پيشتر تعاريفي براي برخي اصطلاحات در حوزه فنآوري اطلاعات و ارتباطات ارائه کرده بودم، مفاهيمي نظير روابط عمومي الکترونيک (رجوع کنيد به 1و 2) و دولت الکترونيک (رجوع کنيد به 3)
امروز مي خواهم به اين پرسش پاسخ دهم که آيا مي توان ورود به حوزه دولت الکترونيک و سازمانهاي الکترونيک را از بحث روابط عمومي الکترونيک شروع کرد؟ قبلا در مطالبي اشاراتي داشته ام به اين مطلب و نوشته جديد شايد تکميل کننده آن مباحث باشد (رجوع کنيد به 4و 5)
اما قبل از ورود به بحث اصلي بگذاريد مختصر مطلبي را که امروز در جلسه اي در مورد آن صحبت کرديم بيان کنم تا اهميت پاسخگويي به اين سوال روشن شود. امروز جلسه کاري در مورد سيستم سروش در يکي از مجموعه هاي بزرگ سرمايه گذاري کشور داشتيم که به دليل اهميت بحث، در آن شخصا شرکت کردم. يکي از حضار، يکي از جهره هاي خوش فکر دانشگاهي و بنيانگذار و رئيس (فکر کنم سابق) يکي از دانشگاههاي کشور بود.بحثمان وارد حوزه روابط عمومي الکترونيک شد که ايشان جمله اي را بيان کردند که پسنديدم: "روابط عمومي موتور سازمان است" توضيح اينکه گوينده معتقد بود در يک سازمان فعال روابط عمومي است که مي تواند با تعريف درست شاخص ها و آمارها و بيان واقعيت هاي صحيح به صورت دو طرفه از سازمان به خارج از آن و از خارج به داخل سازمان نيروي محرکه و انگيزه لازم را براي حرکت سازمان ايجاد کند. اگر روابط عمومي قوي تر و هدفمند تر اقدام کند و اطلاعات را به درستي منتقل نمايد، حرکت سازمان تسهيل مي گردد.

با حرف ايشان تا حدود زيادي موافقم و معتقدم نه تنها يک روابط عمومي درست مي تواند موتور سازمان باشد، روابط عمومي الکترونيک نيز مي تواند بهانه و زمينه لازم براي ايجاد سازمانهاي الکترونيک و کسب و کار الکترونيک را هم فراهم کند. چرا؟ عرض مي کنم! ...
همانگونه که پيشتر گفته ام از استراتژي IPI به عنوان يک راهبرد مناسب در ايجاد تحول در سازمانها مي توان استفاده کرد. در اين راهبرد در سطح اول (اولين I يعني Information ) هدف اصلاح نظام گردش و تبادل اطلاعات در سازمانها است. با اصلاح کانالهاي صحيح براي نگهداري، پردازش و تبادل اطلاعات در درون سازمان و علي الخصوص با خارج از آن در مرحله اول فرآيند تغيير، چند نتيجه حاصل مي شود؟ اول آنکه توقع ارباب رجوع از سازمان بالا مي رود؟ چرا؟ چون خوب و درست و با شکلي نوين به وي اطلاعات داده ايم. پس حالا که مشاهده کرده که به خوبي مي توانيم براي وي به روش هاي الکترونيک اطلاع رساني کنيم اين توقع ايجاد مي شود که سرويس ها و خدمات سازمان را هم الکترونيک دريافت کند. دومين عامل تغيير نگرش کارکنان داخلي است. چون فرآيند هاي اطلاع رساني معمولا مستقل از فرآیند های جاری و عملیاتی سازمانها می باشند می توان آنها را به صورت مستقل از سایر فرآیند ها تغییر داد و به فرآیند های الکترونیک تبدیل نمود. بدین شکل کارکنان سازمان که در بخشهای دیگر و به صورت دستی و یا نیمه مکانیزه به فعالیت مشغول می باشند با نمونه سیستمها و راهکارهای الکترونیک در محیط کاری خود آشنا میشوند. علاوه بر آن کارکردن به این سیستمها دانش کاربران را بالاتر برده، سیستمهای خدماتی را راحت تر فرآ میگیرند.عامل سوم نیز تغییر نگرش مدیران است. یکی از مشکلات مدیریت سنتی ، ترس از شفاف سازی درون سیستمهاست و معمولا اطلاع رسانی درست را با فاش کردن اطلاعات محرمانه یکی می دانند. با راه اندازی سیستم های اطلاع رسانی، این تلقی تغییر کرده و با اطلاع از کاربردهای ICT در اشاعه اطلاعات، راحت تر پذیرای سیستمهای الکترونیک می گردند. مساله دیگر ایجاد فرهنگ سازمانی است. اینکه اطلاعات الکترونیک همان اعتبار و ارزش اطلاعات مکتوب را خواهند داشت.به این ترتیب مستندات الکترونیک در سازمانها جایگاه پیدا کرده و قابل قبول تر می گردند.
راهکارهاي عرضه االکترونيک اطلاعات به مخاطبان براي تحقق روابط عمومي الکترونيک را مي توان در ايجاد وب سايت هاي پويا و پرتال هاي سازماني، راه اندازي سيستمهاي تلفن گويا جهت اطلاع رسانی و پست صوتی، ايجاد سامانه هاي نظر سنجي تلفني و يا پيام کوتاه (SMS) ، ايجاد سيستمهاي جامع ارتباطات سازمان براي ارسال خودکار پيامهاي مختلف، فعال کردن وبلاگ سازماني ، استفاده از کيوسک هاي اطلاع رساني (يا وب کيوسک ها) و ارائه نشريات الکترونيک در قالب پست الکترونيک (email) يا لوح هاي فشرده چند رسانه اي (Multi Media CD ) جستجو کرد. بدين شکل که با راه اندازي درست اين سيستمها، مخاطبان سازمان را در طيف هاي مختلف و با سليقه هاي گوناگون و سطح سواد متفاوت، اطلاعات و اخبار کاناليزه شده سازمان مواجه خواهند شد و به مرور می توان سرویسها وخدماتی از سازمان را که می توان به صورت الکترونیک در اختیار آنها قرارداد نیز به این مجموعه افزود.
در گام های بعدی با اضلاح پردازش ها (P مخفف Process) فرآیندهای سازمانی اصلاح و بهبود خواهند یافت و در گام آخر (I آخر، مخففIntegration) فرآیند یکپارچه سازی سیستمها با هم و حرکت از سازمانهای عملکرد گرا، به فرآیند گرا و درنهایت نتیجه گرا دنبال می شود.
در پایان این راهبرد سازمان به شکل الکترونیک تبدیل شده و در قالب ماهیت دولتی یا خصوصی خود، دولت الکترونیک (e-Government) یا کسب و کار الکترونیک (e-Business) را ایجاد می کنند.
نکته مهم آنکه این گونه سازمانها در صورتی که با حجم زیادی از ارباب رجوع سر و کارداشته باشند خود می توانند سرآغاز توسعه فرهنگ ICT در بین کاربران خود و در نهایت مردم عادی نیز باشند. بدین شکل که برای اینکه ارباب رجوع از سرویسهای الکترونیک این سازمان استفاده کند لازم است حداقلی از دانش را داشته باشد و وقتی این دانش را پیدا کرد این توقع را از سایر سازمانهای مشابه نیز خواهد داشت که همینگونه به وی سرویس دهی نمایند. این حرکت در صورت تداوم می تواند جامعه الکترونیک (e-Society) و شهر های الکترونیک (e-City) ها را ایجاد نماید.
ادامه دارد ....
همین!