يک شرکت توليد کننده نرم افزاري بايد هم در زمان تاسيس و هم در دوره هاي بازبيني استراتژي هاي خود، يک نکته را مد نظر قرار دهد، برنامه ريزي زماني، بدين معني که براي رسيدن به اهداف خود  در قالب برنامه هاي بلند مدت ميان مدت و کوتاه مدت ، گام هايي را تعريف کند. اين کار در همه شرکتهاي توليدي و بازرگاني نيز يکسان است، اما نکته اي که در مورد يک شرکت نرم افزار ويژه تر است، طول مدت اين برنامه هاست. به دليل تغييرات مداوم تکنولوژي نمي توان، برنامه هاي بلند مدت طولاني تدوين نمود مگر آنکه، آن برنامه مستقل از تغييرات جامعه و فنآوري باشد. در مورد برنامه هاي کوتاه مدت، هم اگر يک شرکت ماهيت توليدي دارد، نمي تواند برنامه ها را آنقدر جز کند که نتواند آنها را محقق کند.
تجربه محدود و ناقص من در اين زمينه باعث شده است که سه گروه برنامه براي شرکت تدوين کنم:
- برنامه بلند مدت 5 ساله که در آن فقط چارچوب هاي کلي اهداف شرکت محقق شده است و براي آن برنامه ريزي مي شود، با اين پويايي که به توان با توجه به استراتژي نهايي، تاکتيک هاي کوتاه مدت را تغيير داد.
- برنامه ميان مدت يکساله، که قبل از آغاز هر سال کاري شرکت، برنامه سال بعد را بر اساس شرايط موجود و نگاهي به برنامه بلند مدت تدوين مي شود. در اين برنامه جايگاه افراد و وظائفشان در سال آينده مشخص مي شود. اين برنامه ميان مدت ممکن است در ميانه سال، با توجه به ايجاد فرصت هاي جديد و يا بروز بحران هاي کاري، تغيير پيدا کند، اما تلاش مي شود رؤوس آن با برنامه بلند مدت همخواني داشته باشد.
- برنامه کوتاه مدت يک ماهه: که در اين برنامه در ابتداي هر ماه، خروجي آن ماه مشخص مي شود. و وظائف ريز افراد تعريف مي شود. در اين مورد هم در مورد شرايط ناگهاني مانند خدمات پشتيباني فوري، فروش هاي لحظه اي و يا ريسک هاي پروژه تغييراتي در برنامه داده مي شود. بگذريم که گاهي اين تغييرات به حدي است که خروجي هر ماه را متفاوت از پيش بيني اوليه مي کند، اما تلاش مي کنم که بي خروجي نباشيم!

ذکر اين مطلب ضروري است که اين برنامه ريزي متفاوت از برنامه ريزي و زمانبندي هر پروژه است که ماهيت خاص خودش را دارد و بايد به درستي براي آن برنامه ريزي کرد. اين گونه برنامه ريزي کوتاه مدت براي بخش هايي نظير فروش، خدمات پس از فروش و توليد بسته هاي عمومي نرم افزار (Packages) صادق مي باشد. از سوي ديگر به دليل تغييرات سريع جامعه ، نمي توان ساختارهايي هرمي براي يک شرکت نرم افزاري ايجاد کرد که همه وظيفه مشخصي داشته باشند و به صورت ماهانه تغييري در آن رخ ندهد، مگر آنکه آن شرکت بزرگ و با سرمايه مادي و معنوي کافي باشد.

نکته مهمي که در تدوين برنامه هاي شرکت به آن رسيده ام، آن است که بايد فکر ها را سالانه انجام داد، اما براي هر ماه برنامه عملياتي متفاوتي داشت. چرا؟
در ايران ما ماه هاي متفاوتي داريم که بر اساس آن شرايط جامع متفاوت است و اين شايد در هيچ جاي دنيا سابقه نداشته باشد: اين ماه ها عبارتند از فروردين، ارديبهشت، خرداد، شهريور، دي، بهمن، اسفند! به اضافه ماه محرم و ماه رمضان در تاريخ قمري. تعجب کرديد که بخش مهمي از سال در شرايط ويژه هستيم، صبر کنيد، توضيح مي دهم.
- فروردين : نيمي از ماه تعطيل است، در نيم دوم هم هنوز کسي تصميم به خريد يا سفارش نرم افزار ندارد و همه صبر مي کنند تا ماه بعد. ضمن اينکه به دليل عدم باز شدن رديف هاي بودجه، حتي در صورت تمايل به خريد، محل پرداخت وجه مشخص نبوده و عملا موکول به ماههاي بعد مي شود.
- ارديبهشت، به دليل هزينه هاي سنگين ماه اسفند و عدم فروش خوب محصولات جديد، فشار مالي در ارديبهشت ماه به شرکت ها وارد مي شود، هر چند تقاضاهاي خريد محصول و سفارش پروژه افزايش مي يابد.
- خرداد : فصل امتحان نيروهاي کاري است که دانشجو هستند، لذا در صورت داشتن چنين نيروهايي، در اين ماه و ابتداي تير ماه، بسته به تعداد توان فني شرکتها کاهش مي يابد.
- شهريور: اغلب مرخصي مديران و کارکنان در اين ماه است تا پيش از آغاز فصل تحصيلي جديد، با خانواده استراحتي داشته باشند، بنابراين عملا فروش اين ماه و ماه مهر افت پيدا مي کند.
- دي و بهمن : با نزديک شدن به دهه فجر و آخر سال، ميزان تقاضاي مشتريان، علي الخصوص در بين سازمانهاي دولتي افزايش مي يابد. لذا بايد تيم فروش و خدمات پس از فروش آمادگي کافي براي مذاکرات متعدد در ماه آمادگي داشته باشند.
- اسفند: هر چند ميزان درآمد خوبي حاصل از فروش ماههاي پيشين به شرکتها تزريق مي شود، اما با توجه به هزينه هاي آخر سال، پاداش پرسنل و هداياي تبليغاتي شرکت، و نيز هزينه هاي فروردين و ارديبهشت، بايستي مديريت مالي درستي در شرکت صورت گيرد.
- محرم : به دليل برگزاري مجالس مذهبي و تعطيلات آن، اغلب مشتريان دولتي علي الخصوص در دهه هاي اول آن در دسترس نيستند.
- رمضان : با توجه به شرايط ويژه روزه داري، توان توليد در مجموعه هاي نرم افزاري کاهش مي يابد. از سوي ديگر به دليل همين شرايط با مشتريان عملا نيمه دوم روز غير قابل استفاده است. اين مشکل با دستور عجيب دولت در سال جاري مبني بر کاهش ساعت کاري در ماه رمضان براي ادارت دولتي تشديد مي شود.

اين موارد عمومي نيست و با توجه به ماهيت هر شرکت و مکانيسم فروش و ارائه خدمات پس از فروش مي تواند متفاوت باشد. اين نتيجه گيري را در رادمان با توجه به وضعيت فروش و کسب و کار شرکت در طي پنج ساله گذشته به دست آورده ام. در اين سالها به تفکيک هر ماه، نوع کار، نوع فروش، ميزان درآمد به تفکيک نوع پروژه، ميزان هزينه به تفکيک نوع هزينه و .... را ثبت کرده و بر اساس آن گزارشهاي خوبي براي مديريت آتي شرکت و برنامه ريزي آن بدست آورده ام.

اين نکته هم فرآموش نشود که برنامه ريزي ماهانه شرکت، تابع شرايط اجتماعي نيز هست، براي مثال تعطيلي ناگهاني اعلام شده از سوي دولت (به تعداد بين التعطيلين توجه کنيد)، جلو کشيدن يا نکشيدن ساعات کار، کاهش ناگهاني و بدون اعلام قبلي ساعات کار در ماه رمضان و يا .... در فعاليت هاي جاري شرکت ها تاثير گذارند. هر چند شايد خود به اين شرايط متعهد نباشند و کار خود را بکنند اما دولت و جامعه را نمي توان کاري کرد. کاش ما هم به عنوان يک شرکت خصوصي درآمد چاههاي نفت را داشتيم که نگران کار کردن و يا نکردن در يک روز يا يک ماه نبوديم.

به هر حال به مديران شرکت هاي نرم افزاري توصيه مي کنم که با توجه به عملکرد قبلي شرکت خود و با توجه به وضعيت درآمد هاي خود، اقدام به ترسيم يک نمودار جريان پول (Cash Flow Diagram) بنمايند و با ترسيم اهداف بلند مدت و تدوين برنامه هاي ميان مدت و کوتاه مدت براي رسيدن به آنها اقدام نمايند.
ادامه دارد...
همين!