از مباحثی که متاسفانه اغلب در بخش هاي خصوصي کوچک مورد غفلت قرار می گیرد، مبجث بودجه و برنامه ريزي در اين زمينه است. اين گونه مجموعه ها با اين ذهنيت که بودجه مخصوص سازمانهاي دولتي و يا شرکتهاي خصوصي بزرگ است و يا به اين دليل که توانايي برنامه ريزي را ندارند و يا اهميت آن را درک نکرده اند، اغلب در اين زمينه اقدام جدي انجام نمي دهند. در اين نوشته نمي خواهم وارد بحث تئوري بودجه و مباحث مالي مرتبط با آن بشوم که نه جايگاه وبلاگ چنين است و نه من داراي تخصص لازم در اين زمينه هستم. بلکه مي خواهم مقدمه ای طرح کنم کاربردي از باب اهميت توجه به اين بحث در گام اول و بعد نکاتي در تعريف نظام بودجه در يک شرکت نرم افزاري.
با يک تعريف عاميانه، بودجه نظام پيش بيني و برنامه ريزي براي جذب "منابع" و صرف "مصارف" در مقاطع مشخص در يک بازه زماني معلوم  و براي موارد مختلف مي باشد به شکلي که نشانگر نحوه کسب دارايي و صرف هزينه براي يک فعاليت اقتصادي باشد. بودجه معمولا در ابتداي یک بازه زماني تعريف مي شود و در عمل و در طي زمان، هم کنترل جريان نقدينگي شرکتها را انجام مي دهد (اگر به عنوان يک قيد در برنامه ريزي ها، پرداخت ها و دريافت ها عمل کند) و هم ميزان تحقق برنامه ها و انحراف از اهداف را مشخص می کند.
اما در يک شرکت خصوصي چرا بايد تعريف بودجه را جدي گرفت، حتي اگر کوچک باشد و يا سهامداران يا هيات مديره نيازي به آن نداشته باشند؟

معمولا شاهد هستم که در شرکتهاي خصوصي کوچه به دليل عدم آگاهي به اين مساله همه رخداد هاي مالي و برنامه ريزي ها به صورت ذهني و بدون داشتن يک برنامه مشخص صورت مي گيرد و اين در دراز مدت باعث دور شدن از اهداف تعريف شده آن مجموعه مي گردد. اغلب به صورت کوتاه مدت و بدون داشتن يک برنامه مشخص اقدام به بازاريابي و يا فروش محصول يا خدمات و در نهایت کسب درآمد مي نمايند و در مورد صرف هزينه ها، روند مشخصي نداشته و بسته به نیاز روز و دارایی موجود، هزینه می کنند، بدون آنکه یک ذهنیت بلند مدت داشته باشند. اگر يک شرکت از آخر به اول فکر کند، در مي يابد که براي رسيدن به هدف بلند مدت خود، باید چه برنامه هاي کوتاه مدتي را اجرا کند و براي اجراي موفق اين برنامه ها به چه منابعي نياز دارد و چه هزينه ها و مصارفي بايد صورت گيرد.در يک شرکت نرم افزاري هم مانند هر مجموعه اقتصادي ديگر براي تحقق اهداف، باید در کنار برنامه ريزي اصولي در ساير بخش ها، در بخش مالي و نحوه کسب درآمد ها و صرف هزينه ها پيش بيني لازم صورت گيرد تا در اجراي برنامه ها دچار کمبود منابع مالي در زمان درست نگشته، منابع خود را در زمان نامناسب خرج نکنند. معمولا منابع يک شرکت نرم افزار به جز سرمايه آورده سهامداران، شامل درآمد هاي حاصل از فروش و پشتيباني نرم افزار خواهد بود اگر تسهيلات و ساير درآمد ها را حذف نماييم و مصارف عمده آن در هزينه هاي جاري، پرسنل، خريد ابزارها و هزينه هاي بازاريابي، فروش و پشتيباني نرم افزار ها گروه بندی می گردد. (متخصصین مالی از من ایراد نگیرند که شاید این تقسیم بندی درست نباشد، نظر شخصی یک غیر متخصص در زمینه مالی است)
چگونه در یک شرکت نرم افزاری نظام بودجه را تعریف کنیم؟
اگر بتوانيم يک برنامه سالانه براي يک شرکت نرم افزار استخراج کنيم آنگاه مي توانيم نحوه تقسيم بندي منابع و مصارف را در آن معین نماییم. (برای آگاهی از تاثیر زمان در برنامه ریزی شرکتهای نرم افزاری به نوشته مرتبط مراجعه کنید در این آدرس: http://weblog.radmanitd.com/archives/000368.html )
با تقسیم یک سال به فصول مختلف (4 مقطع زمانی) و یا ماهانه (12 مقطع) و بررسی عملکرد مشابه در سالهای گزشته می توانید با در نظر گرفتن میزان افزایش هزینه ها، تورم رایج و همچنین پیش بینی اجرای برنامه های توسعه، برآوردی برای سال آینده خود داشته باشید، که طبیعتا مانند هر بودجه ای صد در صد درست و واقعی نبوده و در هنگام اجرا، در عمل تفاوت هایی با میزان پیش بینی شده وجود خواهد داشت.
دقت کنید، بودجه شما جهت گیری شما را مشخص خواهد کرد، بنابراین چنانچه در امر بازاریابی، پیش بینی هزینه ای را نکرده اید، انتظار نداشته باشید که بتوانید برنامه ای را در آن اجرا کنید و شاهد ثمرات آن باشید. پس تلاش کنید در ابتدای کار منابع خوبی را جذب کنید و سپس یک برنامه درست برای صرف کردن آنها داشته باشید. دقت کنید همیشه داشتن پول زیاد، تضمین کننده موفقیت یک شرکت نیست، برنامه ریزی در هزینه کردن درست و به موقع آن پول هم مهم است. مساله دیگر آنکه با احتساب هزینه مصارف یک سال نمی شود همیشه با منابع کامل در ابتدای دوره شروع کرد. این کار باعث می شود قدرت ریسک شما کاهش پیدا کند. بهتر است نحوه صرف مصارف را در زمان مشخص نمایید و تلاش نماید منابع لازم را در زمان مناسب به مجموعه تزریق کنید. بدین ترتیب می توان با بخشی از منابع شروع کرد و به مرور منابع جدید را جذب و بر اساس آن هزینه ها را انجام داد.
اگر بخواهم مطالب فوق را در چند مورد خلاصه نمایم، نتیجه زیر حاصل خواهد شد:
1- برای شرکت خود یک بودجه سالانه با بازه های زمانی مشخص ماهانه تعریف کنید.
2- در کسب منابع تلاش کنید با یک نگاه واقعی حاصل از تجارب قبلی و برنامه های جدید، پیش بینی نمایید.
3- در مصارف، با برنامه عمل کنید و همه منابع خود را یکجا خرج نکنید و آینده نگری داشته باشید.
4-برنامه جذب منابع و صرف آنها را در قالب یک جریان نقدینگی (cash flow) تعریف کنید.
5- در صرف هزینه ها، تلاش کنید همه جنبه های یک شرکت را پوشش دهید و فقط به پرداخت هزینه های جاری اقدام نکنید، به عبارت دیگر بخشی را برای برنامه های توسعه خود قرار دهید.
6- آگاهانه ریسک بکنید.
7- پول زیاد، ضامن موفقیت شما نیست، درست خرج کردن و جذب سرمایه جدید هم به همان اندازه مهم است.
8- سعی کنید سال به سال، نظام بودجه ریزی خود را بر اساس تجربیات قبلی، بهتر کنید تا به واقعیت نزدیک تر شود.
9- بودجه را به عنوان قیدی در هزینه ها تعریف کنید و میزان انحراف واقعی با پیش بینی شده و دلایل آن را استخراج و تجزیه و تحلیل کنید.
10- موفق باشید!

همین!