پیش از شروع :
1- سیستم های تلفن گویا، ابزارهایی برای ارتباط مخاطب با یک سازمان کاری و یا بهره گیری از سیستم های کامپیوتر تلفنی است. پیشتر در مورد این سیستمها مطالب مختلفی نوشته ام، از جمله مطلب انواع سیستمهای تلفن گويا که برای اطلاعات بیشتر می توان به آنها مراجعه نمود. علاوه بر آن در وب سایت رادمان در بخش خاص معرفی سیستم اطلاع رسانی و پست صوتی گویا2 در این مورد به صورت عمومی و یا  اختصاصی مطالبی را خواهید یافت.
2- امروزه ابزارهایی نوین اطلاع رسانی جایگاه ویژه ای پیدا کرده اند، برای مثال وب سایت ها و یا وبلاگ های سازمانی، پرتالها، کیوسک های اطلاع رسانی، تبلیغات در فضای وب و .... که از طریق آنها به شیوه های جدید و کاملتر (متن+ عکس + چند رسانه ای) می توان ضمن ارائه اطلاعات، بازخورد هایی نیز از آن طریق دریافت نمود.
3-سال پیش با تصور اینکه اقبال به سیستم های تلفن گویا کاهش می یابد، سعی کردیم به مرور از بازار این محصول خارج شویم،  به همین دلیل برخی تقاضاهای تعهد آور را رد کردیم و تلاش بیشتر کردیم در جذب مشتری در سایر محصولات خودمان از جمله محصولات دیگر در زمینه ارتباطی مانند سروش2  و یا سیستمهای مدیریتی مانند EFQM  و یا BSC و یا محصولات آموزشی مانند سیستم مدیریت آموزشی نیکا ، اما به مرور نه تنها از حجم تقاضاهای سیستم گویا2 کم نشد، بلکه روز به روز اضافه تر می شود، دلیل اصلی و علمی این رشد تقاضا ها چیست؟
4- با وجودیکه الان نزدیک به 9 سال است که در زمینه تولید سیستمهای تلفن گویا مشغول هستیم، این روزها شاهد تولد شرکتهای کوچک و بزرگی هستیم که به صورت اختصاصی و یا در کنار سایر سیستمهایشان اقدام به تولید سیستمهای تلفن گويا و یا فروش نسخه های خارجی قفل شکسته آن می کنند، آیا سرمایه گذاری در چنین شرکتهایی، با این بازار عاقلانه است.

حال سوالی که به ذهن خطور می کند آن است: با توجه به پیشرفت های جدید آیا  سیستمهای تلفن گویا قدیمی نشده اند؟ عمر آنها هنوز به پایان نرسیده است؟ سرمایه گذاری در خرید این گونه سیستمها آیا درست و منطقی است.

نوشته زیر تلاشی است برای پاسخگویی به این سوال. از دیدگاه یک تولید کننده این سیستمها.

- واقعیت آن است که تلفن گویا ابزاری با کاربرد خاص می باشد. این ابزار زمانی که مایلیم اطلاعات کاربردی و یا خدمات راه دور را به طیف نامشخصی از کاربران با سطوح اطلاعاتی مختلفی بدهیم و یا نیاز به پاسخگویی سریع به نیازها داریم کاربرد پیدا می کند و چون همیشه این کاربرد وجود دارد، سیستمهای تلفن گویا هم وجود دارند.
-با وجود امکانات و قابلیت هایی که سیستمهای تحت وب در اختیار ما می دهند و تنوع شیوه های اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات در انها وجود دارد، این سیستمها نمی توانند همه مخاطبان را پوشش دهند. مخاطبان با سطح سواد مختلف، فرصت ، توانایی، دانش و یا امکانات آن را ندارند که به اینترنت وصل شوند و با مراجعه به سایت اطلاعات خود را دریافت کنند. در حالیکه سیستمهای تلفن گویا به دلیل راحتی دسترسی و عدم نیاز به دانش ، توانایی و یا امکانات خاص به سادگی در دسترس هستند و همه می توانند از آنها استفاده نمایند.
- نوع اطلاعاتی که در سیستم های تلفن گویا قرار می گیرد و نحوه خدمات رسانی در آنها نیز جنبه دیگر تمایز آنهاست. وجود اطلاعات کاربردی به صورت صوتی و یا فاکس ، مانند یک معرفی کلی، نحوه خدمات رسانی و دریافت مجوزها، نمونه فرمها، پیامگیر و یا پرسش و پاسخ، دریافت انتقادات و پیشنهادات و یا اتصال به پایگاه های اطلاعات سازمان و ارائه گزارشات و یا دریافت اطلاعات از طریق تلفن گویا، عاملی است که نوع و نحوه ایجاد ارتباط سیستمهای تلفن گويا با سایر سیستمها را متمایز می سازد و وجود آن را در سازمانهایی با چنین نحوه تعامل با کاربران لازم می سازد.
-همانطور که شنیدن مانند دیدن نیست! (شنیدن کی بود مانند دیدن!) ، تایپ کردن هم مانند شنیدن و یا صحبت کردن نسیت. در سازمانهای بزرگ، وزارتخانه ها و یا مدیران ارشد و یا ادارات خدمات رسان در سطح شهر ها و روستاهایی که نیاز به ایجاد ارتباط راحت و صمیمانه کاربر با سازمان احساس می شود، راه اندازی تلفن گويا ایده خوبی است. کاربران با تماس تلفنی، می توانند اطلاعات را به صورت رسمی ویا صمیمانه از طریق تلفن دریافت کنند (*) و در زمان ارسال پیام نیز، به سادگی صحبت کنند و نظر، پیشنهاد و یا انتقاد خود را مطرح می سازند.
- کاربرد سیستمهای تلفن گویا در صنایع کوچک از جمله مواردی است که حضور این سیستمها را توجیه پذیر می سازد. در شرکتهای کوچک، فروشگاهها، آژانس ها و تاکسی های تلفنی ، رستوران ها و ..... از جمله بنگاه های اقتصادی هستند که تلفن گویا کاربردی به مزاتب کاراتر نسبت به سایر روشهای ارتباطی دارد.به سادگی قابل ایجاد و راه اندازی است، نیاز به تجهیزات خاص و یا دانش برنامه نویسی برای نگهداری آن در مجموعه ندارد و به سهولت می توان در آن اطلاعات وارد کرد و یا اطلاعات دریافت کرد.
- ابزار تلفن گویا در کنار سیستمهای دیگر به عنوان یک ابزار برای مرتبط ساختن سازمان با بیرون راه حل خوبی برای پوشش دادن همه انواع مخاطبان و اطلاعات و کاربردهاست. تجربه رادمان در تولید سیستم های جامع که زیرسیستم تلفن گويا یک جزء از آن است، مؤید این نکته است. حضور این سیستمها در کنار سیستمهای جامع ارتباطات الکترونیک (محصول سروش)، پرتال ها و وب سایت های پویا و روشهای دستی و کلاسیک اطلاع رسانی از جمله این موارد است.
- بهره گیری از تلفن گویا به عنوان واسط کاربری سیستمهای نرم افزاری و بانک های اطلاعاتی موجود سازمان که نیاز به دریافت و یا ارائه اطلاعات با کاربر را دارند، کم هزینه ترین روش است. به عبارت دیگر چون اکثر سیستمهای رایج به صورت تحت ویندوز نوشته اند، هماهنگی آن یا یک وب سایت اینترنتی خارج از مشکلات رایج نیست و کاری سخت است. در حالیکه سیستمهای تلفن گویا به سادگی می توانند در یک بانک اطلاعاتی مجزا و یا با اتصال به بانک اصلی، به ورود و خروج اطلاعات با این سیستمها از طریق تلفن بپردازند.
- استفاده از سیستمهای تلفن گویا در پشتیبانی محصولات از طریق راه اندازی Help Desk ها می تواند راهکاری جایگزین برای پایان ساعات کاری و یا به صورت جانبی در ساعات سرویس دهی اپراتور ها مطرح شود.
- بهره گیری از کانال اطلاع رسانی تلفن در کنار کانال های دیگر مانند پیام کوتاه (SMS) ، پست الکترونیک (email) ، نامه و صفحات وب (web pages) راهکار مناسبی در پوشش همه کانالهای اطلاع رسانی است.
- ....

در این نوشته قصد ترغیب یک سازمان برای خرید سیستم تلفن گویا و یا یک تولید کننده برای ساخت این سیستم را ندارم، همانگونه که ذکر شد، شرط اول آن است که این سیستم در سازمان مشتری کاربرد داشته باشد وگر نه نه تنها مؤثر نیست، پس از مدتی به یک سیستم مرده تبدیل می شود. پس از آن طراحی درست یک سناریوی کاری برای سیستم و در نهایت خرید یک سیستم مناسب که قابلیت توسعه خوبی داشته باشد از الزامات کار است. در نهایت پشتیبانی مناسب سیستم، نگهداری و به روز رسانی اطلاعات و انجام تبلیغات در مورد آنها بسیار اهمیت دارد.از سوی دیگر با وجودیکه به عنوان یک فعال اقتصادی، حضور تولید کنندگان جدید را به عنوان یک رقیب مناسب نمی دانم و کشش بازار را کمتر از آن می دانم که شاهد رشد قارچ گونه این شرکتها باشم، اما به عنوان یک فعال صنعت نرم افزار، فکر می کنم حضور رقیب های قوی باعث پیشرفت در محصول و حرکت در جهت مشتری مداری می شود.

نکته آخر آنکه، برخلاف تصمیم ابتدای سال، تصمیم برای خارج شدن از چرخه تولید سیستمهای تلفن گویا را به فراموشی سپرده ایم و اگر مشکل خاصی پیش نیاید برای سال آینده، فکر های جدیدی برای ارتقاء سطح کیفی محصولات و افزودن قابلیت های جدید به آنها گرفته ایم، ...
همین!

(*)یادم می آید در مورد یکی از سیستمهای تلفن گویایی که در نصب آن حاضر بودم در شهرداری بم، پس از زلزله، از مسؤول پیگیری بازسازی ارگ بم، خواستیم به صورت آزمایشی پیامی را به صورت صوتی در سیستم ذخیره کند، پیرمرد با صفایی بود، آنچنان از دل حرف زد که هم اشکشان جاری شد، وقتی صحبت هایش تمام شد با پیشنهاد ما و موافقت شهردار بم، قرار شد همین صدا به عنوان معرفی ارگ بم باقی بماند که نمی دانم هنوز چنین است یا نه؟