وبلاگ رادمان

همانطور که در یکی از نوشته های قبلی ذکر کرده بودم، این روزها درگیر اندازه گیری، برنامه ریزی و سازماندهی چند شرکت نرم افزاری هستم. برای اینکه بتوانم برنامه ریزی درستی داشتم باشم، باید تمامی اهداف و برنامه های کیفی آنها را به کمی تبدیل می کردم تا قابل اندازه گیری شوند و در نتیجه مدیریت گردند. این شد که سراغ Excel رفتم. خدا خیرش بدهد آقای نوید را که پنج-شش سال پیش در مورد Excel اینقدر تاکید کرد که جدی یاد بگیرم. الان سیستمی تولید کردم که کافی است هدف مالی شرکت برای یک سال و سپس برخی پارامترها از جمله محصولات و قیمت پایه آنها و عوامل فروش و میزان مطلوبیت آن و برخی پارامترهای دیگر در مورد شرایط محیط کار را وارد کنید تا به شما بگوید چند نفر نیرو در بخش پشتیبانی، تولید و فروش لازم دارید و در کدام ماه از سال چقدر باید مشتری جذب کنید و از کدام طریق، چقدر بودجه لازم دارید، سودتان در چه صورت افزایش می یابد و حتی محیط مناسب برای دفتر کارتان چقدر است. تازه اگر داده های واقعی خود را هم در مورد میزان درآمدها و هزینه های شرکت داشته باشید، میزان انحراف از برنامه های مصوب شرکت خود را در هر ماه و در کل برنامه خواهید دانست. یکجور مهندسی معکوس و اندیشیدن از اخر به اول.
هر چند این سیستم اصلا سیستم پیچیده ای نیست و ساخت آن با Excel بسیار ساده و ابتدایی است،  اما بدون شک ساختن آن با نرم افزاری به جز Excel ، کاری سخت و دشوار بود و شاید آنقدر پر هزینه، که عطایش به لقایش بخشیده می شد. درگیر شدن با فرمها، ساختن جداول و  روابط بانک اطلاعاتی آنقدر وقت شما را خواهد گرفت که از کار اصلی بازخواهید ماند.
از این گزشته، قابلیت های منطبق سازی یک سیستم مبتنی بر Excel به شما این امکان را می دهد که به سادگی نسخه جدیدی از سیستم ایجاد و تغییرات مورد نظرتان را در آن اعمال کنید. همان کاری که من کردم. برای یکی از شرکتها، با حفظ پایه اصلی، کلا سیستم را شکل دیگری دیدم و تغییرات اساسی در آن ایجاد کردم.
این است که به نظر من، بهتر از این نرم افزار، برای کاربردهای Single ، ابزاری نیست. کاربردهایی با هدف انجام محاسبات، پشتیبانی تصمیم گیری و برنامه ریزی کسب و کار. حتی نرم افزارهای تخصصی این موارد هم به دلیل پیچیدگی ها و کامل بودن بیش از اندازه، واسط کاربری نا آشنا و نیاز به خرید نرم افزار ، نمی تواند جای این نرم افزار را بگیرد. لذا به همه دوستانی که مایلند مشاوره و برنامه ریزی را به شکل جدی دنبال کنند، توصیه می کنم از قابلیت های این نرم افزار-Excel- غافل نشوند.
همین!

در هنگام فروش یک محصول آماده و یا تولید یک سیستم جدید نرم افزاری، مانند همه موارد رایج در صنعت و تجارت، یک قرارداد یا موافقت نامه بین فروشنده و خریدار و یا پیمانکار و کارفرما منعقد می شود.
این سند که در آن تمامی تعهدات طرفین و شیوه تعامل آنها با یکدیگر، محصولات پروژه، زمانبندی و شیوه پرداخت روشن می شود را می توان مهمترین مستند بین دوطرف دانست که با امضاء دو طرف جنبه حقوقی به خود گرفته و در صورت اختلاف می تواند در مراجع ذیصلاح مورد استفاده قرار گیرد.
اما ….
از یکسو فروشنده و یا پیمانکار خیلی خود را مقید به آن نمی داند، معمولا پروژه های نرم افزاری -شاید مثل همه پروژه ها در ایران- با تاخیر ها و نقص های کوتاه و بلندی مواجه می شود که باعث می شود زمانبندی پروژه دقیقا رعایت نشود و محصولات نهایی با توافق اولیه متفاوت باشند.
از سوی دیگر خریدار و یا کارفرما نیز، اغلب تعهدات خود -مشخص شده در موافقت نامه- را نادیده گرفته و  شرایطی که باید برای اجرا فراهم کند و پرداخت مبالغ موافقت نامه در مواقع تعیین شده را رعایت نمی کند، سطح توقعات خود را بیش از آنچه در موافقت نامه تعریف شده دانسته و بدون افزایش قرارداد، محصولات و تعهدات طرف دیگر را افزایش می دهد.

با وجود اینکه همگان اهمیت موافقت نامه یا قرارداد ها را می دانند چرا این اتفاق می افتد؟ هفت دلیل را اینجا ذکر می کنم:

(ادامه…)

داستان زیر را یکی از دوستانم برایم ایمیل زده بود، قبلا به نوعی شنیده بودمش اما متن زیر کامل تر است، هر چند دوستان صنایعی جای مشاور را با مهندس صنایع تغییر داده بودند اصل داستان مربوط به مشاوران است. منبع آن را نمی دانم که همانگونه که گفتم ایمیل شده بود برایم، به هر حال ذکر آن را خالی از لطف ندانستم، در آینده برخی داستانهای دیگر که در مورد مشاوران ذکر می شود را هم در اینجا نقل می کنم.

“چوپانی مشغول چراندن گله گوسفندان خود در یک مرغزار دورافتاده بود. ناگهان سروکله یک اتومبیل جدید کروکی از میان گرد و غبار جادههای خاکی پیدا میشود. رانندگی آن اتومبیل که یک مرد جوان با لباس Brioni ، کفشهای Gucci ، عینک Ray-Ban و کراوات YSL بود، سرش را از پنجره اتومبیل بیرون آورد و پرسید: اگر من به تو بگویم که دقیقا چند راس گوسفند داری، یکی از آنها را به من خواهی داد؟

  چوپان نگاهی به جوان تازه به دورانرسیده و نگاهی به رمهاش که به آرامی در حال چریدن بود، انداخت و با وقار خاصی جواب مثبت داد.

(ادامه…)

محصول یک پروژه نرم افزاری را از دیدگاه استفاده کننده می توان به دو  بخش تقسیم کرد:
- ابزار یا tools نهایی که بر اثر پروژه تولید می شود و یا با خرید یک بسته نرم افزاری و منطبق سازی احتمالی آن در اختیار سازمان قرار می گیرد. این ابزار برای یکی از نیازهای مشتری ساخته شده است و این مشتری است که استفاده کننده ابزار خواهد بود برای رفع نیاز خود.
- راهکار یا soloution که در آن یک ابزار به همراه دانش آن در اختیار مشتری قرار می گیرد. به عبارت دیگر با درک یک مشکل در سازمان خریدار یک محصول نرم افزاری، تولید کننده یک راهکار را که شامل یک نظام تفکر، نحوه انجام کار و نحوه اصلاح سیستم خواهد بود را در اختیار مشتری قرار خواهد داد. راهکاری که بخشی از آن را می تواند یک  یا چند ابزار پوشش دهد.
به عبارت دیگر در خرید ابزار یا سیستم نرم افزاری، مشتری می داند که نیاز کارش را با چه ابزاری پوشش می دهد. با خرید آن خود سیستم را راه اندازی می کند و خیر و شر نحوه استفاده از نرم افزار با خودش است. اما در اجرای یک راهکار، مشتری فقط می داند مشکل دارد و به یک مجموعه نرم افزاری اعتماد می کند تا با ارائه یک راه حل مبتنی بر فنآوری اطلاعات و ارتباطات، آن مشکل را برطرف کند. آن مجموعه نرم افزاری هم علاوه بر ساخت و یا تهیه ابزارهای مورد نیاز خود، به مشتری آموزش می دهند چطور با این ابزارها و با ایجاد تغییرات در فرآیند های جاری خود، مشکلش برطرف می شود. دست مشتری را می گیرند و خود به نیابت از وی، این راهکار را در سازمان عملیاتی می کنند، تا زمانیکه بدانند آنقدر این سیستم در مجموعه استوار باقیمانده است که بدون حضور وی نیز فعالیت می کند.
حال سازمانهای ما به کدامیک از محصولات زیر نیاز مند هستد، یک ابزار صرف، یا یک شیوه حل مساله که ابزار هم در کنار سایر خدمات تخصصی می تواند در آن نقش داشته باشد؟

(ادامه…)

در دفترمان، باغچه کوچکی است. این روزها و در آغاز فصل بهار، گلها دوباره رشد کرده اند و برگهای درخت ها سبز شده است. برایم جالب بود برگهای جدید را که شفاف هستند و می درخشند را در کنار برگهای قدیمی گلها که دراین هوای آلوده تهران مات و  رنگ و رو رفته شده اند ببینم.
اشتباه نکنید، نه احساساتی شده ام و نه شاعر! بلکه چون تحول آنها را از نزدیک-و این بار با دقت- دیده ام، افسوس می خورم به حال خودمان که چرا مانند آنها نیستیم، تا هر سال نو شویم.
به نظر من برای ایجاد تحول و تغییر در افراد و سازمانها، چنانچه بشود برنامه منظم و مدونی با الگو برداری از طبیعت تنظیم شود،  برنامه جالبی خواهد شد.
در طبیعت بر پایه سوابق قبلی(ریشه، تنه و شاخ و برگ های قدیمی) در  آغاز هر دوره زمانی جدید و منظبق و سازگار با شرایط جدید(دیوارها، حصارها، آب و هوا و …) رشد صورت می گیرد و به تدریج ساختار های جدید جایگزین ساختار های فبلی می شود، بدین ترتیب ضمن جلو رفتن و پیشرفت، به دلیل توسعه تدریجی، حیات آن موجود نیز با خطر مواجه نمی شود.
اگر بتوان چه در زمینه فردی و چه در زمینه سازمانی، برنامه گذار از وضع موجود به مطلوب را به شکلی تدوین کرد که همین ساختار حفظ شود و بدون اخلال در وظائف جاری سازمانی (حیات) رشد را هم لحاظ کرد،  در پارادایم های موجود گرفتار نشد (Paradaigm shift)  و به تدریج و یا به صورت مقطعی و دفعی (تغییرات تدریجی معمول و یا تغییرات انقلابی(بهار) سازمانی) به بازسازی و مهندسی مجدد  (Reengineering) فرآیندها پرداخت.
نمی دانم آیا مدل تغییری اینچنین داریم یا نه، اما اگر روزی در تعالی سازمانی و یا در طرح های جامع فنآوری اطلاعات  به مدلی به نام “برنامه گذار بهاری” [!] یا SMP:Spring [like] Migration Plan  برخوردید، یادتان نرود که کار من است!

همین!