيين شده جلب مخاطب نموده و يا رضايتمندي مخاطبين را بالا ببرد و از طريق دريافت نظرات و جمع آوري اطلاعات از داخل و خارج سازمان تاثير فعاليت هاي خود و سازمان مطبوعش را در محيط اندازه گيري و جهت حرکت خود را بهبود بخشد.بنابراين روابط عمومي الکترونيک با اصلاح روشها و بهره گيري از ابزارهاي نوين مي کوشد که نقش خود را در بهبود فرآيند هاي اطلاع رساني و جلب اطلاعات پررنگ تر نمايد.

درخاتمه ....
روابط عمومي الکترونيک، گام اول است در جهت ايجاد سازمان الکترونيک و درنهايت دولت الکترونيک. روابط عمومي با توجه به ماهيت اطلاعاتي خود، جايگاه مناسبي است براي استفاده از تکنيک ها، ابزارها و روشهاي فنآوري اطلاعات و ارتباطات که متاسفانه امروزه کمتر از آن بهره مناسب مي برد. دليل آن به مهجور بودن روابط عمومي در سازمانها (عدم مهم شمردن آن به اندازه کافي)، عدم دانش مديران و کارمندان روابط عمومي ها و يا بخش نامه اي بودن فعاليت هاست. به دليل کار زياد با روابط عمومي ها اغلب مشاهده مي کنم که در روابط عمومي ها به جاي استفاده از ابزارهايي نظير وب سايت و يا تلفن گويا براي ارتباط با مخاطب، اين ابزارها صرفا براي رفع تکليف و انجام بخشنامه خريداري و استفاده مي شوند و حتي مشاهده مي شود که کارمندان روابط عمومي پشت اين رسانه ها مخفي مي شوند به جاي اين که از آن استفاده مناسب بنمايند.
این مطلب یک مقدمه است در این بحث،باز هم در اين مورد خواهم نوشت....

همين!