این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.
مقدمه: یکی از مباحث مهم در روابط عمومی الکترونیک، مخاطب شناسی است. بدین معنی که مخاطبان یک سازمان شناسایی شده و سطح دانش، سلیقه و کانالهای اطلاع رسانی که می توان از طریق آنها اطلاعات را به موقع و مؤثر در اختیار آنها قرار داد مشخص گردد. بعد از مخاطب شناسی و زمانی که معماری اطلاعاتی سازمان مشخص شد نوبت به آن می رسد که به این سوال پاسخ دهیم که چه اطلاعی را به چی کسی از چه طریقی و در چه زمانی منتقل کنیم؟ در این نوشته صرفا به بخش اطلاع رسانی از طریق سیستمهای تلفن گویا می پردازم و در نوشته های دیگر سایر رسانه ها (اعم از سرویسهای پیام کوتاه (SMS) ، وبلاگ ها، پرتال و وب سایت ها، نرم افزارهای چند رسانه ای و فاکس و ایمیل ) را هم بررسی خواهم کرد.

تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن. بنابر این تماس گیرنده صرفا از طریق یک گوشی تلفن به این اطلاعات دسترسی دارد. به همین دلیل نه حوصله آن را دارد که مدت زمان طولانی را در این سیستم صرف نماید نه به دلیل آنکه نمایشی از اطلاعات در اختیار ندارد، نمی تواند به اطلاعات و زیر بخشهای پیچیده دسترسی پیدا کند. بنابراین نمی توان توقع داشت همه اطلاعات ریز و جزیی سازمان از این طریق عرضه گردد. برای ارائه این اطلاعات علاوه بر روشهای کلاسیکی نظیر بروشور و کاتالوگ های معرفی سازمان می توان از روشهای مدرن تری نظیر وب سایت یا وبلاگ و CD های چند رسانه ای استفاده نمود.بدین دلیل در دو دسته اطلاعات ایستا و اطلاعات پویا می توان اطلاع رسانی را از طریق سیستمهای تلفن گويا انجام داد، اما باید دقت شود که در همه این موارد اطلاعات باید کاربردی، کوتاه و مفید باشند و از ادبیات و لحن مناسب درجمله بندی ها استفاده شود و در خواندن اطلاعات نیز به جز زیبایی صدای شخص، به رسا بودن صدا، شمرده شمرده خواندن اطلاعات و تغییر آهنگ صدا در خواندن یک جمله دفت شود تا تماس گیرنده به راحتی از این اطلاعات استفاده نماید. نکته دیگر آنکه هر سازمان با توجه به ماهیت ممکن است اطلاعات متفاوتی را از این طریق عرضه کند. به همین خاطر شاید نتوان در قالب یک حکم کلی در مورد این اطلاعات قضاوت کرد و با صحبت با مدیران ارشد سازمان و مسؤولین روابط عمومی آن سرفصل های کلی استخراج گردند.
اما به طور کلی اطلاعات ایستای قابل عرضه عبارتند از:
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان (درحد بیانیه ماموریت و یا ارزشهای سازمان)
-معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی (در حداکثر یک پاراگراف)
-روشهای انجام کار در سازمان، روش دریافت سرویسها و یا مجوز های خاص مورد استفاده مخاطبان سیستم و فرمهای خالی قابل فاکس
- نشانی ها و شماره تلفن های تماس بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
-اخبار بسیار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت های مهم
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص مهم برای سازمان کاری
و اطلاعات پویا (که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شوند و می توانند برای هر کاربر متفاوت باشند) عبارتند از:
- مانده حساب هر مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات فاکس مرتبط با کاردکس کالایی و یا مالی مشتری در شرکتهای فروشنده کالا و خدمات
-اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی نمرات، تاریخ امتحانات ، غیبت ها و پرونده تحصیلی در مورد مؤسسات و مجتمع های آموزشی
- اطلاعات میزان مصرف آب، برق، گاز ، تلفن ، ..... برای سازمانهای سرویس دهنده
-وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات برای سازمانهای دولتی و یا خصوصی عرضه کننده خدمات به مشتریان
- اطلاعات خاص پرسنلی شامل حقوق و دستمزد، مانده مرخصی و .... برای سازمانهای با نیروی انسانی زیاد و یا غیر متمرکز
-اطلاعات این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.
مقدمه: یکی از مباحث مهم در روابط عمومی الکترونیک، مخاطب شناسی است. بدین معنی که مخاطبان یک سازمان شناسایی شده و سطح دانش، سلیقه و کانالهای اطلاع رسانی که می توان از طریق آنها اطلاعات را به موقع و مؤثر در اختیار آنها قرار داد مشخص گردد. بعد از مخاطب شناسی و زمانی که معماری اطلاعاتی سازمان مشخص شد نوبت به آن می رسد که به این سوال پاسخ دهیم که چه اطلاعی را به چی کسی از چه طریقی و در چه زمانی منتقل کنیم؟ در این نوشته صرفا به بخش اطلاع رسانی از طریق سیستمهای تلفن گویا می پردازم و در نوشته های دیگر سایر رسانه ها (اعم از سرویسهای پیام کوتاه (SMS) ، وبلاگ ها، پرتال و وب سایت ها، نرم افزارهای چند رسانه ای و فاکس و ایمیل ) را هم بررسی خواهم کرد.
تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن. بنابر این تماس گیرنده صرفا از طریق یک گوشی تلفن به این اطلاعات دسترسی دارد. به همین دلیل نه حوصله آن را دارد که مدت زمان طولانی را در این سیستم صرف نماید نه به دلیل آنکه نمایشی از اطلاعات در اختیار ندارد، نمی تواند به اطلاعات و زیر بخشهای پیچیده دسترسی پیدا کند. بنابراین نمی توان توقع داشت همه اطلاعات ریز و جزیی سازمان از این طریق عرضه گردد. برای ارائه این اطلاعات علاوه بر روشهای کلاسیکی نظیر بروشور و کاتالوگ های معرفی سازمان می توان از روشهای مدرن تری نظیر وب سایت یا وبلاگ و CD های چند رسانه ای استفاده نمود.بدین دلیل در دو دسته اطلاعات ایستا و اطلاعات پویا می توان اطلاع رسانی را از طریق سیستمهای تلفن گويا انجام داد، اما باید دقت شود که در همه این موارد اطلاعات باید کاربردی، کوتاه و مفید باشند و از ادبیات و لحن مناسب درجمله بندی ها استفاده شود و در خواندن اطلاعات نیز به جز زیبایی صدای شخص، به رسا بودن صدا، شمرده شمرده خواندن اطلاعات و تغییر آهنگ صدا در خواندن یک جمله دفت شود تا تماس گیرنده به راحتی از این اطلاعات استفاده نماید. نکته دیگر آنکه هر سازمان با توجه به ماهیت ممکن است اطلاعات متفاوتی را از این طریق عرضه کند. به همین خاطر شاید نتوان در قالب یک حکم کلی در مورد این اطلاعات قضاوت کرد و با صحبت با مدیران ارشد سازمان و مسؤولین روابط عمومی آن سرفصل های کلی استخراج گردند.
اما به طور کلی اطلاعات ایستای قابل عرضه عبارتند از:
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان (درحد بیانیه ماموریت و یا ارزشهای سازمان)
-معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی (در حداکثر یک پاراگراف)
-روشهای انجام کار در سازمان، روش دریافت سرویسها و یا مجوز های خاص مورد استفاده مخاطبان سیستم و فرمهای خالی قابل فاکس
- نشانی ها و شماره تلفن های تماس بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
-اخبار بسیار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت های مهم
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص مهم برای سازمان کاری
و اطلاعات پویا (که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شوند و می توانند برای هر کاربر متفاوت باشند) عبارتند از:
- مانده حساب هر مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات فاکس مرتبط با کاردکس کالایی و یا مالی مشتری در شرکتهای فروشنده کالا و خدمات
-اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی نمرات، تاریخ امتحانات ، غیبت ها و پرونده تحصیلی در مورد مؤسسات و مجتمع های آموزشی
- اطلاعات میزان مصرف آب، برق، گاز ، تلفن ، ..... برای سازمانهای سرویس دهنده
-وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات برای سازمانهای دولتی و یا خصوصی عرضه کننده خدمات به مشتریان
- اطلاعات خاص پرسنلی شامل حقوق و دستمزد، مانده مرخصی و .... برای سازمانهای با نیروی انسانی زیاد و یا غیر متمرکز
-اطلاعات حرکت قطارها، پرواز ها و سفر ها برای آژانسهای مسافرتی، شرکتهای هواپیمایی و یا برگزارکننده تورها و سفرهای مختلف
-....

نکته ای که مجددا روی آن تاکید می کنم آن است که در همه موارد باید دقت شود که اطلاعات، ساده ، کاربردی، مفید و کوتاه باشند، تا تاثیر لازم را برای مخاطب داشته باشند.
همین!