در روزنامه شرق مورخ دوشنبه 19 دی 1384  مطلبی است تحت عنوان "بحران خرید رایانه در تشکیلات دولتی" که انتقاد رئیس سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور از ابلاغیه نرم افزار ها و سخت افزارهاست.

اما جریان ابلاغیه مذکور چیست؟
"کلیه دستگاه های اجرایی موظفند ضمن اعمال صرفه جویی در استفاده از نرم افزارها و سخت افزارهای رایانه ای از هرگونه هزینه ای در این ارتباط بدون هماهنگی با وزارت ارتباطات خودداری کنند." این ابلاغیه توسط رئیس جمهوری و هیآت وزیران صادر شده است.

ابلاغیه جالبی است! هر چند ضمانت و روش اجرا و موضوعیت آن به کلی زیر سوال است (و مطلب روزنامه هم به همین می پردازد) که آیا می شود این کار را انجام داد یا نه؟ (به لفظ "هرگونه" دقت کنید! یعنی اگر یک اداره دولتی یا به قول مطلب روزنامه یک دبستان در یک استان دور هم بخواهد یک موس و یا یک CD بخرد باید از وزاتخانه ارتباطات و فنآوری اطلاعات مجوز بگیرد!) می خواهم بپردازم به بحث صرفه جویی در استفاده از نرم افزارها و سخت افزارهای رایانه ای.

در این که صرف جویی امری است پسندیده شک نداریم. در اینکه در کشور ما هزینه های غیرضروری بسیاری در بخش دولتی بدون دلیل انجام می شود هم مشکلی نیست. سخت افزار و نرم افزار هم تافته جدا بافته ای نیست.تا آنجایی که من هم می دانم تا دلتان بخواهد هزینه اضافی در این زمینه انجام می شود که بخش عمده ای از آن ناشی از عدم وجود یک طرح جامع و راهبردی برای ICT در سازمانها است.شخصا با دقیق بودن نحوه خرید تجهیزات و نرم افزارها و صرفه درست هزینه ها موافقم اما بار معنایی بخش دوم این ابلاغیه چیز دیگری را در ذهن ایجاد می کند آنهم صرفه جویی به معنی کم هزینه کردن است و یا اینکه اصولا خرید نرم افزار و سخت افزار هزینه کردن است.
اصولا خرید نرم افزار و سخت افزار در دو راستا صورت می گیرد:
- برطرف کردن احتیاجات جاری و روزمره : برای مثال تهیه نرم افزارهای معمول، ارتقاء سخت افزارها، تعویض تجهیزات معیوب، پشتیبانی سیستمهای فعال، نگهداری شبکه و .....
- ایجاد سیستم های جدید برای بهبود فرآیند های سازمان: اینگونه سیستمها (ترکیبی از نرم افزار و سخت افزار) برای بکارگیری ICT در سیستمهای سازمانها است، این سیستمها یا در بهتر کردن روند فعالیتهای عملیاتی و یا در بهبود تصمیم گیری های مدیریتی خود را نشان می دهند.
هزینه های گروه اول اجتناب ناپذیر است، همانگونه که سازمانها نیاز دارند به خودکار، مداد و میز، امروزه نیازدارند به میز و کامپیوتر و ..... و نمی خواهم به آن بپردازم.
اما در مورد گروه دوم باید بگویم از چند سال پیش در کشور های توسعه یافته در تحلیل های مالی، خرید نرم افزار به عنوان یک هزینه نیست، به عنوان یک سرمایه است. تفاوت نگاه جالبی است، اینکه بگوییم با نرم افزاری که می خریم پول هزینه نکرده ایم، پس انداز کرده ایم.
بهره گیری از نرم افزارها و سخت افزارهای مناسب در جهت بهبود فرآیند ها نه تنها هزینه اضافی است بلکه اگر دقت شود، باعث می شود با تسهیل و یا مکانیزه شدن سیستمها، هزینه های جاری سازمان در کوتاه مدت و بلند مدت کاهش یابد.
بگذارید به مطلب جالبی که استفان کاوی در کتاب هفت عادت مردمان موثر به آن پرداخته است اشاره کنم، وی می نویسد:
«کارهای یک فرد چهار دسته اند:
1- کارهای مهم اضطراری (شامل فعالیتهای مربوط به بحرانها: مشکلات فشارآور و یا پروژه های مهلت دار )
2- کارهای مهم غیر اضطراری (شامل فعالیتهای مربوط به پیشگیری، امور مربوط به قابلیت تولید، استحکام روابط،تشخیص فرصتهای تازه،برنامه ریزی، بازآفرینی و تفریح سازنده )
3- کارهای بی اهمیت اضطراری : (فعالیت های مربوط به گسیختگی و انقطاع مانند بعضی از تلفن ها، نامه ها و گزارشات)
4- کارهای بی اهمیت غیر اضطراری: مانند برخی مشغله های کم اهمیت، بعضی نامه ها، بعضی مکالمات تلفنی، اتلاف وقت، سرگرمیها »
وی پس از بررسی هر چهار دسته نتیجه می گیرد که فعالیتهای گروه دوم از همه مهمترند و مدیری موفق است که به این دسته توجه بیشتری نشان بدهد. چون به کارهای دسته 3 و 4 اصلا نباید توجه کرد و اگر به کارهای دسته 2 بپردازیم ، خود به خود به مرور زمان کارهای دسته یک کمتر می شود.

اگر یک سازمان را نیز یک فرد (شخص حقوقی) در نظر بگیریم، سازمان ها نیز بایستی به کارهای زیربنایی و برنامه ریزی توجه بیشتری نشان دهند. طبیعتا بر کسی پوشیده نیست که صرف هزینه در این راستا اشتباه و غیر ضروری نیست و در مورد چنین هزینه هایی نباید صرفه جویی کرد، چون در اینصورت در جای دیگر باید هزینه بیشتری صرف کرد.
مدیران ارشد و تصمیم سازان نظام نیز بهتر است با در نظر گرفتن چنین قواعدی، به کارهای مهم غیراضطراری توجه خاص داشته باشند، کارهایی که شاید

ضمن تایید مجدد انجام صرفه جویی در خرید نرم افزار و سخت افزار در دولت (که می تواند با خرید سیستمهای خوب، ارزیابی دقیق فنی و رعایت ضوابط مناقصه ها و ... صورت پذیرد) تاکید می کنم که صرفه جویی نباید به معنی هزینه نکردن و یا ارزان خریدن باشد، چیزی که متن ابلاغیه به ما بیشتر نشان می دهد. خرید یک سیستم در یک اداره حتی نمی تواند منوط به مجوز بخش های دیگر آن سازمان باشد چه برسد به یک وزارتخانه دیگر. اعمال صرفه جویی هم بایستی با تعیین مصداق صورت گیرد . برای مثال هزینه کردن بر اساس یک طرح جامع یا راهبردی (IT Strategic or ICT Master Plan) و یا بهره گیری از نظرات مشاور در اجرای پروژه ها و ....

در آخر:
امیر حسین نائینی -رئیس سازمان نظام صنفی رایانه ای کشور- در مطلب مورد اشاره شرق، ضمن انتقاد از این ابلاغیه به نکته جالبی اشاره می کند: "با اشاره به اینکه مدت ها است هیچ قرارداد نرم افزاری و یا سخت افزاری بزرگی که بخش خصوصی مجری آن باشد اعلام نشده است و این شرکتها با تنگناهای مالی روبه رو هستند که حتی بعضا از پرداخت حقوق ماهیانه کارمندان خود عاجز مانده اند. شرکتها با سرشکستگی روبه ورشکستگی اند و متخصصین متعهد سرگردان بازار کارند"

ای کاش بجای ایجاد مشکلات جدید تر در راه شرکتهای فنآوری، به حل بحرانی که گریبانگیر آنهاست کمک می کردیم.
همین!
بعد از نوشتار: ابتدا قصد داشتم که برای نقد ابلاغیه مذکور فقط متن آن را بنویسم و زیرش را با یک بدون شرح مزین کنم! بی شک کاملا گویا بود، اما نتوانستم ننویسم.