نرم ا�?زار سروش، بخشی دارد تحت عنوان بانک اطلاعات ا�?راد، که در آن می توان مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی مورد نیاز یک مجموعه را وارد نمود. در این بانک در قالب یک سیستم مدیریت ارتباط مشتریان، همه اطلاعات پیرامون یک �?رد نگهداری می شود، سپس از طریق کانالهای اطلاع رسانی مختل�? می توانیم به ا�?راد به صورت �?ردی، گروهی و یا زمانبندی شده پیامهای پویا را ارسال کنیم. پیام هایی نظیر �?اکس، پست الکترونیک email، پیام کوتاه SMS، پیام های صوتی و ... بگذریم. قصه چیز دیگری است.
به لحاظ اجرایی این سیستم را در سازمانهای مختل�?ی که طی�? متنوعی از مخاطبان را شامل می شوند راه اندازی کرده ایم. سازمانهایی که اغلب با طی�? تحصیل کرده ای از مخاطبان شامل مدیران دولتی، روزنامه نگاران،  پزشکان یا وکلا و مهندسین را شامل می شوند. نکته آنجاست که مشتری های ما، اطلاعات این مخاطبان را جمع آوری کرده و در سروش وارد کرده اند، از جمله نشانی پست الکترونیک (email address) را. جالب است برایم که در این تعداد نسبتا زیاد از ا�?راد، درصد کمی از آنها ایمیل دارند و تازه  آنها که داشته اند هم اغلب از سرویس های رایگان (نظیر yahoo یا gmail ) است�?اده کرده اند. جالب تر آنکه عده نسبتا قابل توجه ای از همین تعداد هم  آدرس هایشان را اشتباه نوشته اند! اغلب یک www قبل از ID خود نوشته اند، http گذاشته اند یا نشانی ایمیل را با �?اصله (space ) وارد کرده اند. برخی هم که با ID های خنده دار و اسامی مستعار، ثبت نام کرده اند. نکته مهم آنکه این اطلاعات مربوط به مخاطبان یک سازمان خاص و در یک شهر خاص نیست. جمع بندی من است از مشاهده اطلاعات چندین سیستم.

در اینکه قشر عوام مردم با این نشانی بیگانه باشند جای تعجب زیادی برایم نبود، اما جالب بود برایم که چرا قشر تحصیلکرده و به اصطلاح روشن�?کر ما چرا؟ آیا اهمیت داشتن یک نشانی الکترونیک رسمی را نادیده گر�?ته اند و نیازش را احساس نکرده اند؟ آیا صر�?ا داشتن یک ایمیل برایشان خالی نبودن عریضه است که حتی نمی دانند چطور باید بنویسندش؟ آیا آن را مایه کلاس کار و پز اجتماعی می دانند.
اینکه من به عنوان یک شخص آدرس یاهو یا ... داشته باشم مهم نیست اما یک مقام مهم در یک شرکت دولتی یا خصوصی چرا باید از آن نشانی همه جا است�?اده کند؟
به من خرده نگیرید که از نگاه یک کامپیوتری به قضیه نگاه می کنم، در وضعیتی که داشتن یک موبایل الزامی شده و همه جا و در همه �?رمهای ورود اطلاعات جای خالی پرکردن آن را می گذارند، نباید به email هم جدی نگاه شود. چرا باید یک وزیر ما وقتی می خواهد نشانی خود را بدهد، به سختی و آنهم در یاهو می گوید و تازه بعد از چند روز متوجه می شود (یا می شوند) که چه اشتباه بزرگی مرتکب شده و اصلاحش می کنند!؟ اینکه مدیر �?نآوری اطلاعات و ارتباطات بخش دولتی ما وقتی برایش ایمیلی می زنی باید زنگ بزنی که برو بخوان اشکالی ندارد!؟ اینکه اگر از دانشجویان بخواهی تمرین ها را email کنند خودشان و سایر استادان تعجب می کنند؟ اینکه وقتی خیلی از ا�?رادی که در وبلاگی کامنت می گذارند، آدرس ایمیلشان را اشتباه (با غلط های نگارشی) وارد می کنند؟ اینکه هنوز به عنوان یک رسانه ارتباطی در روابط عمومی ها جدی گر�?ته نشده است؟ همه اینها عجیب نیست...؟
نمی دانم، به نظر من که عجیب است.
همین!

دیشب مسیرم خورد و از جلوی در دانشگاه شهید بهشتی رد شدم. عجیب دلم گر�?ت و دلم تنگ شد برای راه رو های شلوغ دانشکده زمان دانشجوییم و راه رو های خلوت زمانی که درس می دادم.
دلم تنگ شد برای استرس های تحویل پروژه و امتحان خودم، استرس وارد کردن به دانشجویان در وقت تعری�? پروژه و طرح سوال های امتحان ....
خوش به حال دانشجوها و استادان که دوباره از مهر شروع می کنند تن�?س در آن حال و هوا را .
حسابی دلم تنگ شده ، اما چه کنم که منطق حکم می کند هنوز بر سر حر�?م باشم، پس هنوز  خداحا�?ظ دانشگاه.
همین!

این نوشته در ادامه مطلب پیشین در مورد ایجاد سازمان و دولت الکترونیک از طریق فعال سازی بحث الکترونیک به این موضوع خواهد پرداخت که جایگاه یک روابط عمومی الکترونیک در یک سازمان الکترونیک کجاست.
در سازمانهای مدرن که به جای تفکیک فعالیت ها در قالب حوزه های عملکرد، به صورت فرآیند گرا ، سرویس گرا و یا نتیجه گرا فعالیت می کنند، دیگر بخشی انحصاری تحت عنوان روابط عمومی نخواهیم داشت که عهده دار اجرای همه فعالیت های زیر مجموعه بحث روابط عمومی باشد. بلکه روابط عمومی در قالب فرآیند هایی تقسیم می شود که در تمام حوزه های عملکردی سازمان گسترش می یابد و همه افراد و سیستمهای سازمان در آن در گیر خواهند شد از بالاترین مدیر ارشد تا پایین ترین نیروی اجرایی و عملیاتی. بدین ترتیب که چون سازمانی مشتری مدار ایجاد کرده ایم، همه فرآیند های سازمان در جهت ارائه سرویس مناسب به مشتری خواهند بود، لذا فرآیند های اطلاع رسانی و نیز نظرسنجی و ارزیابی رضایتمندی مشتری، در همه سازمان جاری بوده و همه بخش های سازمان به نوعی با آن درگیر خواهند بود. ساخت فرهنگ های سازمانی، تدوین شاخص های ارزیابی نظرات جامعه، ارتباط با رسانه ها، ارتباطات مردمی و  همه و همه فرآیندهایی خواهند بود گسترده در سطح کل سازمان که با توجه به نیاز فعال می گردند و بر اساس ورودی های خارجی و یا از طریق فرآیند های دیگر، خروجی های مد نظر سازمان را تولید خواهند کرد.
در این مجموعه فرآیند همه گیر، جایگاه واحد روابط عمومی، مدیر و کارشناسان روابط عمومی چیست؟ آیا باید بخش روابط عمومی  را تعطیل کرد؟

البته که پاسخ منفی است. در این سازمان مبتنی بر فرآیند و مشتری مدار، بخش روابط عمومی و پرسنل آن مالک (Owner) فرآیند های خاص روابط عمومی خواهند بود. به عبارت دیگر اگرچه اجرای بخش عمده ای از فرآیند ها در سازمان توزیع شده و یا با فرآیند های دیگر سازمانی درگیر شده است ولی مسؤولیت نظارت بر حسن اجرا، کنترل، همانند سازی فرآیند ها (Clonning)، مدیریت صف وظائف و اجرای برخی فرآیندهای تخصصی بر عهده روابط عمومی است، به شکلی که نحوه فعالیت های بخش روابط عمومی از اجرای صرف به سمت سیاست گذاری و کنترل اجرا سوق پیدا می کند.
در این مدل مدیران روابط عمومی با دراختیار داشتن یک پانل کنترل (Control Panel ) وضعیت فرآیند های مرتبط را مونیتور، کنترل و مدیریت می کنند و با در اختیار داشتن ابزارهایی برای مدیریت پروژه ها، مدیریت کار گروهی، بانک دانش روابط عمومي ، بانک های اطلاعاتی افراد و مستندات، ابزارهای اتوماسیون روابط عمومی و سیستمهای ارتباطات الکترونیک، اجرای فرآیندهای روابط عمومی را اثر بخش تر و کاراتر می نمایند.
در چنین سازمانهایی، کارکنان روابط عمومی ابتدا باید در درجه اول، مهارت های روابط عمومی الکترونیک (شامل اپراتوری مقدماتی تا پیشرفته کامپیوتر و ابزارهای وابسته به آن، بهره گیری از رسانه های دیجیتال و ....) را به خوبی فرابگیرند و سپس دانش خود را در ارتباط با نرم افزارهای تخصصی روابط عمومي افزایش دهند.
گرچند مشکل است بدون ایجاد یک سازمان الکترونیک، روابط عمومی الکترونیک کاملی ایجاد کرد، اما چنانچه در مطلب پیشین هم اشاره کردم، به سبب استقلال نسبی فرآیندهای اطلاع رسانی از سایر فعالیت های سازمان، می توان ابتدا بخشی از فعالیت های جاری روابط عمومي را الکترونيک نمود، سپس با گسترش تغییرات به درون سازمان و دریک بازگشت به یک روابط عمومي الکترونيک کامل و پويا دست یافت.
همین!

این روزها شاهد تغییرات بنیادی در برخی مراکز بزرگ هستیم، سازمان مدیریت و برنامه ریزی که به یکی از معاونت های ریاست جمهوری تبدیل شد، آنطرف هم زمزمه هایی از ایجاد تغییرات اساسی در بانک ها و بیمه های کشور می شنویم. چون یک متخصص یا فعال اقتصادی نیستم، صلاحیت قضاوت در مورد درستی یا نادرستی این تغییرات را ندارم.
فقط می خواهم به یک نکته کوچک اشاره کنم: در فقدان مشتریان خصوصی بزرگ محصولات نرم افزاری (شاهدیم که بزرگانی مانند خودرو سازها و یا صنایع نفت،  آهن و فولاد  از ایران خرید نرم افزار نمی کنند و مایلند نرم افزارهای خارجی بخرند)، دو گروه مشتری، خریدار کلان محصولات نرم افزاری در کشور بودند. یکم دولت که بخش عمده ای از خرید نرم افزارهای گران قیمت و پروژه های بزرگ در آن جریان داشت، دوم بانکهای خصوصی که چند سال پیش تحرک خوبی در وصعیت نرم افزار کشور ایجاد کردند و باعث گردش مالی خوبی در بازار کامپیوتر کشور ایجاد کردند (هر چند برخی نرم افزار هسته اصلی خود را از خارج خریدند، اما بازار کارت های هوشمند و .... از قبل آن رونق گرفت). امید بود که با ورود بیمه های خصوصی هم این اتفاق بیافتد که با این تغییرات، مدیران صنعت بیمه ریسک خرید نرم افزارهای گران قیمت را نمی کنند.
حال با این آشفتگی وضعیت خرید نرم افزار در دولت و بانکها و بیمه، شرکتهای تولید کننده نرم افزار سراغ چه بازاری باید بروند، خدا می داند.
قبلا هم گفته ام باز هم تاکید می کنم صنعت نحیف تولید نرم افزار کشور نیاز به آرامش دارد و در شرایط ناآرام و بحرانی نمی تواند رشد کند.
امیدوارم این تغییرات چه مثبت و چه منفی زودتر نهادینه شود تا با تثبیت شرایط،  بتوان پروژه های بزرگ نرم افزاری را تعریف کرد، که از کنار آن چه شرکتهای بزرگ نرم افزاری و چه شرکتهای کوچک سود خواهند جست.امیدوارم ....
همین!

نوشته"نقدی بر دستمزد کارشناسان نرم ا�?زار" را �?علا بدون شرح بخوانید، در مورد آن  نقدی دارم که خواهم نوشت.
همین!

دو سه سال پیش در هنگام یک پروژه، بخشی از آن را out source کرده بودیم. در ابتدای آن جلسه ای داشتم با مدیر شرکت مجری، پرسید مگر شما خودتان برنامه نویس ندارید که این قسمت را به ما می دهید، گ�?تم مشکل  نداشتن برنامه نویس نیست. چون قسمتی است که می تواند به صورت مستقل کار شود و بقیه بخش های برنامه از آن است�?اده می کنند ترجیح می دهم در خارج از شرکت کار شود، ضمن اینکه این قسمت را آنطور که می خواهیم و بدون خطا باید به ما تحویل دهید، پس زمان کلی پروژه هم کاهش می یابد. وقتی توا�?ق نهایی را می کردیم، گ�?تم هر کاری در این قسمت نیاز بود باید انجام دهید و حر�? بچه های ما را گوش دهید، قبول کرد.
از آن پس در طول چند ماهه پروژه، بچه ها مدام به آن شرکت زنگ می زدند و اگر خطایی بود و یا نیاز جدیدی بود به وی اطلاع می دادند، به شکلی که ممکن بود روزانه حتی نزدیک به 10 بار تماس گر�?ته شود، به عبارت دیگر تقریبا دو طر�? دیوانه شده بودند، هم بچه های ما چون محصول آنها مشکلات و یا پیچیدگی هایی داشت، هم آنها که مشتریشان ما بودیم و نمی توانستند مانند مشتری عادی قضیه را ساده �?یصله بدهند.  از قضا دستگیره در حمام شرکت که ما به جای انباری از آن است�?اده می کردیم هم خراب بود و در به سختی باز می شد. در آن روزها کارآموزی داشتیم  که در این پروژه هم �?عال بود. این کارآموز ما به شوخی تا کسی می  خواست با آن شرکت تماس بگیرد و یک مشکل را برطر�? کند، می گ�?ت به آنها بگو دستگیره در حمام ما خراب است، لط�?ا آن را هم درست کنید! این جریان "دستگیره در حمام" در شرکت یک اصطلاح شد و به مرور به اصطلاحی تبدیل شد برای بیان خواسته های نامعقول مشتریان شرکت. توقعاتی که می دانم همه شرکتهای تولید کننده نرم ا�?زار با آن مواجه بوده اند. چه نرم ا�?زار بزرگی داده باشند چه کوچک، مشتری توقعاتی دارد که در چارچوب هیچ قرارداد و تعهد خدمات پشتیبانی نمی گنجد. یادم می آید در مورد یکی از مشتریان شهرستان، صاعقه زده بود و اتاق کامپیوترشان در آتش سوخته بود. ما هم خبر نداشتیم، چند وقت تماس گر�?تند که برای نصب مجدد برویم. تعجب کردم چون نسخه Installer را هم داشتند. پرسیدم خوب خودتان نصب کنید، گ�?تند نه شما بیایید، گ�?تم خوب باید هزینه ایاب و ذهاب کارشناس را طبق گارانتی متقبل شوید، شاکی شدند که یعنی چه؟ شما باید نرم ا�?زارتان را پشتیبانی کنید! باید رایگان بیایید و کار را انجام دهید. گ�?تم، آیا ما مقصریم که اتاق شما در آتش سوخته؟ آیا ما تعهدی راجع به خطاهای خارج از چارچوب نرم ا�?زار داریم؟ آیا .... اما کو گوش شنوا...؟
بگذریم.... همه ما به اندازه کا�?ی از این خاطره های تلخ و شیرین داریم. مطلب را با یک خاطره شروع کردم که در طی چندین نوشته ، بحث خدمات پشتیبانی محصولات نرم ا�?زاری را مروری کنم.... پس تا بعد....!
همین!

یک خبر:اولین آیین نامه جامع نحوه �?عالیت ،‌وظای�? و اختیارات روابط عمومی در تاریخ کشور ابلاغ شد. برای خواند اصل خبر اینجا را کلیک کنید.

یک نکته: خوشحالم که در تدوین این آیین نامه به چند نکته اشاره شده که دوتایش از نگاه من کامپیوتری مهم تر است: "مدیریت پایگاههای اطلاع رسانی الکترونیک دستگاه " و "ا�?کار سنجی عمومی دستگاهی"

یک نظر:این اقدام را به �?ال نیک می گیرم و امیدوارم این گونه �?عالیت ها، جایگاه روابط عمومی الکترونیک را در سازمانها ارتقاء بخشد.

همین!

اگر هد�? اطلاع رساني را ارائه درست اطلاعات صحيح به مخاطبان صحيح و در زمان مناسب دانست،  از زمينه هايي که کامپيوتر و بعد ها �?نآوري اطلاعات و ارتباطات حضوري زودهنگام داشتند، همين �?رآيند اطلاع رساني در سازمان هاست. اين زمينه به دليل اهميت از يکسو و به دليل مستقل بودن از �?رآيند هاي جاري سازمانها بسيار مورد توجه قرار گر�?ته و راهکاري هاي مختل�?ي براي بهبود اين �?رآيند ها درنظر گر�?ته شد. به همين دليل قدمت اين راهکار ها شايد بيشتر از ساير زمينه هاي ديگر باشد.
کاربردهاي ICT در اطلاع رساني  را مي توان در دو زمينه گروه بررسي نمود:
- بهبود بخشيدن و ا�?زايش کارايي روشهاي سنتي و کلاسيک  اطلاع رساني: در اين گروه از کاربرد ها، هد�? آن است که از ICT به شکلي است�?اده کنيم که بدون تغيير در شيوه انتقال اطلاعات، �?رآيند انجام امور را تسهيل کنيم. براي مثال اگر هد�? آن است که از طريق بروشور يا نشريه اطلاعات منتشر شود، ماهيت نشريه يا بروشور کاغذي تغيير نمي کند بلکه نرم ا�?زار ها و سخت ا�?زارهايي طراحي شده اند که به تهيه و انتشار اين نشريات کمک مي کنند. يا اگر قرار است از طريق همايش يا نمايشگاهي اطلاع رساني صورت گيرد از کاربردهاي �?نآوري اطلاعات در جهت بهبود برنامه ريزي و تسهيل اجراي آن همایش است�?اده می شود.
-است�?اده از کانالهالی اطلاع رسانی الکترونیک برای اطلاع رسانی: در این گروه، خود کانالهای الکترونیک، ابزاری می شوند برای انتقال اطلاعات به جامعه هد�? آن. برای مثال وقتی تل�?ن همگانی شد، اطلاع رسانی از طریق تل�?ن هم رونق گر�?ت (مراکز تل�?ن و یا تل�?ن گویا) ، وقتی اینترنت رایج شد، ایجاد یک وب سایت و یا وبلاگ کمک می کرد بخشی از ا�?راد مخاطب را از این طریق مطلع نمود، وقتی هم که موبایل و SMS آمد، سرویسهای ارسال پیام کوتاه روی موبایل مشترکین رایج شد، نرم ا�?زارهای چند رسانه ای، وب کیوسک ها و به عبارتی کیوسک های اطلاع رسانی، بهره گیری از شبکه های بی سیم برای ارسال اطلاعات روی گوشی های موبایل و یک کامپیوترهای کوچک، ارسال پیام های تبلیغی و یا اطلاع رسانی از طریق پست الکترونیک، MMS ، پادکستینگ، ویدئو کن�?رانس، رادیو و تلویزیون اینترنتی و ... از این جمله اند.

اما در ايران وضعيت چگونه است؟
در کشور به دليل آنکه ما وارد کننده تکنولوژي هستيم معمولا قبل از اينکه �?رهنگ است�?اده از يک ابزار نهادينه شود، آن ابزار مورد است�?اده قرار مي گيرد. برای مثال با وجودیکه همیشه سرویسهای ارسال متن کوتاه (برای مثال روی پیجر ها) پیش از موبایل و ارتباط صوتی مطرح شده بود، اما در ایران SMS بعد از ارتباطات صوتی آمد و چنان همه گیر شد که مخابرات از این طریق درآمد زایی خوبی برای خودش ایجاد کرده است و برنامه های تلویزیونی بر سر تعداد SMS دریا�?تی مسابقه می گذارند. یا هنوز از وب سایت به آن شکل جدی که سالهاست در دنیا است�?اده می شود بهره برداری نمی کنیم، بیشتر یک بروشور ایستا است که �?قط از طریق وب عرضه شده است و گاهی اطلاعات از رده خارج در آن است.
این مشکل باعث می شود اطلاع رسانی ما نیز با مشکل مواجه باشد. نهاد های تبلیغاتی و یا روابط عمومی ها، همه به جای آنکه به صورت هوشمندانه و هد�?مند از ابزارهای اطلاع رسانی الکترونیک (چه برای ا�?زایش کارایی و چه برای بهبود اثر بخشی) بیشتر به شکل نمادین است�?اده می کنند. اینکه �?قط وب سایتی داشته باشند راضیشان می کند، اینکه �?قط یک شماره تل�?ن گویا و یا یک شماره پیامگیر SMS داشته باشند برایشان کا�?ی است و حداکثر چند ماه است�?اده م�?ید می شود، بیشتر شبیه بچه هایی شده ایم که اسباب بازی جدید بیشتر از یک ه�?ته راضی مان نمی کند و باید زود عوضش کنیم و یک چیز جدید تر بگیریم، بدون آنکه از قبلی خوب است�?اده کرده باشیم.
مساله بعدی که در زمینه اطلاع رسانی در کشور با آن مواجه هستیم، ایستا بودن و غیر �?عال بودن آن است. بدین معنی که حتی اگر اطلاعات به خوبی جمع آوری شوند و نسخه های الکترونیک آنها هم تهیه شوند، منتظر می مانیم مخاطب به ما مراجعه کند تا آن را به وی انتقال دهیم، برای مثال تل�?ن گويا، وب سایت و یا وبلاگ باید منتظر مخاطب بمانند. برایمان مهم نیست شماره تل�?ن گویا و یا پیام کوتاه خودمان را اعلام کنیم، مهم نیست �?رآیند بهبود رتبه سایت در موتور های جستجو (SEO)را انجام دهیم، مهم نیست در �?هرستهای مختل�? وب سایت و یا وبلاگمان را درج کنیم و ....
حتی اگر همه اینکار ها هم انجام شود کا�?ی نیست، برخی موارد باید خود سراغ مخاطب ر�?ت و به صورت هد�?ند اطلاعاتی که حدس می زنیم مورد نیازش است را به وی بدهیم. از این تکنیک شاید در تبلیغات تجاری است�?اده شده باشد اما روابط عمومی ها و سازمانهای خصوصی و یا دولتی ما هنوز از کاربردهای آن غا�?لند. اطلاع رسانی �?عال را چه می دانم؟ آنکه مخاطب شناسی را انجام دهیم و برای هر مخاطب، پیام خاص خود را ب�?رستیم، برای مثال بازاریابی از طریق ایمیل، ارسال پیام های کوتاه ، یا �?اکس و نامه پارامتریک برای مخاطب (به شکلی که برای هر مخاطب پیام خاص خودش تولید و برایش ارسال شود) ، ارسال پست مستقیم (Direct Mail) و ..... از جمله مکانیسم های اطلاع رسانی الکترونیک پویا است.
مساله دیگر در اطلاع رسانی داخلی عدم وجود یک روند ثابت است. برای مثال در یک دوره زمانی اطلاع رسانی به خوبی صورت می گیرد اما این امر تداوم و یک برنامه ریزی درست ندارد، مشخص است که باید در بازه های زمانی مختل�?، اطلاع رسانی برای مخاطب صورت گیرد تا سطح آگاهی وی را در یک سطح خوبی نگه داریم. چاپ یک بروشور و ارسال یکباره کا�?ی نیست،باید پیگیری کرد و ارتباط را با مخاطب ح�?ظ کرد.
خلاصه آنکه اطلاع رسانی در یک نگرش عام و اطلاع رسانی الکترنیک در یک نگرش جدی تر هنوز در کشور ما در سطح یک "ادعا" مطرح است و عمق لازم را ندارد.
امیدوارم با تغییر نگرشی که در سطح روابط عمومی های کشور درجریان است، اهمیت اطلاع رسانی دیا�?ت شود و راهکار مناسبی برای آن ایجاد شود/
همین!

مبارک است! در خبر ها آمده بود رتبه ایران در حوزه IT در بین 69 کشور جهان آخر است! واقعا که مبارک است! این موج را هم داریم از دست می دهیم، کی به �?کر می ا�?تیم؟...
همین!

اینجا را کلیک کنید، اگر چه مطلب کوتاهی است، اما خواندنش ضرری ندارد، مطلبی تحت عنوان "نگاهی به مشکلات قراردادهای نرم افزاری" در ITanalyse.ir
همین!

نمی دانم تعریف و تقسیم بندی درستی است یا نه، اما فکر می کنم آدم ها در کارشان دو دسته اند، یا "حرفه ای" هستند که کاری که می کنند حرفه آنهاست و از طریق آن پول در می آورند. یا "آماتور" هستند که چیزهای دیگری جز پول و منافع مالی در کار برایشان جذاب است.همان لذتی که شاید از کار کردن ببرند بدون آنکه به منفعت آن فکر کنند.
دلم می خواهد جایی در بین" آماتور بودن" و "حرفه ای بودن" شناور بمانم. جایی برای پول کار کنم، جایی برای دل خودم، جایی کلاس کار برایم مهم باشد، جایی خود کار. جایی به منفعتت فکر کنم، جایی به لذت، جایی مصلحت اندیشی کنم، جایی خود خودم باشم. جایی از کسب یک پول زیاد شاد شوم، جایی از یک جایزه کوچک! مثل بچه ها، مثل آماتور ها....
خبر را شاید در وب سایت دیده باشید، وب سایت مجتمع شهید مهدوی در جشنواره وب سایت های برتر مدارس اول شد. چیز زیاد مهمی نیست. اسکار یا نوبل نگرفته ایم که آنقدر به آن افتخار کنیم. زیاد هم مغرور نشده ایم که می دانم کارهای بهتر از این هم زیاد است. تازه همه اش هم مال ما نیست، مجتمع در درجه اول و بعد بچه های شرکت سیگما هم شریکند در آن، شاید سهمشان هم از ما بیشتر باشد، مهم مطلب دیگری است...
چرا خوشحالم؟ چون "دیده شدیم" . این که یک نفر کار تو را بدون آنکه تو را بشناسد، ببیند، ارزیابی کند برایم لذت بخش است، حال اگر از آن خوشش آمده باشد هم که چه بهتر، نمی توانم بگویم اول شدن برایم مهم نبود، اما .... مهمتر از اول شدن آن بود که کاری کردیم که سایرین دیدند و برایش ارزش ارزیابی کردن قائل شدند. کسانی که شاید جمله "Powerd by Radman ITD Co." برایشان فقط یک جمله باشد اما برای ما معنی دیگری دارد.
خوشحالم بچه های رادمان هم همین حس را پیدا کنند. می دانم که برای این پروژه هم مانند بقیه پروژه ها زحمت زیادی کشیدند و شاید اکثر مواقع دلخور باشند که چرا کسی قدر کارشان را نمی داند. خوشحالم که دیدند که اگر "دیده شوند" ، قدرشان دانسته می شود.
خوشحالم ....

همین!

سرویس نگاهی به وبلاگهای ایسنا به مطلب دیگری در این وبلاگ توجه نشان داده است و خلاصه ای از آن را در سایت خود منتشر کرده است، نوشته ای که درمورد تعاریف کلاسیک سیستم های مدیریت آموزشی تهیه شده بود. امیدوارم، با کامل شدن این مطلب، علاقه مندان به تعاریف کاملتری در مورد اینگونه سیستمها دست پیدا کنند.

همین!

یکی از مهمترین پارامترهای یک مدیر شرکت نرم افزاری و یک شرکت نرم افزاری "صبر" است. طبیعی است که یک مدیر شرکت نرم افزاری، مانند هر مدیر دیگری باید شخصیتا صبور باشد و آستانه تحمل بالایی داشته باشد، چرا؟ چون در برخورد با پرسنل فنی خود از یک طرف و مشتریان متنوع خود از طرف دیگر ، کنترل خود را از دست نداده و با بردباری با مشکلات مختلفبرخورد کند. چون موضوع واضحی است به آن بیشتر اشاره نخواهم کرد. موضوع اصلی من، صبر یک شرکت نرم افزاری است.
صبر یک شرکت نرم افزاری از دیدگاه من چنین تعریفمی شود: " آستانه تحمل و صبر یک شرکت نرم افزاری به عنوان یک سیستم یکپارچه در مواجه با شرایط غیر طبیعی به شکلی که در فرآیند های جاری آن کمترین اختلال ایجاد گردد."
برای اینکه جمله را به طور کامل تعریف کنم، ابتدا بگذارید برخی شرایط غیر عادی برای یک شرکت نرم افزاری، برشمرده شود:

- پروژه های طولانی: پروژه های طولانی مدت، معمولا بیش از 6 ماه زمان، اغلب به صورت فرسایشی تبدیل می شوند اگر نتوان مدیریت مناسبی روی فرآیند تولید و یا مدیریت نیروی انسانی اعمال کرد. در این گونه پروژه های طولانی، اینکه بتوان شرایط شرکت را در یک حالت نرمال، پویا و سرزنده نگه داشت و از خسته شدن نیروها جلوگیری کرد یکی از هنرهای است که باید در مدیریت پروژه به آن توجه ویژه ای اعمال نمود.
- پرداخت های مالی مقطعی: معمولا پروژه های نرم افزاری در 2 یا 3 قسط مشمول پرداخت کارفرما به پیمانکار می گردند. در بین این مدت، معمولا پرداختی به شرکت صورت نمی گیرد. ما یک شرکت نرم افزاری بایستی حقوق نیروی انسانی و هزینه های جاری، پشتیبانی و تبلیغات خود را به طور مستمر پرداخت نماید، بنابر این در هنگام عقد قرارداد برای پروژه های نرم افزاری، حتما باید زمان تحمل (در زمانی که بین دو پرداخت هیچ پرداختی توسط کارفرما صورت نمی گیرد) محاسبه و بررسی شود که آیا مبلغ هر قسط کافی است. اگر چه اجرای پروژه های مختلف به صورت همزمان، همزمانی فروش نسخه های عام و بسته های نرم افزاری و یا سرمایه اندوخته یک شرکت می تواند تا حد زیادی قابلیت انعطاف شرکت را در زمانبندی پرداخت ها بالاتر ببرد.
- تاخیر در پرداخت ها: معمولا، حتی با انجام به موقع تعهدات یک شرکت نرم افزاری، در پرداخت ها تاخیرهای گاهی بی دلیل صورت می گیرد. برای مثال برای ما اتفاق افتاده است با وجودیکه صورتجلسه تحویل نهایی و گواهی حسن انجام کار پروژه ای را در مورد یک پروژه اخذ کرده ایم، بیش از یکسال منتظر دریا�?ت وجه پروژه مانده ایم! یا همین الان قراردادی امضاء شده داریم که با گذشت نزدیک به 5 ماه هنوز پیش پرداخت آن داده نشده است! بنابراین یک شرکت نرم افزاری باید با مد نظر قرار دادن این ریسک اندوخته مالی کافی برای آن داشته باشد.
- از تولید تا فروش بسته های نرم افزاری (Package) : معمول آن است که بسته های نرم افزاری بر اساس شناخت یک نیاز در بازار و حتی بدون یک مشتری اولیه تولید می شود، این که یک شرکت بتواند علاوه بر تحمل هزینه ها، حوصله و صبر کا�فی را در مورد تمام شدن محصول و عرضه آن به بازار را داشته باشد بسیار حائز اهمیت است.
- بازگشت سرمایه در مورد فروش بسته های نرم افزاری: از زمان آغاز فروش بسته های نرم افزاری، معمولا بسته به حجم تبلیغات و کشش بازار، زمانی طول می کشد تا این محصول مشتری خود را به شکلی پیدا کند که بتواند پاسخگویی سرمایه گذاری اولیه را جبران کند. این کار در برخی موارد صبر ایوب می خواهد! مگر انکه آن محصول و یا تولید کننده آن به اندازه کافی شناخته شده باشند.
- تغییرات محیطی: اینکه در طی حیات یک شرکت نرم افزاری، تغییراتی چه در مدیران و مسؤولان تحویل گیرنده، چه در قوانین جاری کشور و سیاست گذاری کلان مدیران ارشد کشور و چه در سطح تکنولوژی ها مدام اتفاق می افتد، این تغییرات اگر در طول یک پروژه باشد ممکن است موجب تغییرات در پروژه شود که در مبحث مدیریت ریسک در مدیریت پروژه ها باید مد نظر قرار گرفته شود. اما در سایر موارد نیز این تغییرات ممکن است باعث تغییر کم یا زیاد در بازار و اولویت های خریداران باشد که گاهی ممکن است باعث تغییر ماهوی یک شرکت کامپیوتری گردد.فرآیند تغییر و انطباق با شرایط جدید معمولا فرآیندی دشوار است که تحمل و استقامت زیادی طلب می کند.
- آموزش نیروی انسانی: معمولا نیروی انسانی چه نیروی انسانی تازه کار و فارغ التحصیل دانشگاه، چه نیروی با سابقه، برای مشغول شدن در یک پست جدید، نیاز به یک زمان آموزش دارد. شرکت ها باید با در نظر گرفتن این مساله، صبر کافی را برای اینکه یک نفر همان بشود که می خواهند را داشته باشند. این انتظار که از روز اول یک نفر کاملا نیاز ما را پاسخ دهد غلط است. نکته مهم در ارزیابی یک فرد در طی دوره آموزشی، آزمایشی، سرعت یادگیری و شتاب وی در همسو شدن با اهداف سازمان می باشد.
-اعتبار: اعتبار یک شرکت نرم افزاری ناشی از حضور مستمر و موثر آن شزکت در بازار است. اغلب دیده ام شرکتهای نرم افزاری را که با یک پروژه شکل می گیرند و پس از پایان آن هم تعطیل یا ورشکسته می شوند. اینکه بتوانند استقامت داشته باشند، انگیزه خود را حفظ کنند و در یک حرکت آرام و رشد منطقی جای پای خود را در بازار تثبیت کنند بسیار مهم است و این هم چیزی نمی خواهد جز زمان و به روز بودن در طول آن. همکاران سیستم، رایورز، ندا، پارس آنلاین، .... همه نام خود را در استواری و استقامت در راه و به روز نگهداشتن خود داشته اند. توقع کسب سود های آنچنانی در سالهای اول تاسیس یک شرکت، توقع نابجایی است هر چند ممکن است شرکتی به دلایل غیر طبیعی به آن دست یابد.
-پشتیبانی: پشتیبانی محصولات نرم افزاری معمولا زمانگیر است. بعد از پایان یک پروژه شروع می شود و ممکن است در قالب گارانتی و یا خدمات پس از فروش چندین سال طول بکشد. اینکه بدانیم نرم افزار فقط یک محصول نیست و بعد از آن باید به آن خدمات ارائه کنیم مهم و حیاتی است.
-...

مواردی که برشمردم برخی مسائل است که در آنها صبر و تحمل یک شرکت نرم افزاری آزموده می شود. ممکن است موارد دیگری باشد که من الان نمی دانم. اما چطور یک شرکت نرم افزار صبور داشته باشیم:
- سرمایه کافی : به نظر من مهمترین رکن سرمایه کافی است. این سرمایه الزاما به شکل پول نقد و یا حساب بانکی پر نیست. اگر بتوانیم یک جریان مستمر و دائمی ازفروش های هر چند کوچک را ایجاد کنیم (همان جریان آب باریکه!) ، اگر بتوانیم مشتریان راضی از محصولات خود داشته باشیم، اگر بتوانیم روابط خود را گسترش دهیم، همه به عنوان یک سرمایه خوب در این مواقع به کمک ما خواهند آمد.
- نیروی انسانی صبور: یکی از پارامتر های دیگر داشتن نیروی انسانی با حوصله است. بسیار آدم فوق العاده باهوش می شناسم که به دلیل اینکه پشتکار درستی ندارند و یا حوصله کافی ندارند، موفق نمی شوند. نیروی فنی خوب است که در کنار هوش و استعداد و دانش فنی لازم، صبر وتحمل هم داشته باشد و در روزهای سخت و دشوار، اسقامت از خود به خرج دهند.
-مدیریت درست زمان و منابع: همانگونه که گفتم با انجام فرآیند توسعه همروند و با موازی سازی پروژه های مختلف و با انجام فرآیند فروش بسته های نرم افزاری به صورت همزمان، زمان انتظار ها و زمان بیکاری را کاهش داده و بتوان با آستانه تحمل کمتری نیز خود را حفظ نمود.
- آموزش همزمان با امور جاری: در یک شرکت نرم افزاری با توجه به تغییرات سریع فنآوری های مورد استفاده، نباید نقش آموزش و بازآموزی نیروهای فنی را نادیده گرفت. موازی سازی این فرآیند در کنار امور جاری، باعث می شود که در مواجه با تغییرات ، قابلیت انعطاف و تطبیق شرکت با شرایط جدید بالاتر رود.
- متمرکز شدن روی یک یا چند موضوع خاص در عین گستردگی در بازارهای هدف: این که یک شرکت نرم افزاری روی چند موضوع مشخص متمرکز شود باعث می شود تغییرات در زمینه های دیگر روی آن تاثیر نداشته باشد اما در عین حال وجود بازارهای گسترده باعث می شود که اگر یک بازار دستخوش تغییر شد، بازارهای دیگری هم باشند که بتوان فرآیند گرفتن پروژه یا فروش محصول را روی آنها دنبال کرد و نیاز به صبر در فروش نرم افزار نداشت.
-...
موارد فوق، عمومی بوده و برای همه شرکت ها می تواند موضوعیت داشته باشد، اما موارد دیگری هم هست که با توجه به زمینه فعالیت هر شرکت و بازارهای هدف آن، به صورت مستقیم و غیر مستقیم در این مساله نقش پیدا می کنند. امیدوارم با کمک سایر فعالان این صنعت و انتقال نظراتشان ، این فهرست کامل تر شود.

ادامه دارد ...

همین!

پی نوشت: تلاش می کنم در مطالب بعدی یک سری ورزش برای شرکت های کامپیوتری تعریف کنم! تلاش می کنم...

سالها پيش آنقدر از فشارهاي پروژه و دشوار بودن توليد نرم افزار در ايران خسته شده بودم که با يکي از دوستان همدانشگاهی تصميم گرفتيم یک شغل شرافتمندانه انتخاب کنیم! این بود که مشاغل مختلف را علمی، بررسی کردیم و آخر از همه تصمیم گرفتیم یک میوه فروشی باز کنیم! چرا؟ به هزار و پانزده دلیل! 15 دلیلش را می نویسم، هزارتای بقیه اش را خودتان خواهید دانست:
1- عدم وجود گارانتی: بعد از فروش نرم افزار باید آن را گارنتی کنی. برخلافبسیاری از مشاغل که شما بابت گارانتی پول اضافه می گیرد و نزد خود نگه می دارید، در نرم افزار بر عکس عمل می شود و این کارفرمای شماست که از شما تضمین (درصدی از قرارداد، چک تضمین، سفته و یا ضمانت نامه بانکی یا همه مواد) می گیرد. در حالیکه میوه فروشی گارانتی ندارد، جنس فروخته شده پس گرفته نمی شود.
2- بازه کوتاه زمان فروش: یک پروژه نرم افزاری ماهها طول می کشد و باعث فرسایش نیروی کار می شود در حالیکه در میوه فروشی، صبح زود بار میوه و سبزی می آوری، حداکثر تا ظهر سبزی ها تمام می شود، میوه ها هم، بسته به محیط شما، در مدت زمان کوتاهی فروش می روند و شما بازهم بار جدیدی می آورید.
3- تغییر نیاز ندارید: رایج است که نیازهای مشتری تازه زمانی آشکار می شود که شما نرم افزار را فروخته اید و مشتری متوقع است که در چارچوب همان قرارداد تغییرات اعمال شود، حتی اگر ماهیت تغییر کند. اما در میوه فروشی، خریدار که از مغازه خارج شد شما دیگر مسؤولیتی ندارید، اگر تصمیمش عوض شد، شما نگران نیستید، یک کالای جدید به وی می فروشید.
3- عدم محصول ارجاعی: در نرم افزار اگر محصول شما کار نکرد و یا قدیمی شد مشتری یا ارجاع می دهد و یا دیگر سراغش نمی آید، در میوه فروشی شما میوه سالم را به مردم به قیمت گران، میوه نیمه خراب را ارزان تر به مردم کم درآمد تر و احتمالا میوه کاملا خراب را به آبمیوه فروشی ها و نمی دانم لواشک سازی ها می فروشید!
4-واسطه گری به جای تولید: در میوه فروشی شما محلی برای عرضه کالای دیگران هستید، معمولا افزایش قیمت بین میدان میوه و تره بار با مغازه شما چند برابراست . اما در نرم افزار شما تولید می کنید و دردسر های آن را دارید تازه در انتها و پس از کسر انواع مالیات و بیمه هزینه تولید را در بیاورید خیلی هنر کرده اید!
5-مدیریت نیروی انسانی، خیر! : شما در شرکت نرم افزاری با نیروی لوس و نازک نارنجی کارشناس سروکار دارید که کافی است یک کم ناراحت شود، هوس کانادا به سرش می زند، اما در میوه فروشی یکی دو کارگر از برادران افغانی می گیرید، مثل ساعت برای شما کار می کنند و غر که نمی زنند هیچ با همه سختی ها هم می سازند.

6-فصلی بودن کار، تعطیل: در تولید و فروش نرم افزار شما وابسته به زمان هستید، برای مثال دولتی ها معمولا در ماه های خاصی خرید بیشتری می کنند، یا در فروردین و اردیبهشت شما با افت فروش مواجه می شوید، اما در میوه فروشی هر فصلی میوه خودش را دارد و شما آن را می آورید، هر میوه ای هم طرفدار خاص خودش را دارد و شما تقریبا در همه سال فروش خود را یکنواخت خواهید داشت. شب عید ها هم که جای خودش را دارد و شما پوست خلایق را حسابی خواهید کند.
7- بازار دائمی: نرم افزاری ها مانند یک کارگر ساختمانی هستند، باید ساختمانی ساخته شود تا به آنان نیاز باشد، وقتی بودجه IT کشور صفر شود که نمی توان پروژه ای تعریف کرد که نرم افزاری روی آن کار کند، چون هنوز از دیدگاه اغلب تصمیم گیرندگان ما، نرم افزار یک کار تشریفاتی است. اما میوه فروشی نیاز روز مردم است، همه هر روز خرید خودشان را دارد، وضع مردم بد هم بشود باز هم مهمانی می آید که شما وادار شوید حتما میوه خوب بخرید.
8-درهم است: در نرم افزار شما قاصر هستید از اینکه به یک مشتری بفهمانید نرم افزار با نرم افزار متفاوت است. چون با یک چیز انتزاعی طرف است، بین نرم افزاری حسابداری 5 هزارتومانی با حسابداری 10 میلیون تومانی فرقی قائل نیست. در حالیکه در میوه فروشی ، مشتری تفاوت سیب با سیب را در می یابد و اگر دنبال کیفیت خوب است پولش را هم می پردازد.
9- شما فقط میوه را می فروشید: در نرم افزار وقتی شما نرم افزاری عرضه می کنید، داستان عرضه خدمات پس از فروش شروع می شود، آموزش کاربران -بعضا واقعا تعطیل!- تبدیل اطلاعات و انتقال آنها از سیستم قدیمی به جدید، عرضه سخت افزار، نگرانی از کارکردن نرم افزار روی هر نوع سخت افزار آشغالی که مشتری به شما می دهد و ... اما در میوه فروشی، شما فقط میوه را میفروشید اینکه هندوانه را چطور می خورند، گیلاس را چطور؟ اینکه آیا مشتری ظرف مناسبی برای نگهداری میوه دارد و یا خیر نیز به شما ربطی ندارد.
10- یک بار برای همیشه، هرگز: نرم افزار را که می فروشید مشتری توقع دارد این نرم افزار مادام العمر باشد برایش ، به سادگی حاضر نیست قرارداد پشتیبانی و ارتقاء نرم افزار ببندد، اما همه می دانیم که یک میوه را برای همه سال نمی توان نگه داشت، خورده می شود بالاخره! باید میوه جدیدی خرید!
11- باگ: خرابی میوه نگرانی ندارد، روشهای نگهداری میوه معلوم است و اگر شما یک کم تجربه پیدا کنید می توانید به سادگی آن را نگهداری کنید، اما در نرم افزار آنقدر مشکلات متعدد و متفاوت پیش می آید که شما گیج می شوید که این خطا از کجاست و راه حلش چطور است؟ مناطق بحرانی ، آنقدر خطایابی را سخت می کنند که شما نیاز به فاز مجزایی برای آن پیدا می کنید و هزینه زیادی برای هر خطا می پردازید، تازه تضمینی وجود ندارد که همه خطا ها را پیدا کرده باشید و روز تحویل به مشتری، جلوی چشم وی، آنقدر سیستم خطا می دهد که شما آب می شوید و زمین می روید.
12-آن که خربزه می خورد پای لرزش می نشیند: شما مسؤول نحوه استفاده مشتری از میوه نیستید، مهم نیست برایتان که در عزا بخورند یا در عروسی، مهم نیست که به طرف نمی سازد یا می سازد. اما در نرم فزار، کافی است از نرم افزار شما سوء استفاده شود، نمی دانم چرا یقه شما را می گیرند که چرا از طریق نرم افزار شما به ما آسیب وارد شد، چرا هک شد، چرا ....؟
13-دوره بازپرداخت سریع: در میوه فروشی به محض فروش میوه پولتان را می گیرید، اما در نرم افزار تازه پروژه را که تحویل دادید و صورتجلسه کردید، باید بدوید به دنبال پولتان، آنقدر این پول دادن دیر و تکه تکه می شود که به نوش داروی پس از مرگ سهراب می ماند، به شکلی که بعضی وقت ها بی خیال پولتان می شوید.
14- تنوع مشتری: شما در یک شرکت نرم افزاری با طیف خاصی از مشتری سروکار دارید، یا دولتی یا خصوصی یا آموزشی یا ... اما در میوه فروشی شما قیدی برای مشتری ندارید، زن و مرد، کوچک و بزرگ، دارا و ندار، پیر و جوان، شهری و روستایی ،... همه به نوعی مشتری شما هستند، آنهم مشتری دائمی که از همه چیز می گذرد الا از خوردن!
15- کپی رایت: در میوه فروشی نمی توانید یک میوه را بخرید و تکثیر کنید، در نرم افزار می توانید، خوب هم می توانید. اگر تولید کننده ناراحت هم شد مهم نیست، چون یا قانون کافی نداریم و یا آنقدر این قضیه پیچیده است که شما بی خیال می شوید.
.....
برای تصمیم گرفتن کافی نیست!؟

نمی دانم چرا با وجود همه این استدلال های منطقی، میوه فروش نشدم. آرزو می کنم حداقل یک نفر این مطلب را بخواند و به راه راست هدایت شود! دست از مهندسی نرم شدن بردارد و به قول بچه ها یک کار «شرافتمندانه» پیدا کند. امیدوارم...
همین!

چند سال پيش به خاطر مسؤوليتي که به عنوان مشاور مديريت برنامه ريزي شرکت ملي پخش �?رآورده هاي ن�?تي ايران در برخی طرح های �?نآوری اطلاعات و ارتباطات داشتم ، شاهد شروع پروژه کارت هوشمند سوخت بودم. آن روزها دو راهکار به صورت موازي بررسي مي شد تا يکي انتخاب شود، اولي کوپني کردن بنزين و دومي کارت سوخت. که همانگونه که معلوم است، دومي انتخاب و اجرایی  شد و هم اکنون هم سهميه بندي آغاز شده است. يکي از مشکلاتي که به کوپن مطرح بود ايجاد بازار سياه و خريد و �?روش کوپن هاي سوخت بود . که ايراد درستي است و پيش بيني شد که کارت سوخت اين مشکلات را بدین شکل ندارد. اما در همين چند روزي که از اجراي طرح سهميه بندي مي گذرد و تازه کارت به شکل جدي مورد است�?اده قرار گر�?ته است، مشکلات متعددي از تقلب ها و سوء است�?اده ها از سیستم نمایان شده است، از جمله موارد زیر که در این چند روزه در اخبار آمده بود:
- در برخی باجه های پست و اماکن دیگر بساط خرید و �?روش کارت و سهمیه به راه است. در اخبار رادیو شنیدم که بین 80 تا 150 هزار تومان کارت خرید و �?روش می شود.
- برخی کارگران و جایگاه داران از کارتهایی که در کارتخوان ها جامانده سوء است�?اده کرده و بنزین زده و آن را آزاد �?روخته اند.
-کارت هوشمند را با قیمتی نزدیک به 20 هزار تومان شارژ می کنند!
- یک نوع دزدی جدید باب شده که در جایگاه ها ا�?رادی مترصد آن هستند که در حین بنزین زدن یک کارت را از داخل کارتخوان به سرقت ببرند!
-یادم می آید که زمانی که تل�?ن های کارتی راه اندازی شده بود، بچه هایی از دانشگاه حتی بیش از 20 روش می شناختند که با کارت تل�?ن بزنند ولی هزینه ای نپردازند! حال تصور کنید برای کارت مهمی مثل کارت هوشمند سوخت چه روشهایی پیدا خواهد شد(که احتمالا پیدا شده ولی من خبر ندارم، باور کنید)
-....

اینها را گ�?تم تا اشاره کنم به مطلب مهمی در مورد راه اندازی سیستمهای کامپیوتری با کاربر زیاد و متنوع.در نرم ا�?زارهایی نظیر نرم ا�?زارهای بانک، کارت هوشمند سوخت، وب سایت های پرطر�?دار و یا مهم و مواردی از این دست، یک نکته که باید مورد توجه سازندگان قرار گیرد، همین مطلب است که راهکارهای مناسبی برای استحکام (کار در شرایط غیر عادی) ، ایمنی (صیانت از اطلاعات ) و امنیت (ح�?اظت از اطلاعات در مورد دسترسی های غیر مجاز) پیش بینی شود.
برخی از این راهکار ها در سطح نرم ا�?زار و سخت ا�?زار (منطقی و �?یزیکی) و برخی در سطح کاربری و انسانی است. برای مثال در مورد کارت هوشمند سوخت علاوه بر این که باید راهکارهایی برای امنیت اطلاعات روی کارت، ایمنی و استحکام شبکه و امنیت سرور پیش بینی کرد، باید راهکارهای اجرایی برای کاهش آثار مخرب هم پیش بینی نمود. برای مثال اگر کارت کسی درجایگاه جا ماند و یا دزدیده شد، بتواند سریعا آن را از رده خارج و کارت جدید بگیرد. مانند سیم کارت موبایل که شما یک روزه می توانید آن را بسوزانید و تقاضای جدیدی بدهید، کاری که الان در مورد کارت هوشمند سوخت، سریع اجرا نمی شود، باید به پست مراجعه کرد و پس از طی زمان نسبتا طولانی اینکار را انجام داد، زمانی که در طی آن یک �?رد ناباب می تواند کل سهمیه چهار ماهه شما را به یغما ببرد و شما را 4 ماه زمین گیر کند!
دقت کنیم که در طراحی و پیاده سازی نرم ا�?زار ها، مخاطب و کاربر سیستم را هم جدی بگیریم و به آن �?کر کنیم. در مورد سیستمهایی بدین اهمیت، مهم است که اگر پیش از اجرا پیش بینی لازم را نکرده ایم و یا مواردی پیش می آید که قابل کش�? نبوده است، در �?ازهای آزمایشی، نواقص سیستم را کش�? و در اصلاح آنها بکوشیم. منتظر می مانیم تا ببینیم مجریان طرح ملی کارت هوشمند سوخت در این مورد چه می کنند.
همین!

این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.

مقدمه:

یکی از مباحث مهم در روابط عمومی الکترونیک، مخاطب شناسی است. بدین معنی که مخاطبان یک سازمان شناسایی شده و سطح دانش، سلیقه و کانالهای اطلاع رسانی که می توان از طریق آنها اطلاعات را به موقع و مؤثر در اختیار آنها قرار داد مشخص گردد. بعد از مخاطب شناسی و زمانی که معماری اطلاعاتی سازمان مشخص شد نوبت به آن می رسد که به این سوال پاسخ دهیم که چه اطلاعی را به چی کسی از چه طریقی و در چه زمانی منتقل کنیم؟ در این نوشته صرفا به بخش اطلاع رسانی از طریق سیستمهای تلفن گویا می پردازم و در نوشته های دیگر سایر رسانه ها (اعم از سرویسهای پیام کوتاه (SMS) ، وبلاگ ها، پرتال و وب سایت ها، نرم افزارهای چند رسانه ای و فاکس و ایمیل ) را هم بررسی خواهم کرد.

تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن. بنابر این تماس گیرنده صرفا از طریق یک گوشی تلفن به این اطلاعات دسترسی دارد. به همین دلیل نه حوصله آن را دارد که مدت زمان طولانی را در این سیستم صرفنماید نه به دلیل آنکه نمایشی از اطلاعات در اختیار ندارد، نمی تواند به اطلاعات و زیر بخشهای پیچیده دسترسی پیدا کند. بنابراین نمی توان توقع داشت همه اطلاعات ریز و جزیی سازمان از این طریق عرضه گردد. برای ارائه این اطلاعات علاوه بر روشهای کلاسیکی نظیر بروشور و کاتالوگ های معرفی سازمان می توان از روشهای مدرن تری نظیر وب سایت یا وبلاگ و CD های چند رسانه ای استفاده نمود.بدین دلیل در دو دسته اطلاعات ایستا و اطلاعات پویا می توان اطلاع رسانی را از طریق سیستمهای تلفن گويا انجام داد، اما باید دقت شود که در همه این موارد اطلاعات باید کاربردی، کوتاه و م�?ید باشند و از ادبیات و لحن مناسب درجمله بندی ها استفاده شود و در خواندن اطلاعات نیز به جز زیبایی صدای شخص، به رسا بودن صدا، شمرده شمرده خواندن اطلاعات و تغییر آهنگ صدا در خواندن یک جمله دقت شود تا تماس گیرنده به راحتی از این اطلاعات استفاده نماید. نکته دیگر آنکه هر سازمان با توجه به ماهیت ممکن است اطلاعات متفاوتی را از این طریق عرضه کند. به همین خاطر شاید نتوان در قالب یک حکم کلی در مورد این اطلاعات قضاوت کرد و با صحبت با مدیران ارشد سازمان و مسؤولین روابط عمومی آن سرفصل های کلی استخراج گردند.
اما به طور کلی اطلاعات ایستای قابل عرضه عبارتند از:
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان (درحد بیانیه ماموریت و یا ارزشهای سازمان)
-معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی (در حداکثر یک پاراگراف)
-روشهای انجام کار در سازمان، روش دریافت سرویسها و یا مجوز های خاص مورد استفاده مخاطبان سیستم و فرمهای خالی قابل فاکس
- نشانی ها و شماره تلفن های تماس بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
-اخبار بسیار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت های مهم
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص مهم برای سازمان کاری
و اطلاعات پویا (که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شوند و می توانند برای هر کاربر متفاوت باشند) عبارتند از:
- مانده حساب هر مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات فاکس مرتبط با کاردکس کالایی و یا مالی مشتری در شرکتهای فروشنده کالا و خدمات
-اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی نمرات، تاریخ امتحانات ، غیبت ها و پرونده تحصیلی در مورد مؤسسات و مجتمع های آموزشی
- اطلاعات میزان مصرف آب، برق، گاز ، تلفن ، ..... برای سازمانهای سرویس دهنده
-وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات برای سازمانهای دولتی و یا خصوصی عرضه کننده خدمات به مشتریان
- اطلاعات خاص پرسنلی شامل حقوق و دستمزد، مانده مرخصی و .... برای سازمانهای با نیروی انسانی زیاد و یا غیر متمرکز
-اطلاعات این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.
-....

نکته ای که مجددا روی آن تاکید می کنم آن است که در همه موارد باید دقت شود که اطلاعات، ساده ، کاربردی، مفید و کوتاه باشند، تا تاثیر لازم را برای مخاطب داشته باشند.
همین!

پيشتر تعاريفي براي برخي اصطلاحات در حوزه فنآوري اطلاعات و ارتباطات ارائه کرده بودم، مفاهيمي نظير روابط عمومي الکترونيک (رجوع کنيد به 1و 2) و دولت الکترونيک (رجوع کنيد به 3)
امروز مي خواهم به اين پرسش پاسخ دهم که آيا مي توان ورود به حوزه دولت الکترونيک و سازمانهاي الکترونيک را از بحث روابط عمومي الکترونيک شروع کرد؟ قبلا در مطالبي اشاراتي داشته ام به اين مطلب و نوشته جديد شايد تکميل کننده آن مباحث باشد (رجوع کنيد به 4و 5)
اما قبل از ورود به بحث اصلي بگذاريد مختصر مطلبي را که امروز در جلسه اي در مورد آن صحبت کرديم بيان کنم تا اهميت پاسخگويي به اين سوال روشن شود. امروز جلسه کاري در مورد سيستم سروش در يکي از مجموعه هاي بزرگ سرمايه گذاري کشور داشتيم که به دليل اهميت بحث، در آن شخصا شرکت کردم. يکي از حضار، يکي از جهره هاي خوش فکر دانشگاهي و بنيانگذار و رئيس (فکر کنم سابق) يکي از دانشگاههاي کشور بود.بحثمان وارد حوزه روابط عمومي الکترونيک شد که ايشان جمله اي را بيان کردند که پسنديدم: "روابط عمومي موتور سازمان است" توضيح اينکه گوينده معتقد بود در يک سازمان فعال روابط عمومي است که مي تواند با تعريف درست شاخص ها و آمارها و بيان واقعيت هاي صحيح به صورت دو طرفه از سازمان به خارج از آن و از خارج به داخل سازمان نيروي محرکه و انگيزه لازم را براي حرکت سازمان ايجاد کند. اگر روابط عمومي قوي تر و هدفمند تر اقدام کند و اطلاعات را به درستي منتقل نمايد، حرکت سازمان تسهيل مي گردد.

با حرف ايشان تا حدود زيادي موافقم و معتقدم نه تنها يک روابط عمومي درست مي تواند موتور سازمان باشد، روابط عمومي الکترونيک نيز مي تواند بهانه و زمينه لازم براي ايجاد سازمانهاي الکترونيک و کسب و کار الکترونيک را هم فراهم کند. چرا؟ عرض مي کنم! ...
همانگونه که پيشتر گفته ام از استراتژي IPI به عنوان يک راهبرد مناسب در ايجاد تحول در سازمانها مي توان استفاده کرد. در اين راهبرد در سطح اول (اولين I يعني Information ) هدف اصلاح نظام گردش و تبادل اطلاعات در سازمانها است. با اصلاح کانالهاي صحيح براي نگهداري، پردازش و تبادل اطلاعات در درون سازمان و علي الخصوص با خارج از آن در مرحله اول فرآيند تغيير، چند نتيجه حاصل مي شود؟ اول آنکه توقع ارباب رجوع از سازمان بالا مي رود؟ چرا؟ چون خوب و درست و با شکلي نوين به وي اطلاعات داده ايم. پس حالا که مشاهده کرده که به خوبي مي توانيم براي وي به روش هاي الکترونيک اطلاع رساني کنيم اين توقع ايجاد مي شود که سرويس ها و خدمات سازمان را هم الکترونيک دريافت کند. دومين عامل تغيير نگرش کارکنان داخلي است. چون فرآيند هاي اطلاع رساني معمولا مستقل از فرآیند های جاری و عملیاتی سازمانها می باشند می توان آنها را به صورت مستقل از سایر فرآیند ها تغییر داد و به فرآیند های الکترونیک تبدیل نمود. بدین شکل کارکنان سازمان که در بخشهای دیگر و به صورت دستی و یا نیمه مکانیزه به فعالیت مشغول می باشند با نمونه سیستمها و راهکارهای الکترونیک در محیط کاری خود آشنا میشوند. علاوه بر آن کارکردن به این سیستمها دانش کاربران را بالاتر برده، سیستمهای خدماتی را راحت تر فرآ میگیرند.عامل سوم نیز تغییر نگرش مدیران است. یکی از مشکلات مدیریت سنتی ، ترس از شفاف سازی درون سیستمهاست و معمولا اطلاع رسانی درست را با فاش کردن اطلاعات محرمانه یکی می دانند. با راه اندازی سیستم های اطلاع رسانی، این تلقی تغییر کرده و با اطلاع از کاربردهای ICT در اشاعه اطلاعات، راحت تر پذیرای سیستمهای الکترونیک می گردند. مساله دیگر ایجاد فرهنگ سازمانی است. اینکه اطلاعات الکترونیک همان اعتبار و ارزش اطلاعات مکتوب را خواهند داشت.به این ترتیب مستندات الکترونیک در سازمانها جایگاه پیدا کرده و قابل قبول تر می گردند.
راهکارهاي عرضه االکترونيک اطلاعات به مخاطبان براي تحقق روابط عمومي الکترونيک را مي توان در ايجاد وب سايت هاي پويا و پرتال هاي سازماني، راه اندازي سيستمهاي تلفن گويا جهت اطلاع رسانی و پست صوتی، ايجاد سامانه هاي نظر سنجي تل�?ني و يا پيام کوتاه (SMS) ، ايجاد سيستمهاي جامع ارتباطات سازمان براي ارسال خودکار پيامهاي مختلف، فعال کردن وبلاگ سازماني ، است�?اده از کيوسک هاي اطلاع رساني (يا وب کيوسک ها) و ارائه نشريات الکترونيک در قالب پست الکترونيک (email) يا لوح هاي فشرده چند رسانه اي (Multi Media CD ) جستجو کرد. بدين شکل که با راه اندازي درست اين سيستمها، مخاطبان سازمان را در طيف هاي مختلف و با سليقه هاي گوناگون و سطح سواد متفاوت، اطلاعات و اخبار کاناليزه شده سازمان مواجه خواهند شد و به مرور می توان سرویسها وخدماتی از سازمان را که می توان به صورت الکترونیک در اختیار آنها قرارداد نیز به این مجموعه افزود.
در گام های بعدی با اضلاح پردازش ها (P مخفف Process) فرآیندهای سازمانی اصلاح و بهبود خواهند یافت و در گام آخر (I آخر، مخففIntegration) فرآیند یکپارچه سازی سیستمها با هم و حرکت از سازمانهای عملکرد گرا، به فرآیند گرا و درنهایت نتیجه گرا دنبال می شود.
در پایان این راهبرد سازمان به شکل الکترونیک تبدیل شده و در قالب ماهیت دولتی یا خصوصی خود، دولت الکترونیک (e-Government) یا کسب و کار الکترونیک (e-Business) را ایجاد می کنند.
نکته مهم آنکه این گونه سازمانها در صورتی که با حجم زیادی از ارباب رجوع سر و کارداشته باشند خود می توانند سرآغاز توسعه فرهنگ ICT در بین کاربران خود و در نهایت مردم عادی نیز باشند. بدین شکل که برای اینکه ارباب رجوع از سرویسهای الکترونیک این سازمان استفاده کند لازم است حداقلی از دانش را داشته باشد و وقتی این دانش را پیدا کرد این توقع را از سایر سازمانهای مشابه نیز خواهد داشت که همینگونه به وی سرویس دهی نمایند. این حرکت در صورت تداوم می تواند جامعه الکترونیک (e-Society) و شهر های الکترونیک (e-City) ها را ایجاد نماید.
ادامه دارد ....
همین!