در هنگام فروش يک محصول آماده و يا توليد يک سيستم جديد نرم افزاري، مانند همه موارد رايج در صنعت و تجارت، يک قرارداد يا موافقت نامه بين فروشنده و خريدار و يا پيمانکار و کارفرما منعقد مي شود.
اين سند که در آن تمامي تعهدات طرفين و شيوه تعامل آنها با يکديگر، محصولات پروژه، زمانبندي و شيوه پرداخت روشن می شود را مي توان مهمترين مستند بين دوطرف دانست که با امضاء دو طرف جنبه حقوقي به خود گرفته و در صورت اختلاف مي تواند در مراجع ذيصلاح مورد استفاده قرار گيرد.
اما ....
از يکسو فروشنده و يا پيمانکار خيلي خود را مقيد به آن نمي داند، معمولا پروژه هاي نرم افزاري -شايد مثل همه پروژه ها در ايران- با تاخير ها و نقص هاي کوتاه و بلندي مواجه مي شود که باعث مي شود زمانبندي پروژه دقيقا رعايت نشود و محصولات نهایی با توافق اولیه متفاوت باشند.
از سوي ديگر خريدار و يا کارفرما نيز، اغلب تعهدات خود -مشخص شده در موافقت نامه- را ناديده گرفته و  شرايطي که بايد براي اجرا فراهم کند و پرداخت مبالغ موافقت نامه در مواقع تعیین شده را رعايت نمي کند، سطح توقعات خود را بیش از آنچه در موافقت نامه تعریف شده دانسته و بدون افزایش قرارداد، محصولات و تعهدات طرف دیگر را افزایش می دهد.

با وجود اينکه همگان اهميت موافقت نامه يا قرارداد ها را مي دانند چرا اين اتفاق مي افتد؟ هفت دلیل را اینجا ذکر می کنم:

1-درست ننوشتن و نخواندن موافقت نامه: اغلب موافقت نامه ها به درستي نوشته نمي شوند و يا خوانده نمي شوند، طبيعتا درست هم اجرا نمي شود. به عبارت ديگر، موافقت نامه در هنگام نگارش تعریف کننده موراد لازم نيست و تازه کسي که آن را هم امضاء مي کند، آن را درست مطالعه نمي کند که بداند به چه چيزي تعهد داده است. پس طبیعی است که در موقع اجرا، به آن عمل نشود.
2- موافقت نامه های مبهم: وجود ابهام در موافقت نامه ها، بسياري از موافقت نامه ها به عمد و يا به سهو داراي ابهاماتي است که باعث مي شود نتوان در موارد بروز اختلاف، تصميم گيري قاطعي در مورد آن داشت. داشتن ابهام، مساله اي است که همانگونه که گفتم به عمد توسط نويسندگان زرنگ موافت نامه ها ايجاد شده و به آن افتخار هم مي کنند.
3- قرارداد هاي يکطرفه: بسيار ديده ام که موافقت نامه کاملا يک طرفه و به سود يک طرف تنظيم مي شود. در اين شکل قراردادها، بيشتر از جانب کارفرما يا خريدار بند هايي به قرارداد اضافه مي شود که کاملا به نفع خودش است و منافع طرف ديگر را ناديده گرفته و يا اجراي موافقت نامه را خارج از توان طرف ديگر مي کند. عدم قبول تعهدات ساده براي خود در عين گذاشتن قيدهاي خيلي سخت براي طرف ديگر از اينجمله است. معمولا به اين قرارداد ها ترکمنچاي مي گويم و شده است که چنين موافقت نامه اي را امضاء نکنم، اگر چه براي توافق پيش از آن زحمت زيادي کشيده باشيم.
4- عجله و يا خستگي ناشي از بازاريابي: معمولا عقد قرارداد به عنوان آخرين گام فروش نرم افزار و يا گرفتن سفارش پروژه است، لذا تيم هاي فروش گاهي آنقدر عجله مي کنند تا حتما فروش را با هر شرايطي محقق کنند و يا آنقدر رفتن و آمدن ها و مذاکرات طولاني آنها را خسته کرده است که صرفا امضاي يک قرارداد راضيشان مي کند.
5- عدم هماهنگي بين قرارداد و تخمين هاي پروژه: در برخي مواقع نويسنده، امضاء کننده و يا خواننده قرارداد متفاوت از تيم توليد يا نصب سيستم است (که اغلب اينگونه نيز هست) به همين دليل ممکن است توافق کنندگان شرايطي را بپذيرند که عملا اجراي آن توسط تيم هاي پياده ساز و يا راه اندازي آن توسط استفاده کننده اصلي در زمانبندي مقرر و يا با داشته هاي موجود غير ممکن باشد، اين مساله باعث مي شود که قرارداد نرم افزاري از اجرايي شدن ساقط شود.
6- رابطه دوستی بین کارفرما و پیمانکار: پیش می آید که پس از عقد موافقت نامه، یک رابطه نزدیک بین کارفرما و پیمانکار شکل می گیرد. این رابطه باعث می شود که دو طرف به نوعی با یکدیگر کنار بیایند و به عدم اجرای برخی تعهدات توجه نکنند. اگر چه در نگاه اول این کنار آمدن دوستانه بد نیست، اما چون همه رابطه بین دو طرف در نهایت بر اساس مسائل مالی و تجاری است، اگر مسائل به شکل غیر قابل تحمل در بیاید، باعث می شود همان دوستی اولیه نیز خراب شود. ضمن اینکه دو طرف چون ابتدا به شکل دوستانه به مساله نگاه کرده اند، در صورت شکست پروژه احساس خسران بیشتری داشته باشند.
7- قراردادهای صوری: برخی مواقع، یک قراراداد فقط جنبه صوری و ظاهری دارد و توافقات بین دو طرف، همه بر اساس مسائل شفاهی صورت می گیرد و نوشتن قرارداد صرفا به دلیل رفع حساسیت های نظارتی است تا در صورت مراجعه بگویند که قرارداد خوبی دارند. اما در واقع به شکل دیگری عمل می کنند.
شايد بتوان ده ها دليل ديگر نیز بر شمرد، اما نکته مهم آن است که به عنوان هر يک از طرفين قرارداد، نبايد بگذارید که قرارداد صرفا در حد يک نوشته باقي بماند، بايد به آن وفادار بود و تعهدات آن را جدي گرفت. چرا؟ در اين مورد هم در آینده خواهم نوشت.
همین!