قبل از اينکه اين نوشته را شروع کنم بگذاريد تعريفي از سيستم ارائه کنم که بسيار به آن علاقه مندم!
"سيستم مجموعه اي منظم از اجزاء به هم پيوسته است که براي رسيدن به اهداف معيني با يکديگر در تعامل مي باشند."
مطابق اين تعريف چنانچه براي مجموعه اي از اجزاء يکي از اين شرايط برقرار نباشد نمي توان به آن مجموعه سيستم اطلاق نمود و کلماتي که زير آن خط کشيده شده است به عنوان کلمات کليدي مجموعه شناسايي مي شوند.
و اما بعد ...
فکر مي کنم هر کس که در بخش دولتي کارکرده باشد و يا در بخش خصوصي براي بخش دولتي کار کرده باشد حرف من را قبول دارد که ما با يک دولت سيستماتيک سروکار نداريم! مشکلات متعددي که در اين کار وجود دارد نشانه اي است بر اين مدعا. هر چند مشکلات موجود در بخش هاي خصوصي نيز وجود دارد اما در بخش هاي دولتي اين مشکلات
اما چرا مي گوييم يک دولت سيستماتيک نداريم و چرا با عوض شدن دولت ها نيز باز به يک دولت سيستماتيک نمي رسيم و همواره هر رئيس جمهوري با هر زمينه سياسي نيز که سرکار بيايد باز هم اين مشکل حل نمي شود بلکه ممکن است شکل آن عوض شود و چرا غربي ها و يا حتي شرقي ها (کشورهاي توسعه يافته) اين مشکل را ندارند، عرض مي کنم ...

با توجه به تعريف ارائه شده از سيستم بگذاريد دولت خودمان را با سيستم مقايسه کنيم:
مجموعه اي منظم: در اين که شک نداريد که مجموعه دولتي ما و سازمانهاي تعريف شده منظم نيستند. نظم در دولت را مي توان در تعريف شفاف شرح وظائف سازمانها، عدم وجود نقاط خالي از مسؤوليت و يا نواحي با همپوشاني مسؤوليتي بين دو سازمان، روند آغاز تا پايان يک فعاليت و رعايت قواعد و استانداردهاي معين شده توسط بخش هاي قانونگذار و نيز وجود برنامه هاي کوتاه مدت، ميان مدت و بلند مدت و نيز طرح هاي راهبردي خلاصه نمود.
اجزاء به هم پيوسته: باز هم براي همگان اظهر من الشمس است که سازمانهاي دولتي و يا حتي بخش هاي درون يک سازمان دولتي به هم پيوسته نيستند! ارتباطات سازماني به دليل ساختارهاي هرمي فشل بسيار ضعيف بوده نظام گردش اطلاعات بد کار مي کند و هر کس ساز خودش را مي زند و هيچکدام هماهنگ با ديگري عمل نمي کنند. بارها مشاهده کرده ام که يک پروژه با موضوعي مشخص، در چندين واحد سازماني به صورت همزمان تعريف شده و اجرا مي شوند، حجم زيادي از دوباره کاري که اغلب باعث استهلاک سرمايه ها و صرف هزينه هاي زياد مي شود درنهايت هم هيچکدام از پروژه ها به نتيجه دلخواه نمي رسند.
اهداف معين: وضعيت اين بخش شايسته عنوان "بدون شرح!" است! چون از يکسو اغلب مديران بخش هاي دولتي قبل از کارکردن اهداف را تعيين نکرده اند و آن دسته اي نيز که با يک مجموعه از اهداف مشخص شروع به کار مي کنند با توجه به عمر کوتاه مديريت در ايران، تغيير مي کنند و مدير بعدي نيز بدون توجه به اهداف سازمان همه کارهاي مدير قبلي را نفي کرده و دوباره از اول شروع مي کند.
تعامل با يکديگر: به دليل گسسته بودن ارتباطات سازمانها، اغلب هر سازماني سعي مي کند تمام مشکلات را يا خودش حل کند و يا به گردن ديگري بياندازد، کمتر مي بينيم که پروژه هاي مشترک بين سازمانها به درستي اجرا شود و يا سازمانها بتوانند با تقسيم کار، يک فعاليت مشترک را اجرا کنند.
حال چه بايد کرد؟
به نظر من، مي توان با بهره گيره از فنآوري اطلاعات و ارتباطات و الگو برداري از آن بسياري از مشکلات را حل کرد. در کنار آن نيز با تغيير شيوه هاي مديريتي و نيز مهندسي مجدد فرآيندهاي سازماني ، الگوهاي کسب و کار را تغيير داد. بيشتر توضيح مي دهم ...

در ابتدا بايد اهداف کلي دولت مشخص شود . به نظر من ترسيم يک چشم انداز بيست ساله براي کشور (ايران افق 1404) يک گام خوب براي در اين روند مي باشد هر چند در نگاه اول به عقيده بسياري رسيدن به اين اهداف دشوار و حتي غير ممکن است، اما به هر حال بهتر از بي هدفي است! بعد از تعيين اين اهداف، برنامه هاي راهبردي (براي مثال برنامه هاي پنج ساله) روش گام به گام رسيدن به اين اهداف را روشن مي کنند.
سپس بهتر است يک مدير معتقد به سيستم را براي کاري برگزيد. از راس هرم تا پايين ترين رده هاي اجرايي. مدير معتقد به سيستم مي داند که نبايد مديريت کند بلکه بايد رهبري کند، به اين معني که خودش نبايد در همه کارها دخالت اجرايي داشته باشد، بلکه بايد از مجموعه تحت امرش بخواهد که آن کار را مطابق استانداردها و قواعدي که وضع مي کند و براي رسيدن به هدف معيني که ترسيم مي کند انجام دهند. (رجوع کنيد به کتابهاي مديريت براي اطلاعات بيشتر) به عبارت ديگر مانند يک مدير پروژه نرم افزاري، سازماندهي کند، برنامه ريزي نمايد و در نهايت بر اجرا نظارت کند. اغلب مي بينم که مديران جديد و کم تجربه وقتي سرکاري مي آيند مي خواهند خودشان همه چيز را تغيير دهند. در ابتدا هم مي توانند و مشتري تغيير را حس مي کند، اما بعدا يواش يواش کم مي آورند و متوجه مي شوند که به تنهايي نمي توانند در همه کار حضور داشته باشند، پس کنار مي کشند و کار را به شيوه قبل از خوشان ادامه مي دهند، آن تغيير آني نيز بدون حرکت در عمق از بين مي رود.
مدير معتقد به سيستم، هدف را معين مي کند، اجزاء را انتخاب مي کند و براي تعامل آنها با يکديگر، برنامه مي ريزد و شرح وظائف هر جزء را مشخص مي کند و در ادامه فقط بر آن نظارت مي کند.
بعد از تعيين مدير، بازنگري فرآيندها بسيار مهم است. بايستي با تغيير ديدگاه ها، مجموعه فرآيندهاي بهينه هر سازمان استخراج شده، سپس به هر فرآيندي يک مسؤول (يا صاحب) اختصاص داده شود. بدين شکل ضمن رعايت پيوستگي فعاليت ها در قالب شبکه از فرآيندها، نحوه تعامل مشخص مي شود و مجموعه قابل نظارت مي شود (ايجاد يک پانل کنترل براي فرآيندها يک الگو است.)
ايجاد سازمانهاي نظارتي قوي در کنار سازمانهاي دولتي مي تواند گام موثر باشد براي نظارت بر روند انجام کارها. اصولا سيستمهاي امروزي به اين سمت حرکت مي کنند که به جاي يک کنترل دائمي -که کند و زمانگير و سخت بوده و به مرور اثرش را از دست مي دهد- از يک الگوي نظارت دوره اي و يا تصادفي و يا بر اساس بازخورد بهره بگيرند، که بدين ترتيب مي توان سازمانهاي نظارتي با کارکردهاي مختلف را ايجاد کرد (و يا سازمانهاي کنوني را تقويت نمود) تا حرکت همه جانبه سازمان را به سمت هدف مشخص شده اش را اندازه گيري نمايند و انحراف و يا کندي آن را متذکر شوند.
در نهايت با بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون، بخش عمده اي از فعاليت هاي عملياتي را مکانيزه نمود و ارتباط بين سازمانها را از طريق شبکهاي کامپيوتري (براي مثال اينترنت ، اينترانت سازماني و يا اکسترانت سازمانها) را بهبود بخشيد.
همه اين فعاليت ها چنانچه بر اساس يک برنامه راهبردي مدون باشد -که مي تواند توسط سازمان مديريت و برنامه ريزي کشور ، مجلس شوراي اسلامي و يا مجمع تشخيص مصلحت نظام- و تحت نظارت مستقيم رهبران ارشد کشور اجرا شود، مي تواند ما را از سيستم دولتي فعلي (اگر بتوان آن را سيستم خواند!) به سمت دولتي سيستمي پيش برويم.
همين!

بعد از نوشتار: تجربه فعاليت چند ماهه دولت رئيس جمهور نشان مي دهد، برخي مديران جديدي که سرکار آمدند با هدف ايجاد تغييرات ناگهاني و انقلابي، بخشي از سيستم را غير فعال کردند و خودشان راسا اقدام به انجام برخي کارها نمودند (ماجراي موبايل وزير محترم کشاورزي و يا ايميل شخصي وزير محترم علوم که يادتان هست!) اما با گذشت زمان و آشنايي با مجموعه کاري خود، برخي از آنها حرکت را به سمت اصلاح سيستمها و نه از کارانداختن آنها آغاز کرده اند . (از زبان وزير جهاد در اخبار شنيدم که موبايلشان را به سيستم ارتباط مردمي متصل کرده اند تا نظرات به صورت مکانيزه و فيلتر شده بدستشان برسد که اين اعتماد به مجموعه تحت امرشان است.)
اين حرکت را به فال نيک مي گيرم و اميدوارم که اين ديدگاه در سايرين نيز ايجاد شود تا به جاي اينکه خود يک کار را انجام دهند، سيستمي را بسازند که آن کار را بکند. انشاء الله...