در شرکتت:
-براي سازمانها پرتال راه اندازي کني و هنوز از وب سايت نيمه پويا استفاده کني....
-سيستم تلفن گويا نوشته باشي ولي خودت پاسخگويي دستي انجام دهي ...
-سيستم اطلاع رسان داشته باشي و هنوز ارتباطت با مشتري، نيمه مکانيزه باشد ....
-نرم افزار خزانه داري داشته باشي و هنوز از Excel براي مديريت مالي آن استفاده کني....
-نرم افزارهاي مديريت استراتژيک داشته باشي و هنوز روي کاغذ برنامه ريزي کني...
-...

این نوشته را چند ماه پیش نوشته بودم، اما درست لحظه آخر از منتشر کردنش پشیمان شدم و در همان حالت پیش نویس باقی ماند. چرا؟.... چون فکر کردم چرا باید این را بنویسم، بهتر نیست به آن عمل کنم تا گلایه نکرده باشم و این بار کوزه گر از کوزه سالم آب خورده باشد. این شد که ...
در این چند ماه تلاش کردیم که از نرم افزارهای خودمان بهتر استفاده کنیم. فعلا یک پرتال آزمایشی روی دامنه www.radman.ir گذاشتیم تا سر فرصت کامل کرده به جای سایت فعلی منتقل کنیم. فهرست مشتریان، همکاران و مشتریان بالقوه و خلاصه هر شخص حقیقی یا شرکت و سازمانی را هم که می شناختیم در بانک اطلاعات سروش وارد کردیم و امسال از طریق آن هم پیام کوتاه پارامتریک (SMS) فرستادیم، هم email های پویا به نام افراد برایشان فرستادیم و هم کارت تبریک به نام افراد برایشان درست کرده و ارسال کردیم. تجربه جالبی بود... بازخورد های جالبی بود. نسبت به روش های دیگر تبریک سال نو بسیار مؤثرتر بود و بازخورد هاییکه گرفتیم خیلی خوب بود. واقعا لذت یک روابط عمومی الکترونیک کارا و اثربخش را حس کردیم.  به زودی با تهیه یک خط جدید مستقل تلفن گويا رادمان را هم راه اندازی خواهیم کرد، تا .... اینکه به تدریج بقیه نرم افزارها را هم به صورت جدی تری استفاده کنیم.
پس فعلا همین!

نوشته قبلی آنقدر طولانی شد که یادم رفت آخرش بنویسم چرا این نرم افزار را دوست دارم. ما در رادمان کم محصول تولید نکرده ایم، اما برای من این یکی چیز دیگری است، چون:
1- آن را بدون دیدن یک مشابه قبلی یا بدون اینکه مشتری بشناسد تولید کردیم، نسخه یک سروش را از سال 82 شروع کردم ، اما چون آن زمان هیچ مشتری نبود که فرهنگ اطلاع رسانی خودکار را بداند، زیاد رویش کار نکردیم، تا مدتها، حتی در لیست محصولاتمان نمی آوردیمش، اما امروز می بینم که مشتری خاص خودش را پیدا کرده و کاربردهای مخصوص به خود.
2- پرکاربرد بودن و گستردگی بازار استفاده سروش، برایم جالب است. تقریبا کسی نیست که وقتی با وی صحبت می کنیم به آن احساس نیاز نکند، شاید بودجه اش را نداشته باشد، شاید نخواهد برای خودش کار درست کند، اما می داند که برای سازمانش چیز لازمی است.
3-بر خلاف خیلی از نرم افزار های شرکت که سایر بچه ها تولید کرده اند، در تولید سروش خودم بیشتر درگیر بودم و هستم، طبیعی است که حس علاقه بیشتری به آن داشته باشم.
4-یکی از اهداف سروش، اتصال به بانک های اطلاعاتی مشتری، استخراج اطلاعات و ارسال آن برای کاربر نهایی آن گزارشات است. کارکردن با داده را دوست دارم و کار با سروش این امکان را می دهد که با داده های خودمان و مشتریمان، ارتباط برقرار کنیم و از آن گزارشات جذاب بسازیم.
5-راحتی کاربر بعد از کار با سروش را دوست دارم، مشتری داشتیم اخیرا که سروش را برای ارسال فاکس از طریق چندین خط تلفن (تا 8 خطش را می دانم، اما قرار بود تا 20 خط هم جلو بروند) برای یک گروه سی، چهل هزار نفری از افراد و شرکتها استفاده کرد، پس از اینکه راه افتاد، آسودگی خیالش را دیدم، هر چند در ابتدا چند مشکل داشت که برطرف شد، اما وقتی شنیدم قبلا چه دردسری برای ارسال این اطلاعات می کشیدند و الان چقدر راحت شدند، خوشحال شدم.
6-سروش یکی از آخرین نرم افزارهایی است که با Delphi ساخته ایم و خواهیم ساخت، تقریبا به یک حد خوب از پختگی تولید نرم افزارهای مبتنی بر مؤلفه رسیده ایم که کار تولید را آسان می کند، کامپوننت هایی که بیژن ساخته است، ابزار تولید کلاس ها که به شکل رادمانیزه (!) یک جدول بانک اطلاعاتی را به کد دلفی تبدیل می کند، پکیج ها، ابزارهای تولید گزارش و .... به شکلی است که اجازه می دهد برنامه به این بزرگی را ساده مدیریت کنیم، نسخه اصلی سروش این روزها نزدیک به 300.000 خط برنامه شده است، 100 تا 120 فرم و شاید نزدیک به 60، 70 جدول، بزرگ است برای یک نرم افزار کاربردی ساده، اما خوب مدیریت تولیدش و مدیریت کد برنامه تا حد ممکن ساده شده، که این را در توسعه و منطبق سازی آن با نیاز مشتری نشان می دهد.
7- کلی ایده دارم و داریم برای توسعه سروش در نسخه های بعد که از ترس بزرگ شدنش نمی سازیمشان. جالب است برایم در مورد خیلی از نرم افزار ها در زمان دمو، مشتری نیازی مطرح می کرد که در نرم افزار ما دیده نشد بود، اما در سروش، در آخر جلسه دمو، مشتری کم می آرد، تقریبا باید خیلی از چیز ها را در نرم افزار کم کنیم تا نیازش را برطرف کنیم!
8- ...
به نظر شما برای دوست داشتن یک نرم افزار کافی نیست!؟
همین!

پيش از شروع:
- اين يک نوشته تبليغي نيست، اما به مصداق آنکه هيچ بقالي نمي گويد ماست من ترش است، ممکن است از ادبيات تبليغي استفاده شود که ناخودآگاه است.
-اين نوشته جوابي نيست به نظري که آقای مزینانی در وبلاگش در مورد سروش داده بود، بلکه چيزهايي است که در ذهنم است و در کاتالوگ ها و يا مستندات مرتبط نوشته ايم يا  ننوشته ايم، آن نظر بهانه اي بود براي نوشتن اين مطلب.

سروش چيست؟
سروش از نگاه تخصصي يک E2CS است، Enterprise Electronic Communication System، که وظيفه مکانيزه کردن و ايجاد يک اتوماسيون براي ارتباط يک سازمان کاري با مخاطبان خودش را بر عهده دارد. سروش نه تنها شامل همه آنچيزهايي است که در يک سيستم معمول مديريت ارتباط مشتريان CRM:Customer Relationship Managment را دارد، بلکه به دليل پوشش کانالهاي تبادل اطلاعات گامي فراتر رفته است.
از نگاه عام ، سروش يک نرم افزار اطلاع رساني و ارتباطات الکترونيک است که اين امکان را براي سازمانها فراهم مي کند که با شناخت مخاطب خود، اطلاعات مورد نيازش را به صورت خودکار و هدفمند ارسال کنند. هدف آن بوده است که سياست گذاري تماس و ارتباط با مشتري توسط کاربر صورت گيرد و اجراي آن توسط نرم افزار و به صورت مکانيزه باشد.

مشخصات کلي سروش چيست؟
در اين نرم افزار يک بانک اطلاعات اشخاص حقيقي و حقوقي وجود دارد که به مشتري امکان مي دهد، همه اطلاعاتي که پيرامون مراجعان، مخاطبان، مشتريان و ارباب رجوعان خود دارد را نگهداري کند، اين کار از طريق فيلد هاي اطلاعاتي که ما پيش بيني کرده ايم و امکان اضافه کردن فيلدهاي جديد در انواع مختلف به دلخواه و توسط مشتري و امکانات گروه بندي و طبقه بندي، فيلترينگ و مرتب سازي که روي همه فهرست ها وجود دارد، به کاربر سيستم اين قابليت را مي دهد که هر گونه اطلاعات را به هر شکل دلخواه خود در مورد يک مخاطب نگهداري کند.
وقتي اين اطلاعات نگهداري شد، امکان ارسال پيام به صورت فردي، گروهي و يا بر اساس يک رخداد خاص و يا زمانبندي مشخص براي افراد موجود وجود دارد. مکانيسم هاي ارسال پيام به اين شرح است:
-   ارسال پيام کوتاه، پيامک، يا همان SMS به صورت پارامتريک از طريق سيم کارت موبايل و نيز شماره هاي اختصاصي ارسال و دريافت پيام کوتاه
- ارسال نمابر، فاکس يا همان Fax به صورت پويا، با قابليت طراحي قالب هاي متعدد براي پيامها روي چندين خط تلفن به صورت همزمان
- ارسال پست الکترونيک، ايميل و يا email مستقيم از روي کامپيوتر بدون آنکه ارسال به صورت SPAM صورت گيرد با قابليت طراحي پيام ها و اضافه کردن پيوست هاي نامحدود
-چاپ و ارسال پيام هاي کتبي اعم از نامه، پاکت نامه، کارت، کارت پستال، دعوت نامه، خبر و .... هر آنچه مشتري مايل به طراحي و چاپ در زمان مشخص است.
- ارسال پيام هاي صوتي از طريق خطوط تلفن با تماس مستقيم با مشتري
- ايجاد يک پيام يادآوري روي کامپيوتر هاي افراد براي ايجاد ارتباط مستقيم با مشتري مورد نظر
- اتصال به زيرسيستمهاي تلفن گويا نرم افزار گويا3 و تماس مستقيم با فرد مورد نظر و اجراي هر کدام از زيرسيستمها، براي مثال نظر سنجي تلفني، اعلام بدهي، ثبت سفارش و .....

در کنار اين بخش هاي اصلي ، بخش هايي نظير دفترچه تلفن پويا، دفتر انديکاتور براي ثبت نامه هاي صادره ، وارده ، ثبت تماس هاي دستي، کنترل تماس ها، آمار تماس ها، گزارش گيري هاي پويا، مديريت وظائف و .... نيز در سيستم پيش بيني شده است که بتواند تمامي نيازهاي کاربران را در بخش ارتباط با مشتري فراهم کند.

مزاياي اصلي سروش چيست؟
1- جامع بودن و ديده شدن همه کانالهاي اطلاع رساني به صورت يکپارچه در کنار هم که سياست گذاري و کنترل را آسان تر و دقيق تر مي کند.
2- پويايي و امکان مديريت اطلاعات چه در بخش بانک اطلاعات افراد، چه در بخش تعاريف پيامها و چه در بخش ارسال آنها
3-مديريت کاربران، امکان استفاده به صورت نرم افزار تحت وب و نرم افزار تحت ويندوز از طريق نسخه windows Application و web Application
4- پوشش همه تکنولوژي ها و فنآوري هاي موجود براي تماس، براي مثال امکان همزمان و موازي چندين فاکس از روي يک دستگاه کامپيوتر و يا چندين دستگاه با کمک مودم هاي رايج، کارت هاي تلفني و ... وجود دارد. يا در بخش ارسال پيام کوتاه، امکان استفاده از GSM Modem ، گوشي هاي تلفن همراه و از طريق سرور هاي پيام کوتاه وجود دارد.
5- نگهداري سوابق و اطلاعات مرتبط با مشتري از طريق ثبت تماس هاي خودکار ، ثبت تماس هاي دستي، و دبيرخانه يا همان دفتر انديکاتور موجود در سيستم
6- امکان اختصاصي سازي هر پيام براي هر مشتري به شکلي که پيام ها از شکل Spam خارج شده و هر کس پيامي که واقعا به دردش مي خورد را دريافت کند.
7- قابليت ساده اتصال به بانک هاي اطلاعاتي و نرم افزارهاي موجود در محل خريدار، براي استخراج اطلاعات از آنها و ارسال از طريق نرم افزار سروش

داستان سروش از کجا شروع شد؟
وقتي سيستمهاي تلفن گويا را عرضه مي کرديم، مشاهده کردم که اين تنها کافي نيست، بايد به صورت فعال به سراغ مخاطب برويم و به شکل زودهنگام و پيش از آنکه وي به ما مراجعه کند برويم و اطلاعات کاربردي و به درد بخور براي وي را در اختيارش قرار دهيم. اين بود که نرم افزار سروش1 ايجاد شد که در ان يک بانک اطلاعات ساده براي نگهداري اطلاعات افراد وجود داشت و پيام هاي ايستا را به صورت فردي و يا گروهي مي فرستاد، در سروش2 بانک اطلاعات تکميل شد و امکانات زيادي در آن ايجاد شد، در سروش2.5 ، طراحي پيام وقالب آن را در اختيار مشتري قرارداديم، در سروش 2.7 امکانات ثبت تماس دستي و مديريت وظائف و يادآوري را قرارداده ايم و در سروش 3..... نمي توانم بگويم، چون طراحي شده است ، اما هنوز تصميمي براي آغاز پياده سازي بخش هاي جديد نگرفته ايم، لذا فعلا مشخصاتش جزء اسرار شرکت محسوب مي شود.

چرا کار با سروش سخت است؟
سروش نسخه کامل به دليل پوشش همه نيازهاي سازمانها در بخش ارتباطات و اطلاع رساني خودکار، بزرگ و داراي بخش هاي متعددي است که آموزش آن را براي کاربر عادي دشوار مي کند و مانند خيلي از نرم افزارها مانند گويا نمي توان در يک يا دو جلسه به شکل کامل آن را آموزش داد. اين شايد مهمترين دليل سختي سيستم باشد. علاوه بر آن در بخشهايي مانند اتصال به بانک هاي اطلاعاتي و استخراج اطلاعات، طراحي پرس و جو ها (Query) هاي مرتبط، طراحي قالب پيام ها و مديريت منابع سيستم، نياز به کاربر حرفه اي تري است که بيش از يک اپراتور ساده کامپيوتري با مفاهيم داده و نرم افزارها آشنا باشد.

چرا کار با سروش سخت نيست؟
براي اينکه سختي سروش را ساده کنيم، دو کار انجام مي دهيم:
1- نرم افزار را تنها به سازمانهايي به شکل کامل مي دهيم که واقعا به آن نياز دارند. بنابراين حجم آموزشي که براي سيستم لازم است کمتر مي شود به شکلي که سيستمهاي جديد سروش در يک يا دو جلسه آموزشي آموزش داده شده اند.
2- بخشي از تعاريف سيستم را خودمان انجام مي دهيم، در قالب ارائه خدمات پس از فروش، بخشهايي نظير اتصال به بانک اطلاعاتي، تدوين گزارشات و قالب هاي پيچيده پيامها و مواردي از اين دست را يک يا چند بار براي مشتري انجام مي دهيم تا خود مشتري نيازي نداشته باشد با آنها کار کند. به کاربران حرفه اي تر آن بخش ها را آموزش مي دهيم تا در صورت نياز تغييرات مورد نظر سازمان را خود انجام دهند.

سروش به درد چه کسي مي خورد؟
يکي از محاسن سروش آن است که به درد همه مي خورد! هر سازمان، نهاد يا شرکتي که مخاطبيني بيرون از خود دارد که مايل است با آنها ارتباط داشته باشد، مي تواند از اين نرم افزار استفاده کند. به طور جزيي تر:
- در روابط عمومي هاي سازمانها و ادارات دولتي براي ارسال خبر، ارتباط با رسانه ها و خبرگزاري ها، ارسال پيام ها اطلاع رساني، تبريک، تسليت و يا فرهنگي براي مخاطبين خاص
- در بانک ها: براي ارسال خودکار و هوشمند اطلاعات مالي مشتري، مانده و گردش حساب ها، تاييديه ها و ...
- شرکتهاي بازرگاني: براي ارتباط با مشتريان خود، ارسال پيام هاي خودکار، اعلام وضعيت، ليست قيمت، کاردکس کالايي، صورتحساب
-شرکتهاي تبليغاتي و اطلاع رساني: براي ارسال پيامهاي تبليغي به صورت بينا و هدفمند براي مشتري مورد نظر خود
- سازمانهاي خدمات رسان مانند آب ، برق، گاز ، تلفن، شهرداري ها براي ارسال اطلاعات مشترکين خود از طرق مختلف
- موسسات آموزشي: براي اعلام نتايج آزمون، ارسال پرونده تحصيلي، اعلام غيبت و ....
-نهادهاي فرهنگي: براي ارسال پيام هاي هدف مند تبليغي و يا فرهنگي براي مخاطبين عام و يا خاص خود
- آژانسهاي خدمات مسافرتي و جهانگردي، هتل ها و مراکز توريستي: براي ارسال اطلاعات سودمند، تاييديه رزرو، اطلاع رساني تور هاي جديد و .... به مشتريان خود

و هر سازماني که نياز دارد قبل از آنکه مشتري به سراغش بيايد، خود به صورت فعال براي وي اطلاعات عام و يا کاربري خاص خود ارسال کند.

نرم افزارهاي جانبي سروش کدامند؟
- نرم افزار تلفن گويا، نسخه گويا3 که به صورت جامع با سروش طراحي و پياده سازي شده است و امکان تبادل اطلاعات با آن را دارد.
- نرم افزار سحر، که در آن امکان دريافت و پردازش پيام کوتاه را به شکل پويا ديده ايم و به سروش متصل مي شود.
- پرتالهاي اطلاع رساني و خدمات رساني خودمان که با سروش يکپارچه هستند و مي توان اطلاعات را هم از طريق وب ، از طريق تلفن گويا و از طريق پيام کوتاه، فاکس ، پست الکترونيک و ... از طريق سروش به صورت جامع در اختيار مشتري قرار داد.
-نرم افزار امين: به عنوان سيستم مديريت مشتريان براي فروش و توزيع کالا براي شرکتهاي بازرگاني ، توليدي و خدماتي
-نرم افزار نيکا: که يک سيستم مديريت آموزشي کامل است و براي مجتمع ها و مدارس طراحي و اجرا شده است.

سروش کيست؟
نام سروش مانند همه نرم افزارهاي رادمان، از نام يکي از بچه هاي گل همکاران دفتر گرفته شده است. سروش اصلي پسر آقاي نويد است و الان 4،5 سالش است. به جز اينکه نرم افزار سروش را دوست دارم، "سروش نويد" را بيشتر دوست دارم و داريم.

همين!

این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.
مقدمه: یکی از مباحث مهم در روابط عمومی الکترونیک، مخاطب شناسی است. بدین معنی که مخاطبان یک سازمان شناسایی شده و سطح دانش، سلیقه و کانالهای اطلاع رسانی که می توان از طریق آنها اطلاعات را به موقع و مؤثر در اختیار آنها قرار داد مشخص گردد. بعد از مخاطب شناسی و زمانی که معماری اطلاعاتی سازمان مشخص شد نوبت به آن می رسد که به این سوال پاسخ دهیم که چه اطلاعی را به چی کسی از چه طریقی و در چه زمانی منتقل کنیم؟ در این نوشته صرفا به بخش اطلاع رسانی از طریق سیستمهای تلفن گویا می پردازم و در نوشته های دیگر سایر رسانه ها (اعم از سرویسهای پیام کوتاه (SMS) ، وبلاگ ها، پرتال و وب سایت ها، نرم افزارهای چند رسانه ای و فاکس و ایمیل ) را هم بررسی خواهم کرد.

تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن. بنابر این تماس گیرنده صرفا از طریق یک گوشی تلفن به این اطلاعات دسترسی دارد. به همین دلیل نه حوصله آن را دارد که مدت زمان طولانی را در این سیستم صرف نماید نه به دلیل آنکه نمایشی از اطلاعات در اختیار ندارد، نمی تواند به اطلاعات و زیر بخشهای پیچیده دسترسی پیدا کند. بنابراین نمی توان توقع داشت همه اطلاعات ریز و جزیی سازمان از این طریق عرضه گردد. برای ارائه این اطلاعات علاوه بر روشهای کلاسیکی نظیر بروشور و کاتالوگ های معرفی سازمان می توان از روشهای مدرن تری نظیر وب سایت یا وبلاگ و CD های چند رسانه ای استفاده نمود.بدین دلیل در دو دسته اطلاعات ایستا و اطلاعات پویا می توان اطلاع رسانی را از طریق سیستمهای تلفن گويا انجام داد، اما باید دقت شود که در همه این موارد اطلاعات باید کاربردی، کوتاه و مفید باشند و از ادبیات و لحن مناسب درجمله بندی ها استفاده شود و در خواندن اطلاعات نیز به جز زیبایی صدای شخص، به رسا بودن صدا، شمرده شمرده خواندن اطلاعات و تغییر آهنگ صدا در خواندن یک جمله دفت شود تا تماس گیرنده به راحتی از این اطلاعات استفاده نماید. نکته دیگر آنکه هر سازمان با توجه به ماهیت ممکن است اطلاعات متفاوتی را از این طریق عرضه کند. به همین خاطر شاید نتوان در قالب یک حکم کلی در مورد این اطلاعات قضاوت کرد و با صحبت با مدیران ارشد سازمان و مسؤولین روابط عمومی آن سرفصل های کلی استخراج گردند.
اما به طور کلی اطلاعات ایستای قابل عرضه عبارتند از:
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان (درحد بیانیه ماموریت و یا ارزشهای سازمان)
-معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی (در حداکثر یک پاراگراف)
-روشهای انجام کار در سازمان، روش دریافت سرویسها و یا مجوز های خاص مورد استفاده مخاطبان سیستم و فرمهای خالی قابل فاکس
- نشانی ها و شماره تلفن های تماس بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
-اخبار بسیار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت های مهم
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص مهم برای سازمان کاری
و اطلاعات پویا (که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شوند و می توانند برای هر کاربر متفاوت باشند) عبارتند از:
- مانده حساب هر مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات فاکس مرتبط با کاردکس کالایی و یا مالی مشتری در شرکتهای فروشنده کالا و خدمات
-اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی نمرات، تاریخ امتحانات ، غیبت ها و پرونده تحصیلی در مورد مؤسسات و مجتمع های آموزشی
- اطلاعات میزان مصرف آب، برق، گاز ، تلفن ، ..... برای سازمانهای سرویس دهنده
-وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات برای سازمانهای دولتی و یا خصوصی عرضه کننده خدمات به مشتریان
- اطلاعات خاص پرسنلی شامل حقوق و دستمزد، مانده مرخصی و .... برای سازمانهای با نیروی انسانی زیاد و یا غیر متمرکز
-اطلاعات این نوشتار به این بحث می پردازد که چه اطلاعاتی را می توان از طریق سیستمهای تلفن گویا عرضه نمود.
مقدمه: یکی از مباحث مهم در روابط عمومی الکترونیک، مخاطب شناسی است. بدین معنی که مخاطبان یک سازمان شناسایی شده و سطح دانش، سلیقه و کانالهای اطلاع رسانی که می توان از طریق آنها اطلاعات را به موقع و مؤثر در اختیار آنها قرار داد مشخص گردد. بعد از مخاطب شناسی و زمانی که معماری اطلاعاتی سازمان مشخص شد نوبت به آن می رسد که به این سوال پاسخ دهیم که چه اطلاعی را به چی کسی از چه طریقی و در چه زمانی منتقل کنیم؟ در این نوشته صرفا به بخش اطلاع رسانی از طریق سیستمهای تلفن گویا می پردازم و در نوشته های دیگر سایر رسانه ها (اعم از سرویسهای پیام کوتاه (SMS) ، وبلاگ ها، پرتال و وب سایت ها، نرم افزارهای چند رسانه ای و فاکس و ایمیل ) را هم بررسی خواهم کرد.
تلفن گويا همانگونه که مشخص است رسانه ای است برای ارائه اطلاعات سازمان به صورت خودکار و از طریق تلفن. بنابر این تماس گیرنده صرفا از طریق یک گوشی تلفن به این اطلاعات دسترسی دارد. به همین دلیل نه حوصله آن را دارد که مدت زمان طولانی را در این سیستم صرف نماید نه به دلیل آنکه نمایشی از اطلاعات در اختیار ندارد، نمی تواند به اطلاعات و زیر بخشهای پیچیده دسترسی پیدا کند. بنابراین نمی توان توقع داشت همه اطلاعات ریز و جزیی سازمان از این طریق عرضه گردد. برای ارائه این اطلاعات علاوه بر روشهای کلاسیکی نظیر بروشور و کاتالوگ های معرفی سازمان می توان از روشهای مدرن تری نظیر وب سایت یا وبلاگ و CD های چند رسانه ای استفاده نمود.بدین دلیل در دو دسته اطلاعات ایستا و اطلاعات پویا می توان اطلاع رسانی را از طریق سیستمهای تلفن گويا انجام داد، اما باید دقت شود که در همه این موارد اطلاعات باید کاربردی، کوتاه و مفید باشند و از ادبیات و لحن مناسب درجمله بندی ها استفاده شود و در خواندن اطلاعات نیز به جز زیبایی صدای شخص، به رسا بودن صدا، شمرده شمرده خواندن اطلاعات و تغییر آهنگ صدا در خواندن یک جمله دفت شود تا تماس گیرنده به راحتی از این اطلاعات استفاده نماید. نکته دیگر آنکه هر سازمان با توجه به ماهیت ممکن است اطلاعات متفاوتی را از این طریق عرضه کند. به همین خاطر شاید نتوان در قالب یک حکم کلی در مورد این اطلاعات قضاوت کرد و با صحبت با مدیران ارشد سازمان و مسؤولین روابط عمومی آن سرفصل های کلی استخراج گردند.
اما به طور کلی اطلاعات ایستای قابل عرضه عبارتند از:
- معرفی اهداف و رسالتهای سازمان (درحد بیانیه ماموریت و یا ارزشهای سازمان)
-معرفی کوتاه زیر بخشها و واحد های سازمانی (در حداکثر یک پاراگراف)
-روشهای انجام کار در سازمان، روش دریافت سرویسها و یا مجوز های خاص مورد استفاده مخاطبان سیستم و فرمهای خالی قابل فاکس
- نشانی ها و شماره تلفن های تماس بخش ها و مسؤولین مهم سازمان
-اخبار بسیار مهم نظیر نمایشگاه ها، کنفرانس ها و یا مناسبت های مهم
- معرفی زمانها و یا دوره های زمانی خاص مهم برای سازمان کاری
و اطلاعات پویا (که از بانک های اطلاعاتی استخراج می شوند و می توانند برای هر کاربر متفاوت باشند) عبارتند از:
- مانده حساب هر مشتری، گردش حساب ها و یا گزارشات فاکس مرتبط با کاردکس کالایی و یا مالی مشتری در شرکتهای فروشنده کالا و خدمات
-اطلاعات تحصیلی شامل دوره های تحصیلی نمرات، تاریخ امتحانات ، غیبت ها و پرونده تحصیلی در مورد مؤسسات و مجتمع های آموزشی
- اطلاعات میزان مصرف آب، برق، گاز ، تلفن ، ..... برای سازمانهای سرویس دهنده
-وضعیت پرونده ها، نامه ها و مکاتبات برای سازمانهای دولتی و یا خصوصی عرضه کننده خدمات به مشتریان
- اطلاعات خاص پرسنلی شامل حقوق و دستمزد، مانده مرخصی و .... برای سازمانهای با نیروی انسانی زیاد و یا غیر متمرکز
-اطلاعات حرکت قطارها، پرواز ها و سفر ها برای آژانسهای مسافرتی، شرکتهای هواپیمایی و یا برگزارکننده تورها و سفرهای مختلف
-....

نکته ای که مجددا روی آن تاکید می کنم آن است که در همه موارد باید دقت شود که اطلاعات، ساده ، کاربردی، مفید و کوتاه باشند، تا تاثیر لازم را برای مخاطب داشته باشند.
همین!

یکی از سوالاتی که اغلب در هنگام فروش سیستمهای تلفن گويا، از من یا بقیه بچه های بخش فروش و یا فنی پرسیده می شود آن است که نرم افزار شما با چه سخت افزاری کار می کند؟ کدام سخت افزار برای استفاده بهتر است؟ چه فرق هایی بین سیستمهای تلفن گویا از نظر سخت افزار مورد نیازشان می باشد؟ ما از کدام مدل استفاده کنیم؟ کدام سخت افزار برای نیاز ما مناسب است؟ و ....
همه این سوال ها که حول محور تکنولوژی مورد استفاده در بحث ایجاد ارتباط بین کامپیوتر و خطوط تلفن دور می زند، سوالاتی اساسی و تاثیر گذار در نیاز مشتری و نهایتا انتخاب وی می باشد. در این مطلب مروری کلی و سطحی خواهم کرد بر سخت افزارهای مختلف قابل استفاده در سیستمهای تلفن گویا از دیدگاه استفاده کننده و مزایا و معایبی که به همراه دارد. دقت شود که هدفم از این نوشته یک متن تبلیغی برای یک محصول و یا نگاه از دید رادمان نیست. چرا؟ چون هم در گویا2 و هم به صورت ویژه در گویا3 این امکان را در ساخت دیده ایم که از همه تکنولوژی ها پشتیبانی کنیم. بنابراین برای ما فرقی نمی کند که از کدام سخت افزار استفاده شود و این را معمولا به انتخاب خود مشتری می گذاریم. اگر چه راهنمایی ها و مشاوره های لازم را در هنگام خرید به وی ارائه می کنیم.
انواع سخت افزارها:

- کارتهای تلفنی (Telephoni Cards) : این کارتها که اغلب به صورت تخصصی جهت پیاده سازی سیستمهای تلفن گویا ساخته شده اند، کلیه امکانات پخش و ضبط صدا ، دریافت و ارسال تون و دریافت و ارسال فاکس (در برخی مدلها) وجود دارد. این کارتها معمولا در توانی از 2 ، قابلیت پشتیبانی از چند خط تلفن را دارند، مثلا یک ، دو، چهار، هشت و ... خط تلفن. از این نوع کارتها مارک های مختلفی در بازار وجود دارد که معروف ترین آنها کارتهای Dialogic هستند. این کارتها در قالب یک کارت داخلی به صورت ISA در مدل های قدیمی و PCI در مدل های جدید در بازار ایران هم استفاده می شوند. تفاوت دیگر این کارتها در روش نرم افزاری کار با آنها است. برخی بر مبنای API کار می کنند و برخی بر مبنای TAPI
2- کارتهای E1: این کارتها که گروه خاصی از دسته بالا هستند برای خطوط دیجیتال E1 ساخته شده اند. خطوط E1 به لحاظ نوع خط و پشتیبانی از تماسهای همزمان تفاوت هایی با خطوط تلفن عادی دارند و برخی شرکتها برای ساخت تلفن گویا به جای آنکه از مبدل استفاده کنند، مستقیما از این کارتها استفاده می کنند.
3- مودم های صوتی (Voice Modems): از روشهای رایج دیگر استفاده از مودم های معمولی (البته با قابلیت صوتی و یا فاکس) در ایجاد سیستمهای تلفن گویا است. مودم ها همه مشخصات کارتهای تلفنی را دارند اما در یک مقیاس کوچکتر و ساده تر. به عبارت دیگر در مودم ها اغلب مجموعه متنوعی از امکانات دیده شده است که بخشی از آنها با استفاده از TAPI قابلیت استفاده در سیستمهای تلفن گویا را دارند. مودم ها در دو نوع Internal و External وجود دارند که در سیتسمهای تلفن گویا می توان از هر دو نوع استفاده کرد.
4- دستگاه ها و ماژول های سخت افزاری خاص: برخی شرکتهای خارجی و یا ایرانی اقدام به طراحی و ساخت سخت افزارهایی نموده اند که می توان از آن در سیتسمهای تلفن گویا نیز استفاده کرد. برای مثال شرکت ایرانی می شناسم که یک ماژول سخت افزاری External تولید می کند که از طریق USB به کامپیوتر وصل می شود و هدف اصلیش ضبط مکالمت تلفنی به صورت نامحسوس است. اما از این دستگاه می توان با برخی محدودیت ها و تغییرات در ایجاد سیستم های تلفن گویا هم استفاده کرد. این دستگاه ها هم معمولا 4 یا 8 خط یا بیشتر را پشتیبانی می کنند.
5- Router: با استفاده از ماژول های صوتی روتر ها همانگونه که می توان VOIP و یا تلفن اینترنتی را پیاده سازی کرد می توان سیستم های تلفن گویا را نیز پیاده سازی نمود. روتر ها ابزارهای پرقدرتی در مدیریت تماس های تلفنی هستند مخصوصا آنجایی که صحبت از ایجاد یک RAS Server و یا ISP است. اما در کنار آن می توان سیستمهای تلفن گویا (IVR Systems) را هم رویشان پیاده سازی نمود، طبیعتا با برخی محدودیت ها و مسائل خاص خودشان.
6- روشهایی که نمی شناسم! من روشهای بالا را دیده ام و با آنها آشنایی دارم. روشهای دیگری هم ممکن است باشد که من از آنها مطلع نیستم.بگذریم.

مقایسه:
اگر چه دو گروه اول انحصارا برای ایجاد سیستم های تلفن گویا ایجاد شده اند و از گروه سوم هم به صورت گسترده در این زمینه استفاده می شود ولی این بدان معنی نیست که بقیه تکنولوژی ها را باید فراموش کرد. چون هر یک مزایا و معایبی دارد که در هنگام انتخاب باید به آن دقت شود. این موارد باعث می شود که تنها یک سخت افزار برای همه نیازها مناسب نباشد و بسته به نیاز مشتری تفاوت کند.
1- کارتهای تلفنی (آنالوگ و یا E1) : مهمترین مزیت این کارتها اختصاصی بودنشان برای این نیاز است. این عامل باعث می شود که حجم زیادی از پردازش ها در سخت افزار انجام شده و در نهایت نرم افزار کوچکتر و ساده تری استفاده شود (متاسفانه این حسن در برخی موارد به عیب تبدیل می شود، شرکتهایی را می شناسم که به خاطر این قابلیت سخت افزار، اغلب از یک نرم افزار ثابت که گاهی یک دموی خارجی برای آن کارت است استفاده می کنند و به مشتری قابلیت خاصی ارائه نمی کنند). مزیت دیگر کارتهای سخت افزاری، پشتیبانی از چندین خط روی یک کارت است. اما یک مشکل مهم در این کارتها قیمت آنهاست. در مورد کارتهایی با یک مارک خوب، صرفا عددی نزدیک به یک میلیون تومان باید صرف خرید یک کارت 4 پورت شود. کارتهای چینی و یا کارتهایی با قابلیت محدود (برای مثال بدون امکان فاکس) در بازار وجود دارد که می توان تا 500 الی 600 تومان هم آنها را خریداری نمود، اگر چه شخصا این کار را توصیه نمی کنم که از هر سخت افزاری در این زمینه استفاده شود.
2- مودم ها: مهمترین مزیت مودم ها در سهل الوصول بودن و قیمت آنها است. به سادگی و با کمتر از 10 الی 20 هزار تومان می توان یک مودم Internal و تقریبا دو برابر آن یک مودم External را خریداری نمود. طبیعتا در مودم ها به ازاء هر خط تلفن یک مودم مورد نیاز است. این امر این امکان را به مشتری می دهد که هر زمان که بخواهد تعداد خطوط مورد استفاده در تلفن گویای خود را افزایش یا کاهش دهد. اما اشکالات مهم در مودم ها به پیچیده شدن نرم افزارهای مرتبط با آنهاست، چون حجم اصلی کار بر دوش نرم افزار است. از سوی دیگر اگر یک سیستم با چند خط (بیش از 8 خط) مورد نیاز باشد تعداد مودم ها باعث شلوغی بیش از حد سیستم می شود (اگر مودم ها External باشند تصور کنید حجم کابل برق آنها را! )
3- دستگاههای سخت افزاری خاص: مهمترین حسن این گونه دستگاه ها قابلیت اختصاصی شدن با نیازهاست، چون تولید کننده وجود دارد. از سوی دیگر می توان امکان تلفن گویا را با امکانات دیگر ترکیب نمود. برای مثال با ضبط مکالمه، انتقال خط، حسابداری خطوط ، مراکز تلفن و .... اما یک اشکال مهم عدم وجود برخی قابلیت ها (برای مثال فاکس، تشخیص صحیح وضعیت خط و ...) است. مساله دیگر آن است که تا چه حد می توان به این کارتها و تولید کننده اطمینان نمود که اولا محصولشان مشکل خاصی نداشته باشد ثانیا پشتیبانی خوبی روی آن ارائه کنند. کارتهای تلفنی و یا مودم ها آنقدر در تیراژ بالا ساخته شده و تست می شوند که انسان راحت تر و با خیال آسوده تر می تواند از آنها استفاده نماید.
4- روتر ها: کاربرد router ها در ساخت تلفن گویا در همه موارد توصیه نمی شود و انتخاب معمولی نیست. اما در جاهایی که تعداد خطوط زیاد است و یا محدودیتی در کامپیوتر های سرور وجود دارد انتخاب خوبی است. مهمترین حسن در پشتیبانی از تعداد زیاد خطوط تلفن و مهمترین عیب به جز سختی کار، هزینه بالای سخت افزاری است که باید برای خرید یک روتر خوب پرداخت.

پارامترهای تصمیم گیری:
اگر می خواهید یک سیستم تلفن گویا انتخاب کنید، به نظر من پارامتر های زیر در انتخاب سخت افزار مؤثر است:
- تعداد خط: برای تعداد خط زیر 4 تا 8 خط مودم ها به سادگی کار می کنند، اگر بیش از این نیاز دارید تا 32 خط می توان از کارتهای تلفنی و برای بالاتر اگر خط E1 دارید از کارتهای خاص آن و برای تعداد خطوط بسیار بالا برای مثال 60 خط ، روتر انتخاب بهتری است.
- تعداد تماس: یک پارامتر مهم تعداد تماس (علی الخصوص متوسط تماس همزمان است) در مراکزی که تماس بالایی دارند، توصیه می کنم از سخت افزار جدی تری استفاده شود. کارتهای تلفنی با مارک معتبر انتخاب بدی نیستند در این موارد اگر حجم تماس شما بالاست. در مورد مراکز با تماس فوق العاده زیاد حرکت به سمت روتر ها توجیه پذیر است.
-قابلیت پشتیبانی: به خاطر در دسترس بودن مودم ها، این سیستمها راحت تر پشتیبانی می شوند. اگر یک سخت افزار خراب هم شد به سادگی می توان از نزدیک ترین مغازه کامپیوتری یک مودم خرید و جایگزین کرد (یادم می آید در مورد یکی از مشتریان بیچاره درایور کارت تلفنی اش را گم کرده بود و آخرش هم پیدا نکرد و سیستمش بی استفاده ماند، یا مشتری خودمان که بر اثر صاعقه اتاق سرور آتش گرفت و کامپیوتر ها (از جمله کامپیوتر گویا) هم از بین رفت، خریدار ما هم به سادگی یک دستگاه کامپیوتر و مودم دیگری هم خرید و بدون آن که ما پیششان برویم و یا به ما هزینه ای بپردازند گویا را دوباره نصب کردند.)
- تنوع قابلیت ها: اگر صرفا به امکانات صوتی یک سیستم نیاز دارید، می توانید از هر کدام از سخت افزارهای فوق استفاده کنید، اما در صورتیکه نیاز به امکان خاصی است برای مثال ارسال و دریافت فاکس، تماس خودکار با مشترک، ضبط مکالمه و یا .... بهتر است سخت افزار مناسب برای اینکار خریداری شود.
محدودیت خطوط: اگر الزامی در استفاه از خط E1 دارید بایستی یا از کارتهای خاص آن و یا از روتر استفاده کنید. مودم ها و اکثر کارتهای تلفنی و دستگاه های سخت افزاری خاص به تنهایی قادر به پشتیبانی از این خطوط نیستند و باید از مبدلی برای استفاده شود.
- بودجه خرید:عامل دیگر برای انتخاب بودجه مورد نظر شما برای خرید سیستم است. اگر سقف بودجه محدود است معمولا مودم در بودجه های کمتر و کارتهای تلفنی در رده های بالاتر مناسب تر هستند .در مورد بودجه های نامحدود (خوش به حال شما!) می توانید از هر روشی که می خواهید استفاده کنید!
-...

نکته مهم: دقت شود، سخت افزار مهمترین عامل در خرید یک سیستم تلفن گویا نیست و نرم افزار سیستم نقشی شاید به مراتب مهمتر دارد. قابلیت های یک سیستم تلفن گویا با نرم افزار آن سنجیده می شود، و باید پارامتر های کیفی نرم افزار از جمله پویایی، سادگی ، استحکام و .... را در تصمیم گیری بسیار اهمیت داد. در کنار آن ها (نرم افزار و سخت افزار) باید به مسائلی نظیر اعتبار تولید کننده، نحوه ارائه خدمات پشتیبانی، نحوه ارائه سیستم و مسائلی نظیر آن که درمورد خرید همه سیستمهای کامپیوتری مهم است نیز توجه شود.

همین!

پیش از شروع :
1- سیستم های تلفن گویا، ابزارهایی برای ارتباط مخاطب با یک سازمان کاری و یا بهره گیری از سیستم های کامپیوتر تلفنی است. پیشتر در مورد این سیستمها مطالب مختلفی نوشته ام، از جمله مطلب انواع سیستمهای تلفن گويا که برای اطلاعات بیشتر می توان به آنها مراجعه نمود. علاوه بر آن در وب سایت رادمان در بخش خاص معرفی سیستم اطلاع رسانی و پست صوتی گویا2 در این مورد به صورت عمومی و یا  اختصاصی مطالبی را خواهید یافت.
2- امروزه ابزارهایی نوین اطلاع رسانی جایگاه ویژه ای پیدا کرده اند، برای مثال وب سایت ها و یا وبلاگ های سازمانی، پرتالها، کیوسک های اطلاع رسانی، تبلیغات در فضای وب و .... که از طریق آنها به شیوه های جدید و کاملتر (متن+ عکس + چند رسانه ای) می توان ضمن ارائه اطلاعات، بازخورد هایی نیز از آن طریق دریافت نمود.
3-سال پیش با تصور اینکه اقبال به سیستم های تلفن گویا کاهش می یابد، سعی کردیم به مرور از بازار این محصول خارج شویم،  به همین دلیل برخی تقاضاهای تعهد آور را رد کردیم و تلاش بیشتر کردیم در جذب مشتری در سایر محصولات خودمان از جمله محصولات دیگر در زمینه ارتباطی مانند سروش2  و یا سیستمهای مدیریتی مانند EFQM  و یا BSC و یا محصولات آموزشی مانند سیستم مدیریت آموزشی نیکا ، اما به مرور نه تنها از حجم تقاضاهای سیستم گویا2 کم نشد، بلکه روز به روز اضافه تر می شود، دلیل اصلی و علمی این رشد تقاضا ها چیست؟
4- با وجودیکه الان نزدیک به 9 سال است که در زمینه تولید سیستمهای تلفن گویا مشغول هستیم، این روزها شاهد تولد شرکتهای کوچک و بزرگی هستیم که به صورت اختصاصی و یا در کنار سایر سیستمهایشان اقدام به تولید سیستمهای تلفن گويا و یا فروش نسخه های خارجی قفل شکسته آن می کنند، آیا سرمایه گذاری در چنین شرکتهایی، با این بازار عاقلانه است.

حال سوالی که به ذهن خطور می کند آن است: با توجه به پیشرفت های جدید آیا  سیستمهای تلفن گویا قدیمی نشده اند؟ عمر آنها هنوز به پایان نرسیده است؟ سرمایه گذاری در خرید این گونه سیستمها آیا درست و منطقی است.

نوشته زیر تلاشی است برای پاسخگویی به این سوال. از دیدگاه یک تولید کننده این سیستمها.

- واقعیت آن است که تلفن گویا ابزاری با کاربرد خاص می باشد. این ابزار زمانی که مایلیم اطلاعات کاربردی و یا خدمات راه دور را به طیف نامشخصی از کاربران با سطوح اطلاعاتی مختلفی بدهیم و یا نیاز به پاسخگویی سریع به نیازها داریم کاربرد پیدا می کند و چون همیشه این کاربرد وجود دارد، سیستمهای تلفن گویا هم وجود دارند.
-با وجود امکانات و قابلیت هایی که سیستمهای تحت وب در اختیار ما می دهند و تنوع شیوه های اطلاع رسانی و دریافت اطلاعات در انها وجود دارد، این سیستمها نمی توانند همه مخاطبان را پوشش دهند. مخاطبان با سطح سواد مختلف، فرصت ، توانایی، دانش و یا امکانات آن را ندارند که به اینترنت وصل شوند و با مراجعه به سایت اطلاعات خود را دریافت کنند. در حالیکه سیستمهای تلفن گویا به دلیل راحتی دسترسی و عدم نیاز به دانش ، توانایی و یا امکانات خاص به سادگی در دسترس هستند و همه می توانند از آنها استفاده نمایند.
- نوع اطلاعاتی که در سیستم های تلفن گویا قرار می گیرد و نحوه خدمات رسانی در آنها نیز جنبه دیگر تمایز آنهاست. وجود اطلاعات کاربردی به صورت صوتی و یا فاکس ، مانند یک معرفی کلی، نحوه خدمات رسانی و دریافت مجوزها، نمونه فرمها، پیامگیر و یا پرسش و پاسخ، دریافت انتقادات و پیشنهادات و یا اتصال به پایگاه های اطلاعات سازمان و ارائه گزارشات و یا دریافت اطلاعات از طریق تلفن گویا، عاملی است که نوع و نحوه ایجاد ارتباط سیستمهای تلفن گويا با سایر سیستمها را متمایز می سازد و وجود آن را در سازمانهایی با چنین نحوه تعامل با کاربران لازم می سازد.
-همانطور که شنیدن مانند دیدن نیست! (شنیدن کی بود مانند دیدن!) ، تایپ کردن هم مانند شنیدن و یا صحبت کردن نسیت. در سازمانهای بزرگ، وزارتخانه ها و یا مدیران ارشد و یا ادارات خدمات رسان در سطح شهر ها و روستاهایی که نیاز به ایجاد ارتباط راحت و صمیمانه کاربر با سازمان احساس می شود، راه اندازی تلفن گويا ایده خوبی است. کاربران با تماس تلفنی، می توانند اطلاعات را به صورت رسمی ویا صمیمانه از طریق تلفن دریافت کنند (*) و در زمان ارسال پیام نیز، به سادگی صحبت کنند و نظر، پیشنهاد و یا انتقاد خود را مطرح می سازند.
- کاربرد سیستمهای تلفن گویا در صنایع کوچک از جمله مواردی است که حضور این سیستمها را توجیه پذیر می سازد. در شرکتهای کوچک، فروشگاهها، آژانس ها و تاکسی های تلفنی ، رستوران ها و ..... از جمله بنگاه های اقتصادی هستند که تلفن گویا کاربردی به مزاتب کاراتر نسبت به سایر روشهای ارتباطی دارد.به سادگی قابل ایجاد و راه اندازی است، نیاز به تجهیزات خاص و یا دانش برنامه نویسی برای نگهداری آن در مجموعه ندارد و به سهولت می توان در آن اطلاعات وارد کرد و یا اطلاعات دریافت کرد.
- ابزار تلفن گویا در کنار سیستمهای دیگر به عنوان یک ابزار برای مرتبط ساختن سازمان با بیرون راه حل خوبی برای پوشش دادن همه انواع مخاطبان و اطلاعات و کاربردهاست. تجربه رادمان در تولید سیستم های جامع که زیرسیستم تلفن گويا یک جزء از آن است، مؤید این نکته است. حضور این سیستمها در کنار سیستمهای جامع ارتباطات الکترونیک (محصول سروش)، پرتال ها و وب سایت های پویا و روشهای دستی و کلاسیک اطلاع رسانی از جمله این موارد است.
- بهره گیری از تلفن گویا به عنوان واسط کاربری سیستمهای نرم افزاری و بانک های اطلاعاتی موجود سازمان که نیاز به دریافت و یا ارائه اطلاعات با کاربر را دارند، کم هزینه ترین روش است. به عبارت دیگر چون اکثر سیستمهای رایج به صورت تحت ویندوز نوشته اند، هماهنگی آن یا یک وب سایت اینترنتی خارج از مشکلات رایج نیست و کاری سخت است. در حالیکه سیستمهای تلفن گویا به سادگی می توانند در یک بانک اطلاعاتی مجزا و یا با اتصال به بانک اصلی، به ورود و خروج اطلاعات با این سیستمها از طریق تلفن بپردازند.
- استفاده از سیستمهای تلفن گویا در پشتیبانی محصولات از طریق راه اندازی Help Desk ها می تواند راهکاری جایگزین برای پایان ساعات کاری و یا به صورت جانبی در ساعات سرویس دهی اپراتور ها مطرح شود.
- بهره گیری از کانال اطلاع رسانی تلفن در کنار کانال های دیگر مانند پیام کوتاه (SMS) ، پست الکترونیک (email) ، نامه و صفحات وب (web pages) راهکار مناسبی در پوشش همه کانالهای اطلاع رسانی است.
- ....

در این نوشته قصد ترغیب یک سازمان برای خرید سیستم تلفن گویا و یا یک تولید کننده برای ساخت این سیستم را ندارم، همانگونه که ذکر شد، شرط اول آن است که این سیستم در سازمان مشتری کاربرد داشته باشد وگر نه نه تنها مؤثر نیست، پس از مدتی به یک سیستم مرده تبدیل می شود. پس از آن طراحی درست یک سناریوی کاری برای سیستم و در نهایت خرید یک سیستم مناسب که قابلیت توسعه خوبی داشته باشد از الزامات کار است. در نهایت پشتیبانی مناسب سیستم، نگهداری و به روز رسانی اطلاعات و انجام تبلیغات در مورد آنها بسیار اهمیت دارد.از سوی دیگر با وجودیکه به عنوان یک فعال اقتصادی، حضور تولید کنندگان جدید را به عنوان یک رقیب مناسب نمی دانم و کشش بازار را کمتر از آن می دانم که شاهد رشد قارچ گونه این شرکتها باشم، اما به عنوان یک فعال صنعت نرم افزار، فکر می کنم حضور رقیب های قوی باعث پیشرفت در محصول و حرکت در جهت مشتری مداری می شود.

نکته آخر آنکه، برخلاف تصمیم ابتدای سال، تصمیم برای خارج شدن از چرخه تولید سیستمهای تلفن گویا را به فراموشی سپرده ایم و اگر مشکل خاصی پیش نیاید برای سال آینده، فکر های جدیدی برای ارتقاء سطح کیفی محصولات و افزودن قابلیت های جدید به آنها گرفته ایم، ...
همین!

(*)یادم می آید در مورد یکی از سیستمهای تلفن گویایی که در نصب آن حاضر بودم در شهرداری بم، پس از زلزله، از مسؤول پیگیری بازسازی ارگ بم، خواستیم به صورت آزمایشی پیامی را به صورت صوتی در سیستم ذخیره کند، پیرمرد با صفایی بود، آنچنان از دل حرف زد که هم اشکشان جاری شد، وقتی صحبت هایش تمام شد با پیشنهاد ما و موافقت شهردار بم، قرار شد همین صدا به عنوان معرفی ارگ بم باقی بماند که نمی دانم هنوز چنین است یا نه؟

امروزه يكي از مباحثي كه مورد توجه مهندسين نرم افزار و طراحان سيستمها قرار دارد رعايت جامعيت و يكپارچگي در نرم افزار ها است. بحث جامعيت يا يكپارچگي (Integration)  با از بين بردن فاصله بين سيستمها و برطرف كردن مشكلات ناشي از تبديل سازمانها به جزاير فنآوري باعث ارتباط خود كار بين زيرسيستمهاي مختلف و تسهيل كار كاربران مي گردد. به شكلي كه بحث سيستمهاي جامع نرم افزاري (EIS: Enterprise Information Systems) كه با يكپارچگي سيستمهايي نظير برنامه ريزي جامع منابع سازماني (ERP:Enterprise Resource Planning)  و مديريت زنجيره تامين (SCM:Supply chain management) و مديريت ارتباط با مشتري (CRM:Customr Relationship Management) و زيرسيستمهاي ديگري است به عنوان راه حل نهايي سازمانها و وضع مطلوب آنها از منظر فن آوري اطلاعات و ارتباطات مي باشد.

اما اين نگرش را در مقياس هاي كوچكتر نيز مي توان در نظر گرفت و در درون كاربردها و سيستمهاي كوچكتر نيز مي توان در نظر گرفت كه يكي از اين فضا ها سيستمهاي تلفن گويا است. اين سيستمها، همان سيستمهايي هستند  كه در قالب CTI مطرح مي شوند به عنوان يك نگرش جدي در رادمان توليد اين گونه سيستمها در بخش سيستمهاي تلفن گويا مد نظر قرار گرفته است.  اما چه كاربردهايي را براي اين سيستمها مي توان مد نظر قرار داد؟

با يكپارچه كردن سيستمهاي پردازش تراكنش (TPS:Transaction Processing System) با يکديگر و با امکانات تلفن گويا و تعامل به کاربر از طريق تلفن (IVR:Interactive Voice Response) مي توان به مجموعه اي از مزايا دست يافت که سيستمهاي توليد شده را از ساير سيستمها متماير مي کند. بدين ترتيب که سيستمهايي حاصل مي شوند که نه تنها امور جاري سازمانها را در قالب نرم افزاري هاي کلاسيک موجود پاسخ مي دهند بلکه با پيش بيني امکانات تلفني اين امکان فراهم مي شود که کاربران نهايي و مشتريان خود بتوانند به صورت مستقيم و با کمترين دانش کامپيوتري از طريق تلفن هاي معمولي به سيستم متصل شده و بي واسطه اطلاعات و خدمات را دريافت کنند. از طرف ديگر چون اين دسترسي از طريق تلفن و به صورت صوتي راهبري مي شود، مشکلات امنيتي اعم از نفوذ ها و حمله ها که در جامع سازي با اينترنت يک مشکل معمول هزينه بر است نيز رخ نمي دهد.
به عنوان مثال دو تجربه جدي را که در رادمان تا به حال پياده سازي شده اند را مي توان نام برد:

1- سيستم فروشگاه تلفني (TShop) : اين نرم افزار در واقع يک نرم افزار مديريت مالي شرکت هاي کوچک و فروشگاه هاست که زيرسيستمهاي مختلف ساده شده اي که مناسب براي اين مشتريان باشد را به همراه دارد:
- زيرسيستم حسابداري: براي مديريت مالي حسابها
- زيرسيستم دريافت و پرداخت: براي کنترل دريافت ها، صندوق شرکت و نيز مديريت چک هاي شرکت ها
- زيرسيستم انبار: براي نگهداري اطلاعات و حجم کالاهاي موجود در فروشگاه
- زيرسيستم مشتريان : ثبت و نگهداري اطلاعات مشتريان و اعتبار آنها
- زيرسيستم حضور و غياب: براي ثبت ورود و خروج کارکنان و محاسبه حقوق و مزاياي آنان
- زيرسيستم فروش: براي انجام فرآيند فروش و صدور فاکتو و تسويه حساب با مشتري
- زيرسيستم تلفن گويا: براي کنترل و انجام فرآيند ثبت سفارش توسط مشتري از طريق تلفن
بدين ترتيب نه تنها يک فروشگاه و يا يک شرکت کوچک فروش کالا و يا خدمات مي تواند کليه کارهاي خود را مکانيزه نمايد، بلکه مي تواند با بهره گيري از تلفن گويا نيز به مشتريان خود سرويس دهد. به زودي با همراهي يک شرکت معتبر ارائه کننده خدمات وب و فروشگاههاي تحت وب، قصد داريم اين سيستم را با يک eShop تحت وب نيز يکپارچه کنيم و نيز سيستم سروش را به عنوان يک سيستم ارتباطات الکترونيک (ECS:Electronic Communicatin System) را به جهت سرويس دهي منظم و خودکار و ارسال پيام براي مشتريان به صورت تلفني، فاکس، پيام کوتاه SMS و پست الکترونيک email به سيستم موجود اضافه کنيم.

2- سيستم جامع آموزشي: اين سيستم که هم اکنون در قالب يک پروژه با مشتري خاص (يکي از مجتمع هاي بزرگ آموزشي در کشور) در حال توسعه مي باشد شامل زيرسيستمهاي زير است:
- زيرسيستم مديريت آموزشي (LMS:Learning Management System) : براي انجام تمامي فرآيند هاي آموزشي از ورود اطلاعات مرجع گرفته، تا ثبت نام و کلاس بندي و صدور کارنامه
-زيرسيستم دفتر نامه ها: براي ثبت مکاتبات اداري
-وب سايت مجتمع در قالب يک پرتال سرور براي ارائه اطلاعات و خدمات آموزشي به صورت کاملا پويا : خود اين سيستم شامل بيش از 30 بخش مختلف (پرتلت و يا وب پارت) مي باشد.
- زيرسيستم هماهنگ کننده اطلاعات بين بخش هاي مختلف
- زيرسيستم تلفن گويا براي اطلاع رساني آموزشي و فراهم سازي امکان ثبت نام و دسترسي به پرونده دانش آموز
-زيرسيستم سروش: براي ارسال پرونده دانش آموز براي اولياء وي و نيز اطلاع رساني خودکار در مورد برنامه ها و رويداد ها
اين سيستم نيز پس از تکميل شدن (طبق زمانبندي پروژه تا يک ماه ديگر) يکي از کاملترين سيستمهاي جامع آموزشي در کشور خواهد شد.

اين رويکرد، همانگونه که اشاره شد به عنوان يکي از استراتژي هاي اصلي شرکت در اين بخش مي باشد و چندين طرح ديگر نيز در اين زمينه وجود دارد که پس از پروژه فوق اجرا خواهد شد. به نظر مي رسد در پيش گرفتن چنين روشي نه تنها باعث تمايز محصولات ايجاد شده با ساير محصولات موجود مي شود بلکه باعث توسعه کاربردهاي سيستمهاي تلفن گويا در بين کاربران مي گردد.
همین!

مطلب انواع تلفن گویا  نوشته شده در این وبلاگ، که پیشتر در ITIRAN هم منتشر شده بود، در پایگاه هاي ديگر اينترنتي نيز بازتاب داشته است:

براي مثال در وب سايت شبکه ایرانیان (Perisan Network)  تحت عنوان انواع تلفن گويا در بازار محصولات تلفن گویا   يا در آژانس خبري فنآوري اطلاعات و ارتباطات (ICTNA)  تحت عنوان انواع تلفن گويا در بازار محصولات تلفن گويا

براي دست اندركاران اين وب سايتها نيز آرزوي موفقيت دارم.

همین!

مطلب منتشر شده در زمینه انواع تلفن گویا در این وبلاگ مورد توجه ITIRAN قرار گرفته و در آنجا نیز تحت عنوان انواع تلفن گويا در بازار محصولات تلفن گويا آورده شده است.
برای دست اندر کاران  این رسانه آرزوی موفقیت دارم.

همین!

در بازار محصولات تلفن گویا زمانی که با مشتریان صحبت می شود همه انواع اینگونه سیستمها را تحت یک نام و آن هم "تلفن گويا" می شناسند. در حالیکه در خانواده محصولات تلفن گویا، سیستمهای متعدد با تعاریف متعدد داریم که هریک کاربرد خاص خود دارد و در واژگان فنی واژه جداگانه ای دارند و بهتر است مشتریان بدانند که کدام سیستم مد نظرشان می باشد. به لحاظ اینکه در بازار تولید این سیستمها (سیستمهای تلفن گویا) کار می کنیم اغلب دیده ام  که مشتریان گاه همه این سیستمها را با یک نام می شناسند و گاه حتی نام ها را به جای یکدیگر به کار می برند. در این مطلب نگاهی خواهیم داشت به برخی از این واژه ها.

سیستمهای تلفنی (Telephony systems) :
سیستمهای تلفنی به همه سیستمهایی اطلاق می شوند که به نحوی از طریق خط تلفن به کاربر (کاربر انسانی و یا یک سیستم کامپیوتری دیگر) سرویس می دهند. این واژه به نوعی همان "تلفن گويا" در معنی عام می باشد و همه انواع سیستمها را شامل می شود. برخی مواقع برای اینکه سیستمهای مبتنی بر  کامپیوتر در این خانواده را از سایر سیستمها جدا کنند آنها را تحت عنوان Computer Telephony Systems  خطاب می کنند.

IVR System : Intercative Voice Responce :
سیستمهای IVR را طبق تعریف به گروهی از نرم افزارهای کاربردی اطلاق می کنند که ترکیب اصوات ورودی تلفن (voice Telephone input) و شماره گیر های تلفن (Toch-tone keypad) را دریافت می کنند و از طریق صدا (Voice) ، نمابر (Fax) تماس مجدد (Callback) ، نامه های الکترونیکی (email) و سایر رسانه ها (media) پاسخ می دهند. IVR سیستم ها می توانند به عنوان عضوی از یک برنامه کاربردی بزرگتر که به پایگاه داده ها (Data Base) نیز متصل می باشند مورد استفاده قرار گیرند.. برخی از انواع سیستمهای IVR عبارتند از :
- سیستمهای تلفن بانک و سیستمهای پاسخگوی تلفنی بازار سهام
- نظر سنجی های تلفنی
- مراکز تلفن و منشی های تلفنی
- سیستمهای ثبت سفارش
- سیستم های اطلاع رسانی

Voice Mail: V-mail Or vmail :
پست صوتی : اینگونه سیستمها یا به صورت منفرد و یا به عنوان بخشی از یک IVR موظف به دریافت پیامهای صوتی و یا فاکس کاربر هستند. این سیستمها به صورت یک ماشین پاسخگو (Answering Machine) عمل می کنند و گاهی از یک پیامگیر ساده (مانند دستگاههای پیامگیر و یا تلفن های دارای پيامگير) عملی می کنند و گاهی قابلیت آن را دارند که به جای استفاده از پیامگیری های متعدد برای یک سازمان به عنوان یک مرکز مشترک، پاسخگوی همه تماس ها باشند، پیامها را تفکیک کنند و با انتخاب فرستنده پیام، آن را به صورت انحصاری در اختیار بخش و یا فرد خاصی قراردهند. این سیستمها این تفکیک پیام را از طریق ایجاد صندوق های پستی صوتی (Voice Mail Box) انجام می دهند.
برخی از این گونه سیستمها به شکلی هستند که امکان پاسخگویی به پیام های دریافتی را برای مالک پیامگیر و یا صاحب صندوق پستی فراهم می کنند. در این سیستمها به هر پیام یک شماره خاص اختصاص داده می شود و شخصی که پیام گذاشته است می تواند با تماس مجدد بعد از یک بازه زمانی و با وارد کردن آن شماره، چنانچه به پیامشان پاسخ داده شده باشد آن را دریافت کنند.
از دیگر امکانات این سیستمها ارسال یک پیام به گروهی از صندوق های پستی، اضافه کردن متن به پیامهای دریافت شده، تهیه گزارشهای مختلف برای هر صندوق و یا صندوق های پستی صوتی به صورت آماری و نموداری، پخش پیغامهای اولیه (Greeting Message) مختلف برای صندوق های پستی مختلف، محاسبه زمانهای تاخیر، خبر کردن صاحب صندوق در هنگام دریافت یک پیام از طریق یک تماس تلفنی، SMS، سیستمهای ارسال پیام به صورت Pageing، باز کردن یک پنجره روی کامپیوتر فرد، ارسال email با پیوست پیام صوتی و یا بدون آن و .... می باشند.

ACD:Automatic Call Distributer
یک ابزار کامپیوتر تلفنی که تماس های تلفنی دریافت شده را مدیریت کرده و بر اساس اطلاعات موجود که می تواند در پایگاه داده های آن وجود داشته باشد، آنها را به محل های خاصی ارتباط دهد.

CTI: Computer Telephony Integration
به این سیستمها Computer Telephony نیز می گویند. این سیستمها برای مدیریت تماس های تلفنی از طریق کامپیوتر کاربرد دارند. این سیستمها می توانند با ایجاد مراکز تماس یا مراکز تلفن (Call Center) ها خدمات مختلفی را به کاربر ارائه کنند .این خدمات می تواند از انتقال خط به واحد مربوطه به مانند یک منشی تلفنی خودکار گرفته تا انواع متعددی از سرویس های خاص به کاربر را شامل شود. به عنوان مثال برخی از کاربردهای CTI ها را می توان چنین بیان کرد:
-تعیین اعتبار تماس گیرنده (Authenticate Callers): از طریق برخی روشهای استاندارد می توان با دریافت شماره تلفن تماس گیرنده، نام وی را از پایگاه داده مربوطه استخراج نمود و قبل از آنکه کاربر بخواهد پاسخگوی وی باشد، اطلاعات مورد نیاز در مورد وی در صفحه نمایش کامپیوتر نمایش داده شود. بدین ترتیب، ضمن بالارفتن سرعت ارائه اطلاعات، قبل از صحبت با مشتری می توان صلاحیت، اعتبار و سایر مشخصات وی را مشاهده کرد.
- پردازش صدا (Voice Recognition) : از طریق الگوریتم های مطرح، صدا تشخصی داده شود و یا به عنوان عاملی برای شناسایی یک کاربر (Voice Verification) و یا برای تشخیص صدا (Voice Recognition) و تبدیل اطلاعات صوتی وی به اطلاعات متنی (Speech To Text) استفاده شود.
- انتقال خط از طریق دریافت شماره داخلی و یا از طریق پردازش صدای فرد تماس گیرنده
- ایجاد کنفرانس های صوتی و یا ویدوئی از طریق خطوط تلفن
-حسابداری مالی برای تماس های تلفنی کاربران
- هدایت کابران برای دریافت راهنما از سیستم های موجود.

AIN:Advanced Intelligent Network
شبکه پیشرفته هوشمند:این شبکه به شکلی است که سرویس های ارائه شده به خطوط تلفن را از سوئیچ های تلفنی جدا می کند و اجازه می دهد بدون اینکه نیازی به تغییر و یا دستکاری در سوئیچ های مخابراتی باشد، سرویس جدیدی را به صاحبان خطوط تلفن ارائه نمود. این سرویسها اغلب به صورت ابزارهای سودمند (انتقال خط (Call Divert) ، انتظار مکالمه (Call Waiting) ، پیامگیر (Answering Machine) سرویسهای بیدارباش (Wake Up Services) ، سرویسهای اعلام ساعت و ....) باشند. این سرویس ها توسط مراکز مخابراتی و به جهت ایجاد تسهیلات مختلف به مشترکین تلفن داده می شود.

همانگونه که مشاهده می شود ، این تعاریف به گونه هستند که همدیگر را پوشش می دهند. بدین ترتیب که سیستمهای تلفنی به عنوان مجموعه مرجع مطرح می شوند. این سیستمها شامل سیستمهای صوتی تلفنی و سایر سیستمها می باشند. در شاخه سیستمهای صوتی تلفنی، سیستمهای IVR به عنوان یک گروه بزرگ قرار می گیرند. در حالیکه سیستمهای پیامگیر ساده می توانند مجزا باشند و زمانی که به سراغ پست صوتی می رویم وارد شاخه IVR ها می شویم. IVR ها انواع مختلفی دارند. برای مثال ACD برای مدیریت و انتقال خطوط به کار می رود. در حالیکه در CTI ها علاوه بر این امکان به صورت دلخواه، بحث ارتباط با پایگاه داده های سیستمهای دیگر و سایر سیستمهای کامپیوتری مطرح می شود.
AIN نیز چنانچه ذکر شد توسط مشتری ایجاد نمی شود. بلکه توسط مراکز مخابراتی ایجاد شده و سرویسهای محدودی را ارائه می کنند.
پرکاربردترین سیستمها در سازمانهای ما سیستمهای IVR و CTI می باشند که توسط آنها اطلاع رسانی عمومی صورت می گیرد و یا با اتصال به سایر سیستمها، به کاربر این امکان داده می شود که از راه دور و از طریق خطوط تلفن به تبادل اطلاعات با سیستمهای عملیاتی بپردازند.
در آینده در مطلبی جداگانه به جایگاه تجاری این سیستمها در بازار نرم افزاری ایران خواهم پرداخت.
همین!

اکثر سیستمهای تلفن گویای موجود در بازار ایران سیستمهای تلفن گویای اطلاعاتی می باشند. این سیستم ها اغلب یا یکسری اطلاعات ایستا را در اختیار کاربر قرار می دهند (اطلاع رسانی) و یا یکسری اطلاعات را به طرق مختلف از کاربر دریافت می کنند (پیامگیر یا پست صوتی)

از ابتدای تولید محصول تلفن گويا در رادمان هدف را بر آن گذاشتیم که محصولات متنوعی را در این راستا عرضه کنیم. به همین منظور ایده وارد کردن عملیات جاری سازمانها به درون سیستم تلفن گویا مطرح شد. ایجاد تلفن گویاهای عملیاتی.تلفن گویاهای عملیاتی نظیر تلفنبانک ها نه تنها اطلاعات ایستا را در اختیار کاربر قرار می دهند  بلکه با استفاده از واسطی به نام گوشی و شماره گیر تلفن این امکان را ایجاد می کنند که بتوان از طریق این واسط به سیستمهای عملیاتی (TPS ها و یا کل MIS) متصل شد و در آن سیستم کار انجام داد.
امروز با داشتن تلفن گویاهای عملیاتی متفاوت نظیر موارد زیر به این هدف دست یافتیم:

• سیستم تلفن گویای خرابی تلفن ایران خودرو
  
• سیستم مشترکین شرکت توزیع نیروی برق
  
• سیستم اعلام پرواز فرودگاه ارومیه
  
• سیستم تلفن گویای دفتر اسناد پزشکی
  
• و ....

هر کدام از این سیستم ها با اتصال به سیستمهای نرم افزاری موجود سازمان مربوطه سرویس هایی را به کاربران عرضه می کنند و یا اطلاعات را به صورت پویا در اختیار آنها قرار می دهند.

حال راهی سخت تر را فرا رو داریم. هدف خود را گسترش داده و می خواهیم سیستمهای تلفن گویای عملیاتی عمومی ایجاد کنیم.
در این باره بیشتر خواهم نوشت!

همین!

روز 21/10/83 مطلبی در سایت خبرگزاری جمهوری اسلامی منتشر شد با عنوان کاربرد نظرسنجى تلفنى در روابط عمومیها
در این نوشته به نقل از وبلاگ دوست خوبم امیر (mazin.eprsoft.com) کاربردهای تلفن گویا برای نظر سنجی از مردم در روابط عمومی ها مورد اشاره قرارگرفت.
این مطلب در وبلاگ های دیگری از جمله http://pr.eprsoft.com/ نیز انعکاس خوبی داشت.

در همین زمینه چند نکته لازم به ذکر است:

• تبریک می گویم به امیر به خاطر نوشته های زیبایش که همیشه از طرف سایت های مختلف معتبر مورد توجه قراردارند.
  
• در سیستم گویا2 این امکان به شکل خوبی وجود دارد. بدین معنی که زیرسیستمی دارد به عنوان زیرسیستم نظرسنجی که در آن سوالات چندگزینه ای به تعداد دلخواه و با تعداد جوابهای دلخواه برای کاربر طرح و کاربر می تواند با وارد کردن شماره به آنها پاسخ دهد. در انتها نیز گزارش آماری مناسبی از نتایج این نظر سنجی تولید می شود.
  
• علاوه بر زیرسیستم نظر سنجی، زیرسیستم دیگری در گویا2 وجود دارد به نام مسابقه تلفنی که همان کار به شکل دیگری انجام می شود.از شرکت کنندگان اطلاعاتی نگهداری می شود و نتایج برای هر شرکت کننده جداگانه نگهداری شده و برترین ها معرفی می شوند.
  
• در سروش نیز این امکان پیش بینی شده است که با تماس با افراد خاص از آنها در مورد موضوعات مختلف نظر سنجی صورت گیرد.

این نکات را گفتم که اشاره کنم به ارتباط خوب بین تولید کننده سیستم و کاربر حرفه ای. مطمئنن وجود اشخاصی مانند امیر  که بدون شک یکی از بهترین هایی است که در زمینه روابط عمومی و علوم ارتباطات فعالیت می کند باعث رشذ سیستمهای اینچنین می باشد.

برای امیر عزیر (آقای علی مزینانی) در همه احوال توفیق آرزو می کنم.

همین!

امروز جلسه ای در یک کارخانه صنعتی که در زمینه تولید لوازم خانگی فعالیت می کند بحث جدیدی در مورد کاربردهای گویا2 انجام دادیم.
این کارخانه یکی از بزرگترین تولید کنندگان نوع خاصی از لوازم خانگی است که تقریبا بازار ایران را به طور کامل پوشش داده است و به جز این صادرات خوبی به کشورهای خارجی داشته است.
مساله ای که هم اکنون فکر مدیران این کارخانه را به خود مشغول کرده است بحث خدمات پس از فروش و کیفیت ارائه این خدمات می باشد. نکته آنجاست که به دلیل حجم فروش بالا و بالطبع آن بالا بودن نرخ تماس ها برای پشتیانی فنی و ارائه خدمات پس از فروش کیفیت ارائه خدمات کاهش پیدا نکند. مشتریان بتوانند در 24 ساعت و در 7 روز هفته امکان برقراری تماس داشته باشند و این تماس ها به طور کامل ثبت گردد.
پیشنهاد ما به آنها -که خوشبختانه مورد قبول واقع شد!- آن بود که با کمک یک سیستم تلفن گویا اینکار را انجام دهند. به نحوی که در ساعات اداری سیستم به عنوان یک شروع کننده تماس مطرح باشد و به تماس گیرنده خوش آمد گوید تا زمانی که اپراتور سیستم را فعال نماید.
در ساعات غیر اداری سیستم خود فعال شده مشتری نوع دستگاه، اطلاعات تماس و شرح خرابی خود را با سیستم مطرح کند تا در ساعات اداری اپراتور با وی تماس برقرارکرده و تعمیر کار را به محل اعزام کند.
یکی دیگر از بخش های این سیستم سرویس دهی به نمایندگان خدمات پس از فروش شرکت در تمام کشور است . به طوریکه به صورت تمام وقت امکان ثبت سفارش قطعات یدکی و اعلام گزارش های مالی برای وی وجود داشته باشد.
به همان دلیلی که در مورد سیستم اطلاعات آموزشی در چند نوشته قبل مطرح شد فعلا نمی توانم اطلاعات دیگری در مورد این سیستم در وبلاگ مطرح کنم! بزودی -ظرف 3 هفته آینده سیستم تولید و آماده بهره برداری خواهد شد- اطلاعات مفصل در مورد این سیستم و مشتری فعلی آن و مشتریان بالقوه آن در قسمت گویا2 سایت رادمان مطلب خواهیم نوشت.
همین!

امروز در یک سازمان آموزشی بزرگ قرار جلسه دمو داشتیم. این سازمان دوره های آموزشی متعدد و متنوعی را همه ساله برگزار می کند و آموزشگاههای متعددی تحت پوشش خود دارد.
ایده های جالبی مطرح شد و در نهایت قرار شد پروژه توسط ما اجرا بشود.
مشخصات پروژه به این شرح است:
سخت افزار : یک معماری موازی با استفاده از 4 کامپیوتر برای راه اندازی 12 خط تلفن گویا.
نرم افزار : سیستم اطلاع رسانی و پست صوتی گویا2
به جز زیرسیستمهای عمومی گویا2 قرار شد یک زیر سیستم جدید بنویسیم به شرح زیر:
زیرسیستم اعلام برنامه :
- اعلام دوره ها به صورت درختی (به صورت پویا)
- اعلام کلاس های برگزار شده در هر دوره به صورت کاملا خودکار از روی اطلاعاتی که توسط اپراتور وارد می شود.
زمان اجرا : دو هفته

نکته ای که در این سیستم بیشتر برای من اهمیت داشت آن بود که هر چند قیمت نهایی مورد توافق خیلی پایین بود و اصلا برای رادمان سود دهی ندارد اما در عوض یک سیستم اطلاعات آموزشی به صورت تلفن گویا تولید می شود که بعدا می توانیم آن را به صورت یک بسته خاص به سازمانها و موسسات آموزشی عرضه کنیم.
مشخصات زیرسیستم اعلام برنامه آموزشی و نام سازمان خریدار سیستم رو فعلا نمی گذارم. چون سری است! بعد از اتمام پروژه به امید خدا در بخش مربوط به گویا در وب سایت رادمان اضافه می شود.
همین!