یکی از مباحث مهم و حیاتی در شرکتهای تولید و بالطبع آن شرکتهای نرم افزاری، بحث اهمیت نیروی انسانی در رده های مختلف می باشد. به طور خاص در یک شرکت نرم افزاری با سایز کوچک یا متوسط می توان پست های مختلف سازمانی را چنین تعریف کرد:
-مدیر شرکت
- مدیر پروژه
-تحلیل گر سیستم
- برنامه نویس ارشد و پایه
-مستند ساز و مسؤول کتابخانه مستندات فنی
-مدیر ، مهندسان و کارشناسان فروش
-مدیر و کارشناسان پشتیبانی
-مسؤول سخت افزار و شبکه
-مدیر و کارشناس مالی
-مدیر و کارمندان امور اداری
-منشی و سرپرستان دفاتر و امور داخلی
-گرافیست
-اپراتور
- پرسنل خدماتی و اداری اعم از پیک، آبدارچی، تحصیلدار و ...
...

طبیعتا برخی پست ها را می توان در شرکتهای کوچک تر ترکیب کرد و یک نفر عهده دار آن باشد، برخی پست ها را پاره وقت کرد و یا در شرکتهای بزرگ و یا با ماهیت خاص پست های سازمانی دیگری مانند مسؤول انبار، روابط عمومی، تدارکات و .... به این مجموعه اضافه کرد.
فارغ از نوع پست های سازمانی، یکی از مسائل و وظائف مهم و راهبردی یک مدیر شرکت ، "جانشین پروری" است. به شکلی که برای هر پست، به مرور نیروهایی را به شکلی تربیت کند که بتوانند در صورت خالی شدن هر کدام از پست ها، فرد مناسب را به سرعت و با کمترین هزینه جایگزین نمود. اما چرا به جانشین پروروی نیاز داریم ؟ به دلیل وابستگی یک فرآیند کاری به افراد و مدیریت ریسک عدم همکاری یک نفر به هر دلیل (مهاجرت، خدمت سربازی، ازدواج، اتفاقات غیر مترقبه، تغییر تکنولوژی و یا رویکرد شرکت و ....) باید به گونه ای عمل کرد که هزینه این تغییرات کاهش یابد، چون نمی توان احتمال اینکه یک نفر از پرسنل شرکت شما به هر دلیل مایل به ترک شرکت شما باشد را صفر کرد.
نکته حائز اهمیت آنکه باید برای هر پست به شیوه متفاوتی فرآیند جانشین پروروی را دنبال نمود:
برای مثال در بخش های اداری و مالی بهتر است با وارد کردن نیروهای تحصیل کرده و با یک تجربه خوب به عنوان کارمند و با طی مدت زمان مناسب، وی را با محیط و شرایط کاری شرکت آشنا نمود و برای جانشین کردن احتمالی برای سایر کارشناسان و مدیران پرورش داد. در حالیکه برای نیروهای تولید بهتر است از نیروهای جوان و با انگیزه برای مثال فارغ التحصیلان دانشگاه استفاده نمود و در گروه های تولید استفاده کرد تا ضمن اینکه از خدماتشان استفاده می شود با تجربه شوند و بتوانند مشاغل مهمتری مانند تحلیل سیستم و یا مدیریت پروژه را به آنها سپرد.
اما در شغل های داخلی نظیر منشی و سرپرست دفاتر، کار مشکل تر است و جانشین پروری سخت و یا گاهی غیر ممکن است. این افراد به دلیل اینکه واسط شرکت با مشتری و سایر مجموعه های خارج از شرکت هستند، جایگزین کردنشان با شخص دیگر معمولا سخت و یا با مشکل همراه است. همچنین به دلیل نوع کار نمی توان یک فرد اضافی را در مجموعه نگه داشت برای روز مبادا، به نظر من بهترین گزینه برای پیدا کردن جانشین برای این افراد نوع قراردادی است که با آنها بسته می شود. به نوعی که حداقل چند ماه قبل از ترک شغل شرکت را آگاه کنند، در این زمان، شرکت با اعلان های عمومی و یا محدود گزینه های مناسب را پیدا کند و در یک مدت زمان یک یا دوماهه پست ها از شخص قبلی به شخص جدید تحویل داده شود.
در کنار همه این موارد دوره های آموزشی مقطعی برای آشناکردن افراد با مباحث مختلف، برگزاری جلسات عمومی در شرکت برای آگاه ساختن هر کدام از افراد با رویداد های شرکت و فرآیند های هر مجموعه، تدوین یک برنامه راهبردی و جامع (Master Plan ) در بخش نیروی انسانی و .... را نباید نادیده گرفت. به شکلی که در هر مورد و حداقل برای پست های حساس تر جانشین مناسب برای هر پست از قبل پیش بینی شده باشد.
به دلیل هزینه های رعایت تمام قواعد جانشین پروری، به عنوان یک راهکار برای شرکت های کوچک که توان پرداخت این هزینه ها را ندارند، پیشنهاد می کنم با جذب یک یا دو نیروی نخودی[!] هزینه های تغییر نیروی انسانی را کاهش دهند. این نیروهای به اصطلاح نخودی! چه مشخصه ای دارند؟ افرادی هستند که در همه تیم ها حضور دارند و به همه کمک می کنند و در همه کاری کنجکاوی به خرج می دهند و نسبت به آن اطلاع نسبی دارند. این افراد خود نمی توانند پستی را بپذیرند چون دانش کامل نسبت به آن ندارند بلکه می توانند در زمانی که به هر دلیل ناگهانی، فردی از مجموعه حذف شد، در مدت زمان جذب نیروی جدید، عهده دار آن کار شوند و حداقل پاسخگوی اتفاقات آن بخش باشند و در زمان جذب نیروی جدید به عنوان رابط انتقال اطلاعات به اشخاص جدید عمل کنند(همانگونه که در متدولوژی های Agile مطرح است که بهترین روش انتقال اطلاعات مذاکرات بین افراد است) . این پرسنل باید افرادی علاقه مند، پر انرژی، کنجکاو، خلاق، توجیه گر ، با روابط عمومی قوی و علاقه مند به یادگیری همه چیز باشند.
داشتن یک یا دو نفر خوب از این گونه پرسنل برای هر شرکت کوچک نرم افزاری نعمتی است که به نظرم نباید نادیده گرفته شود، هر چند پیدا کردن چنین اشخاصی و نگهداشتنشان در چنین وضعیتی سخت است.
همین!